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大新東株式会社 (勤務管理業務) 様

大新東株式会社 (勤務管理業務) 様の導入事例。KDDI 法人・ビジネス向け。

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BREW(R)搭載のau携帯電話で日々の勤務管理業務にかかる負荷を大幅に軽減

自家用自動車の運行管理業務などを一括で請け負い、企業の業務効率化、官公庁・自治体の行財政改革をサポートするアウトソーシングビジネス。そのトップ企業である大新東様ではこのたび、「運転サービス士」(注) をはじめ、約6,000名にのぼる現場社員の勤務状況をより効率的に管理するために、BREW(R)アプリ搭載のau携帯電話を社員に配付しました。出退勤時刻、休憩時間、走行距離などの必要事項を入力して本社サーバへ送信することで、管理担当者はPCでリアルタイムな勤務データの確認ができるようになりました。

  • 注1)
    単に運転業務を行うだけでなく、プロフェッショナルな「サービス士」として、安全に配慮した運転技術はもちろん、豊かな人間性や行き届いた気配り、教養、マナーなどを兼ね備えた専門職。「運転手」とは一線を画する、大新東様が独自に設けた職種名であり、同社独自の教育研修が行われている。

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掲載日:2006年12月

システムと特長

  • ASPサービス「ビジネス便利パック」の併用で、万が一の紛失・盗難の際にも、アドレス帳などの一括消去が可能になっています。
  • 新たな機能拡張に伴うアプリの追加・アップロードも、通信によるダウンロードでスピーディかつフレキシブルに対応できます。
  • 今後の人員増加にも、携帯電話端末を追加するだけで対応が可能です。

au BREW(R)携帯電話を利用した、現場社員の勤務情報管理システム

BREW(R)アプリ搭載のau携帯電話をすべての営業社員に配付。勤務時間入力画面に従い出退勤時刻、休憩時間、走行距離などの必要事項を入力、本社サーバへ送信することで、すべての営業社員の勤務情報をその日のうちに把握。各拠点の管理担当者は、PCでリアルタイムな勤務データの確認ができ、勤務管理業務の大幅削減を実現した。

図: システムと特長

導入前の課題

勤務管理の効率化はもちろん、事業のさらなる拡大と、社員の継続雇用が重要な課題に・・・

約6,000名にのぼる現場社員の勤務状況を日々管理する業務は非常に煩雑で、営業活動にも支障が出るほどでした。そのため、お客さま企業や官公庁の現場で働く社員と、大新東様の各拠点で管理業務を担う担当者、および本部を双方向でつなぐ、新たな情報インフラが必要になっていました。

導入前の課題1 勤務管理に要する煩雑な作業を、いかにして無くしていくか

大新東様では従来、勤務管理はプッシュダイヤルで出退勤時刻を入力する自動音声応答システムで対応していましたが、拠点毎に高額な専用設備が必要なうえ、日本での製造も中止になり、新たなシステムの構築が必要でした。そこで各拠点の管理担当者が、お客さまから回収した勤務報告書を、OCR (光学式文字読取装置) で読み取りデータに変換するシステムを併用していました。しかし、担当する現場社員が多いことに加え、OCRの誤認識を修正する作業も多くなり、通常の営業活動に支障が出ていたのです。

導入前の課題2 事業拡大と新サービス提供のポイントは、「双方向情報」

勤務管理システムの構築はもちろんのこと、主力事業であるアウトソーシングビジネスにおいて、今後の事業拡大や新たなサービス提供には、現場で働く社員と各拠点の管理担当者、および本部を双方向でつなぐ、新たなソリューションツールの開発が必要不可欠でした。

導入前の課題3 勤務報告は、誰もが簡単かつ迅速に行えることが重要

「運転サービス士」をはじめとする現場社員の平均年齢は、50歳代。したがって、65歳までの定年引上げや、定年後も引き続き雇用する継続雇用制度の導入は、大新東様にとっても重要課題でした。そのため、勤務管理などのシステム導入においては、年齢やスキルに関係なく、誰もが簡単かつ迅速に行える操作性が絶対条件でした。

導入効果

管理担当者の業務は大幅に軽減され、今後は営業支援ツールとしての活用も開始

BREW(R)アプリ搭載のau携帯話をすべての営業社員 (約6,000名) に配付。au携帯電話の勤務時間入力画面に従って、出退勤時刻、休憩時間、走行距離などの必要事項を入力し、本社サーバへ送信するだけで、すべての営業社員の勤務情報がその日のうちに把握できるようになりました。各拠点の管理担当者はPCでリアルタイムな勤務データの確認ができるようになり、日々の勤務管理業務にかかる負荷は大幅に軽減されました。

「回収→読み込み→補足入力」までに要する業務は10日→半日に

現場社員はau携帯電話の勤務時間入力画面から、出退勤時刻、休憩時間、走行距離などの必要事項を入力し送信。本部サーバに、すべての現場社員の勤務情報がリアルタイムに蓄積、集計されます。管理担当者は、自分が担当する現場社員の勤務データとお客さまに提出した勤務報告書を照合するだけで、請求書作成や給与計算に関わる業務は完了。従来は、「回収→読み込み→補足入力」に10日ほどかかっていた業務が、わずか半日程度に、大幅に短縮できました。

管理担当者にもau携帯の配布を広げ、営業支援ツールとしての活用も

約6,000名の現場社員に続いて、現場を管理する200名の管理担当者にも同様のau携帯電話を貸与。BREW(R)アプリの優れたカスタマイズ性を活かして、現場社員が入手した情報を管理担当者にフィードバックする"営業支援システム"や、GPSを使ってリアルタイムな走行位置を把握する"位置把握システム"など、新たな営業支援ツールを導入するシステム拡張にも着手されています。

BREW(R)アプリならではの、起動スピードと簡単操作

BREW(R)アプリにより、スピーディな起動を実現。また、日々入力が必要な出退勤時刻、休憩時間、走行距離はテンキー入力、不定期に発生する作業項目 (給油、宿泊など) はプルダウン方式にすることで入力時間を短縮しています。このように同社はBREW(R)アプリを活かして、年齢やスキルに関係なく誰もが簡単かつ迅速に操作できるモバイルツールの導入を実現されたのです。

お客さまの評価

「単なる業務の効率化ではなく、将来への投資なのです」
「さまざまな営業支援アプリの導入準備を始めています」

今回導入された現場社員の勤務情報管理システムについての評価を、同社 人事・総務グループ システム担当部長 宮島隆二氏と、システムチーム チームリーダー 山口英夫氏に伺いました。
「弊社の業務は、人材派遣業ではなく業務請負業です。それを明確に区分するには、請負現場で働く現場社員が、常に弊社の指揮下にあることを示す必要があります。その際の重要な判断材料が現場社員の勤務管理であり、今回のau携帯電話を使った「勤務管理システム」なのです。今回のシステムは単なる業務の効率化ではなく将来への投資であり、携帯電話を使ったソリューションの入口だと考えています」(宮島氏)。
「2006年9月から、現場社員を管理する管理担当者にもau携帯電話を貸与し、現場からの営業情報の吸い上げ、現場への指示、GPSの活用など、さまざまな営業支援アプリの導入準備も行なっています。その意味で、KDDIのBREW(R)アプリの自由性と簡便性には大いに期待しています」(山口氏)。

お客さまプロフィール

社名 大新東株式会社
本社所在地 東京都港区芝3丁目14番2号
従業員数 単独 約4,400名/連結 約7,600名 (臨時職員含む)
事業内容 自家用自動車管理事業を主とした車両サービス、ならびに企業の効率化や自治体の行財政改革をサポートするアウトソーシングビジネス
一言PR 幅広いノンコア業務を一括して受託できる唯一の会社です。
業務の外部委託をお考えの方、ご相談ください。
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