KDDIホーム 法人のお客さま おすすめコラム 【後編】経営を後押しするコスト削減策 ~利益を生みだす3つの具体策~

【後編】経営を後押しするコスト削減策 ~利益を生みだす3つの具体策~

【前編】経営を後押しするコスト削減策 ~7つのポイント~では、業務改善によるコスト削減を実現する上で押さえておきたい基本的な考え方についてお伝えしました。

後編では、その具体的な方法の一部をご紹介していきます。

企業を成長させるコスト削減、3つの具体策

いかにしてコストを減らし利益を創出していくのか? これに取り組むうえで、まず「顧客」と「社員」の利益や価値を考えることが最も重要です。

自社の業務コストに気を取られる余り、顧客に与えるサービスが低下し売上が下がってしまえば、本来の目的である利益を創出するためのコスト削減にはつながりません。
コスト削減策が、社員が仕事を進める上での障壁となり、効率を下げるものであってもいけません。

自社の業務を見直し、仕事を進める従業員の効率とモチベーションを高める。その結果にある、「品質向上」「納期短縮」「提案力向上」などの顧客への提供価値の向上を目指すものであるべきです。

今回は、比較的早期に効果を期待できる「社内経費」に焦点をあて、通信費 (携帯電話、FAX等)、旅費交通費、印刷費、残業費など、コスト削減を果たしながら業務の効率化を実現する具体例をご紹介します。

【ヒント1】営業活動のコストと効率化

営業活動において、顧客先を訪問して商談するのが主業務であるにもかかわらず、メール対応や商談に必要な企画書や見積書を確認するためにオフィスに寄らなければ業務を進められないというケースがあります。
このような状況は、社内環境を見直すことで、営業担当者の業務効率やコスト削減にもつながります。

社外から業務に必要なメールや社内文書に簡単にアクセスできる環境の提供。グループウェアやストレージなどのクラウドサービスを利用すれば、こうした環境を迅速かつ容易に構築することができます。サーバー設置スペースの確保やシステム管理の負担も掛けず、初期の導入コストをあまりかけずに利用できるのも、クラウドサービスの特徴です。
また、自席のパソコンを遠隔から操作するサービスを活用するのも一案です。外出先から遠隔操作して企画書などを参照すれば、社外に社内文書を持ち出すことなく、安全にファイルを管理することが可能になります。
これらの対応により営業担当者は、オフィスに戻って仕事する必要がなくなり、残業費や交通費などを削減効果が見込めます。さらに、顧客対応の迅速化も期待できます。

【ヒント2】従業員間の通信コストと効率化

外勤の営業担当者と連携し、社内から支援する場合はどうでしょうか。
日々、外出先の営業担当者へ社内から電話連絡を行うケースがあると思います。
最近では、オフィスの電話機と携帯電話を内線番号を使ってやり取りできるようにし、サービスによっては内線による通話が無料になるものも登場しています。

営業担当者が持ち歩く携帯電話に内線でかけられるサービスを活用すれば、日々膨らむ通信費を抑制することが可能。外出先の担当者と頻繁に連絡を取り合うようなケースでは、通信費の大幅な削減が見込めるかもしれません。
さらに会社宛ての電話を携帯電話に転送する機能を利用すれば、社内スタッフの電話応対の手間も減らすことができます。

【ヒント3】会議開催のコストと効率化

遠方のオフィスで開催される会議に、出張を伴い参加するケースがあると思います。
出張のための旅費交通費を削減する手段として、Web会議システムを利用する企業が増えています。これを活用すれば、これまで会議開催の都度本社に出向かなければならなかったところが、交通費や宿泊費をかけずに会議に出席できるようになります。Web会議は電話会議と違い、対面でのコミュニケーションが可能となるため、スムーズな意思疎通ができるのも特徴。会議資料は、Web会議システムを介してPC画面上で共有することも可能。これにより参加者の資料を印刷する手間とコストも抑えることが可能です。

ここで取り上げたコスト削減策は、ほんの一例にすぎません。
従業員にコスト削減のみでなく業務効率を高める「仕組み」と「意識」を提供し、全社で積極的に取り組んでいく空気作りが、結果としてコスト削減の近道となるでしょう。

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