KDDIホーム 法人のお客さま おすすめコラム 営業の情報共有やスケジュール管理の効率化に成功! <OA機器販売C社の場合>…シリーズ: 事例で見る"タブレット with「G Suite Basic (TM)」" (3)

営業の情報共有やスケジュール管理の効率化に成功! <OA機器販売C社の場合>…シリーズ: 事例で見る"タブレット with「G Suite Basic (TM)」" (3)

本シリーズでは、中小企業が持つ課題の解決策を事例形式で取り上げます。今回は、OA機器を扱うC社が、多忙な営業担当者たちの情報共有やスケジュール管理に成功した例をご紹介します。

C社は、外勤の営業社員が多いこともあり、なかなか日中に全員が顔を合わせる機会が少ない中で、どのようにして情報共有をしていくのか、スケジュール管理をしていけばよいのか…効率的な方法を検討していました。

多忙な営業担当者にタブレットを配布、直行直帰しやすい環境作りの第一歩に

C社の営業エリアは複数の競合企業がいる激戦区です。そのため、営業担当者は、既存の顧客へのフォローはもちろん、日々新規開拓もしていく必要があり、文字通り朝から晩まで飛び回っているような状況です。

C社では、このような状況下で勝ち抜いていくためにも、まずは営業担当者が営業活動に集中できる環境を作り、また営業担当者同士が、お互いのスケジュールや知見・情報を共有できる仕組み作りが欠かせないと考えていました。

これまで営業担当者は日中外回りをしたあと、帰社して営業日報を作成しなければならない状況でした。このような負担を軽減し営業担当者が営業活動に集中できるように、直行直帰しやすい環境を作るべく「G Suite」を採用。その操作にはタブレットを活用することになりました。

結果、営業はいちいち帰社することなく営業日報を作成することができるようになったため、負荷が減り、営業活動に集中できるようになりました。

情報共有しやすくなるさまざまな機能を搭載

次の課題は、営業担当者同士が、お互いの知見や情報を共有できる仕組み作りです。そのためにも、「G Suite」を情報共有のための基盤にしたいと考えました。

従来、C社では最新の提案書や企画書などを社内の共有フォルダに格納していましたが、それだと社内にいなければ利用できませんでした。営業担当者はその日の訪問先に合わせ、必要な提案書を自分のパソコンにダウンロードして持ち歩いていましたが、訪問先で急に別の商品の話になることもあり、その都度会社にいるアシスタントにメールで送ってもらうなど、不便を強いられていました。そこで、提案書や企画書はすべて「G Suite」のストレージ (Google ドライブ (TM)) で管理するようにしたところ、社外にいてもいつでも最新の資料をダウンロードできるようになり、営業活動もスムーズになりました。

それと同時に、"顧客にアプローチするためのノウハウ"、"効果的な提案の仕方"、"顧客をファン化するためのアイディア"、"営業の失敗例"というようなノウハウや知見を整理・分類してGoogle ドライブに置き、営業担当者の誰もが参考できる仕組みを整え、担当者同士の情報共有の場を作ることもできました。

スケジュールの可視化と多様なツールの活用で効率化

もう1つ、営業担当者同士がお互いのスケジュールが把握しにくいという課題がありました。互いのスケジュールがわかれば、相談したいことや打ち合わせなどのタイミングを作りやすくなり、コミュニケーションが活発になります。そこで活用したのが、全員のスケジュールが簡単な操作で見えるGoogle カレンダー (TM)。これでお互いの空き時間がリアルタイムに、すぐ分かるようになりました。

また、「G Suite」の機能を充分に活用することで、下記のような、密度の濃いコミュニケーションが取れるようにもなりました。

  • 外出先にいるXさんが担当案件について、前任者のYさんに相談したい場合…
  1. (1) 相談内容をYさんにチャットメール。(Gmail (TM))

  2. (2) メールを見たYさんは、相談内容は複雑でメールで返信するだけでは難しいと判断。Xさんのスケジュールを確認したところ、今は外出中ではあるが、予定が無いことが判明。(Google カレンダー (TM))

  3. (3) Yさんは、該当の製品に詳しい技術担当者Zさんにも意見を貰いながらXさんに説明した方が分かりやすいと思い、Xさんに"詳しく説明するからビデオ会議に移動しよう"と提案。(Google ハングアウト (TM))

  4. (4) ビデオ会議で3人で会話、Yさんは関係資料を「G Suite」のストレージ (Google ドライブ (TM)) に格納し、格納先のURLをXさんにチャットで送信。

  5. (5) XさんはGoogle ドライブ (TM) 上にある関係資料を閲覧。

* * *

このようにして、営業の情報共有とコミュニケーション活性化に成功したC社。成功のキーワードをまとめると、『タブレット』と『クラウド型グループウエア「G Suite」』の連携と言えます。

営業部門に限らず、社内にいることが少ないメンバー同士の情報共有やコミュニケーションの活発化にこのようなアイディアは参考になるのではないでしょうか?

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