Bluetooth®対応のau携帯電話とバーコードリーダーをセットした「勤怠管理BOX」 (計450台) を、勤務先の工場に設置。派遣スタッフは、出退勤時に個人別バーコードカードを差し込み、ボタンを押すと、バーコードリーダーがスタッフコードを読み込み、 au携帯電話に転送されます。au携帯電話からは、読み込み時刻を付加した出退勤データが基幹システムに自動送信されます。

• Bluetooth®によりコード接続が不要。コンパクトサイズなので小さなスペースに設置できます。
• 一定時間操作をしない場合は、自動的に電源がOFFになり電池寿命が長持ちします。
• GPSを使って位置情報を送信すれば、出退勤場所の特定も可能です。
• バーコードリーダーの電池が無くなった場合は、携帯電話を使った入力・送信も可能になっています。

リアルタイムな出退勤状況の把握が、以前からの課題だった

日総工産様は、自動車、電子・電気、液晶、半導体、住宅など製造業の生産工程に、約25,000人のスタッフを派遣しています。
派遣先企業の満足度を向上していくためには、スタッフの勤怠管理を確実に行うことが重要になりますが、遠方の工場などもあり、全スタッフのリアルタイムな出退勤状況を把握することが、以前からの課題となっていました。

派遣スタッフの、出退勤時刻の把握が困難

日総工産様の管理担当者にとって第一の仕事は、派遣スタッフが始業時間に出勤しているかを確認し、遅刻や欠勤の際には、速やかにお客様に連絡をとり対処することです。しかし、出勤状況は直接工場へおもむき確認する必要があり、複数のお客様を担当している場合は、すべての工場の出勤状況を把握することはとても困難です。その結果、遅刻などの報告をお客様からの連絡で初めて知るというケースも散見されていました。

月末のタイムカード回収・集計が、大きな負荷に…

同社では、スタッフの給与計算やお客様への請求は、タイムカードを元に行っていました。そのため管理担当者は、月末に担当工場を訪ねてタイムカードを回収後、事務所で集計作業を行っていました。しかし、タイムカードの回収は最終日の退社時間を待つ必要があり、回収・集計業務が大きな負荷となっていたのです。さらに、管理担当者が手作業で集計を行っていたため、これが入力や計算ミスなどの原因にもなっていました。

お客様満足度の向上と、集計業務などの効率化を実現

Bluetooth®対応のau携帯電話とバーコードリーダーをセットした「勤怠管理BOX」450台を工場に設置。管理担当者がスタッフの出退勤状況をリアルタイムに把握することで、遅刻や欠勤への対処が早くなり、お客様満足度の向上に役立っています。また、出退勤データを一括管理することで、集計業務などの効率化も実現しています。

出退勤時刻は、リアルタイムにau携帯電話へ送信

派遣スタッフが、個人別バーコード (出勤、退勤) を貼ったカードを勤怠管理BOXに差し込み、ボタンを押すだけで、バーコードリーダーが派遣スタッフコードを読み込み、au携帯電話にデータを送信します。携帯電話の画面には、派遣スタッフコード、読み込み時刻 (携帯電話の時計機能を活用) と、出退勤区別が表示されます。au携帯電話に蓄積された出退勤データは、管理担当者が設定した時刻に、基幹サーバに自動送信。この仕組みによって、派遣スタッフのリアルタイムな出退勤データの管理が、本社オフィスで可能になりました。

パソコンやau携帯電話で、いつでも出退勤状況を確認できる

管理担当者は、パソコンやau携帯電話から専用サイトにログインし、担当している派遣スタッフの出退勤情報をリアルタイムに確認できます。工場におもむくことなく、遅刻や欠勤などの確認が行えるようになったことで、迅速なお客様フォローと派遣スタッフへの適切なケアが可能になりました。

出退勤データをそのまま給与計算や請求業務に活用

基幹サーバに送られた出退勤データは自動で集計され、給与計算や請求データとして活用が可能になっています。月末のタイムカードの回収・集計などの手間を大幅に削減するとともに、入力や集計のミスがなくなり、営業効率も大幅に改善されました。

「工場で簡単に使え、データが正確に把握でき、初期投資も低く抑えられる」

今回導入された勤怠管理システムについての評価を、同社 情報システム室 室長 泉田敬一氏と、同係長 山本定男氏に伺いました。「本システムを検討する上で重視したポイントは、"カードなどが各拠点で簡単に作れて" "工場で簡単に使え" そして "正確に把握できる" ことでした。KDDIを選んだ理由は、それらのポイントに最も合致していたからです」(泉田氏)。「Bluetooth®対応のバーコードリーダーを使い、カードのバーコードを読み込むことで簡単に出退勤情報が把握できる上、バーコード自体が市販のテプラなどで簡単に作成でき、各拠点での面接の際に手渡すことも可能です。また、カード作成コストもほかのシステムに比べて非常に安価です。さらに、BREW®アプリを使い情報を送信することで、新たなサーバなどを設置する必要もなく、初期投資を抑えることができました。本システムは、単なる勤怠管理ツールではなく、経営上のデータストックや営業ツールとしても活用していきたいですね」(山本氏)。

情報システム室 室長
泉田 敬一氏

情報システム室 係長
山本 定男氏