KDDIホーム 法人のお客さま おすすめコラム チームで生み出すイノベーション ~新しい企画やアイデア創出を導くファシリテーターの心得~

チームで生み出すイノベーション ~新しい企画やアイデア創出を導くファシリテーターの心得~

より良い企画を生み出すためには、さまざまなバックグラウンドを持つメンバーで活発な議論を重ねることが重要です。

しかし、「議論が活発化しない」「積極的なアイデアが出ない」「決定事項や次のアクションが実行されない」──。チームで新しい企画を検討する際、このような場面で悩んでしまうマネージャーは少なくないのではないでしょうか。

忙しい業務の合間の限られた時間内でチームの知恵やアイデアを引き出し、カタチにしていくにはポイントがあります。ここでは、「会議を始める前」「会議の進行」から「会議の終わり方」まで、マネージャーが身に付けておくべきファシリテーションのポイントを紹介します。

【会議を始める前】事前準備が会議の成否を分ける!

「何のための会議なのか」を明確に

「とりあえず集まって話そう」は非効率。会議実施が決まったら、事前に「目的 (何のための会議なのか)」と「目標 (ゴール)」を具体化し、議題を明確に示すことが重要です。

目的が不明確なまま会議を実施しても、参加メンバーはどこを頂きにどのようなルートで登って良いのか、何を意見すれば良いのか分からないものです。また抽象的な議題は、解釈に自由度があり過ぎて話が拡散してしまいがち。勘違いが多く発生してしまったり、さまざまな意見が出て議論の軸がぶれ、結論をまとめることが難しくなります。

チームの長としての意図や意思を明確化することが、ファシリテーターに求められる第一の要件です。

事前の情報共有が参加メンバーの積極性を引き出す

目的と議題を決めたら、参加メンバー全員への事前の通知も欠かせません。前もって、その会議の前提や検討材料となる情報を共有しておくことが大事です。

例えば新商品の企画検討会議であれば、商品を届けたい顧客ターゲットに加え、自社の既存商品の販売状況や、お客さまの評価。さらに、競合他社を含む市場規模やトレンドをあらわす数値データなどがこれにあたります。
また、商品のおおまかなコンセプトを検討するのか、具体的なサービスの内容を検討するのかなど会議のポイントを明確にします。

これにより、参加者は共通の事前知識を得た上で「何を検討しておくべきか」「何を言うべきなのか」を準備して会議に臨むことができるようになり、会議への積極的な参加と意見の活発化が期待できるのです。

資料を事前に共有する際には、グループウエアなどのITツールの利用も効率的です。会議資料をデジタル化し共有すると、印刷コストや配付の手間を大幅に削減できます。また、共有したファイルに予め参加メンバーから会議テーマに対する現状の分析や課題なども書き込んでもらえば、議論をより具体化させることもできます。

「目的」と「目標」「議題の明確化」。そして、事前の情報共有が会議の効率化と生産性を高めます。

【会議中の進行】議論の場でのスマートな振る舞い

議論は勝手に活発化されることはない

会議を始めたら、意見が多く出る自由で創造的な空気、スピーディに議論が進む活発な雰囲気を作るために細心の注意を払います。例えば、社内の上下関係が影響しないように「誰が言っているのか」ではなく「何を言っているのか」意見そのものを重視することがポイント。そのために必要になるのが質問力です。優秀なファシリテーターは、意見に着目し問題点や矛盾点、適切な問いかけによって議論とアイデアを活性化させていきます。このとき、「そう」や「なるほど」といった軽い相づちを入れたり、メンバーの発言を自分の言葉で分かりやすく言い換えたり、発言者と視線を合わせることも、有効なテクニックです。

軸をぶらさず結論へ

会議では議論が白熱する余り、話が脇道に逸れてしまうことも少なくありません。そのような時にはプロジェクターが役立ちます。議事録を会議の場で映し、現在の議題を見せて「話が逸れているので元の議論に戻りましょう」と促すことで、議論が本題から外れるのを防ぐことができます。

議事録作成は、ファイルを同時編集できるグループウエアなどのITツールを使えば、会議その場で重要な情報や決定をリアルタイムで公式的に記録することを可能に。参加者は、その場で意見を追加し、価値のある情報を抜け漏れなく書き留めることができます。たとえ離れた場所からWeb会議で参加しているメンバーがいても、リアルタイムで会議進行の内容を共有しながら、軸をぶらさずに話を進めることができるでしょう。

【会議の終わり方】事後アクションの明確化が会議の本当の終わり

会議が終わりに近づいたら、自由に拡散して出たアイデア・意見を取捨選択、収束へと舵取りし、参加者と決定事項の共通認識をはかります。ここでは、「次のアクション」(誰が、いつまでに、何をするか) が明確になっていることが重要。これが明確になっていないと、メンバーは決めたアクションプランを実行に落とし込むことができません。

このとき、議事録を会議と平行して作成していれば、参加メンバーとその場で合意を取ることが可能。参加者全員の前で確認することにより実効性を高めることができます。議事録へのリンクをその場で共有できるため、議事録の作成と確認にかかる時間的なロスも大幅に短縮することができます。

会議そのものの効率化だけでなく、事後の効率化、そして実効性のある形で会議を終わらせるのも、ファシリテーターの大事な仕事のひとつです。

生産性の高い会議とは、参加者が準備をしっかり整えて臨み、積極的に意見を出し、会議の終了時には全員がその目的と実行すべき内容をはっきりと理解してこそ成立するもの。ファシリテーターには相応の準備と進行スキルが求められますが、これらをサポートするITツールの活用も、価値ある会議の実現に役立ちます。

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