KDDIホーム 法人のお客さま おすすめコラム 在宅勤務や営業の直行直帰など、柔軟な働き方を実現<情報通信業E社の場合>…シリーズ: 事例で見る"タブレット with「G Suite Basic (TM)」" (5)

在宅勤務や営業の直行直帰など、柔軟な働き方を実現<情報通信業E社の場合>…シリーズ: 事例で見る"タブレット with「G Suite Basic (TM)」" (5)

本シリーズでは、中小企業が持つ課題の解決策を事例形式で取り上げます。今回は、人材不足に直面している情報通信業のE社が、課題解決に成功した例をご紹介します。

某県の郊外にあるE社。
順調に成長を続けている同社ですが、業務に慣れたスタッフの、家庭都合などやむを得ない事情による退職が続いていました。その都度、求人募集をしているものの、思うように採用が進まず人材獲得の難しさを感じているところです。

業務に慣れたスタッフに辞めてほしくはないのだけれど…

創業10年でソフトウェアの開発などを主に行っているE社。メインとなる顧客数社によって比較的安定した取引を行っており、また社長が営業も兼ねて案件を維持し地道に成長している企業です。

そんなE社にも問題が発生します。これまで社員が退職するたびに、求人募集をかけてなんとかしてきたのですが、今回新たに、重要なポストを担うMさんの退職が決まったものの、なかなか代わりの人材の採用が進まないのです。

Mさんは、できれば退職せずにこれまでのスキルを活かして業務は続けていきたいと考えているものの、出産や育児を控え退職せざるを得ないと考えています。
そこでE社は出社しないで働けるという在宅勤務の制度を作るとともに、自宅でも業務が可能なIT環境の整備にも取り組むことにしました。

該当項目へジャンプしますE社事例の詳細は『e-Book』でもご紹介中

ルールと仕組み両面の充実が、柔軟な働き方を実現する

こうして在宅勤務をスタートすると決めたE社。優秀なスタッフの確保の為、以前、Mさんと同様に育児が理由に退職したLさんとNさんにも在宅勤務を持ちかけてみました。すると、両名とも"できれば仕事を続けたい意思はあったので、在宅ならばぜひ働きたい"という返事がありました。

こうしてMさんはじめ、在宅勤務を活用する動きとなったものの、懸念点が2つありました。1つはコミュニケーションの問題。もう1つはセキュリティ対策です。

まずコミュニケーションの問題ですが、主に社内勤務スタッフと在宅勤務スタッフ間でのやり取りは、メールと電話で考えていましたが、状況に応じて打ち合わせへの参加が必要となる場合も考えられます。そこで、メールに加えて、チャットやビデオ会議などのコミュニケーションツールが総合的に利用できる「G Suite」を業務用ツールとして導入。

担当者間で済む簡単な質疑応答などはチャットで行い、複数人の打ち合わせはビデオ会議で行うなど、電話・メール以外の便利なコミュニケーションができるようになりました。

またセキュリティ面では、あらかじめ、会社でセキュリティ対策を施したパソコンを貸与した上で、業務資料はすべて「G Suite」のストレージ (Google ドライブ (TM)) で管理することにしました。Google ドライブならば、操作履歴が残るほか各資料の閲覧権限の設定も可能です。また、「G Suite」は大企業も利用しているという点から、E社は安心感があると判断しました。

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外出先からでもタブレット with「G Suite」で全従業員とつながる

「G Suite」を導入したことで効果が現れたのは人材活用面だけではありません。社長が営業で首都圏などに出張したり、近隣県などに営業に行く際などにも有効活用できるようになりました。外出が多い社長は主にタブレットを活用しているのですが、「G Suite」のおかげで、どこにいてもメールや資料の閲覧はもちろん、ビデオ会議を通じてすべての従業員と簡単につながることができるようになりました。

メール機能 (Gmail (TM)) の活用はもちろん、Google ドライブでの資料共有やビデオ会議 (Google ハングアウト (TM)) での打ち合わせ参加など、これまでよりもさらに機動力が向上したのです。これまで社長はタブレットの利用を主に、ウェブ閲覧用程度にしか考えていなかったのですが、「G Suite」の採用でイメージが一新されたといいます。

"タブレットは他のツールと組み合わせて使うことで、コミュニケーション面でも、営業面でも大きな効果を発揮することがわかった。「G Suite」を使っていなかった時代がもったいない!"とは社長の談。

今後、ほかの営業担当者にもタブレットを配布して使い方のノウハウをさらに蓄積していきたいと考えています。

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このようにして、『クラウド型グループウェア「G Suite」』とともに、『タブレット』活用の活路を見出したE社。

今後もさらにそのノウハウを蓄積することで、ビジネスチャンスを拡大していくことでしょう。

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