KDDIホーム 法人のお客さま 業務改善のヒント満載 お役立ちコラム メールの送受信がいつでも簡単に<不動産業D社の場合>…シリーズ: 事例で見る"スマートデバイス with「G Suite Business」" (4)

メールの送受信がいつでも簡単に<不動産業D社の場合>…シリーズ: 事例で見る"スマートデバイス with「G Suite Business」" (4)

本シリーズでは、中小企業が持つ課題の解決策を事例形式で取り上げます。今回は、不動産業のD社が、顧客の信頼獲得に成功した事例をご紹介します。

D社は、某県の県庁所在地を中心にマンションやアパートなど数多くの不動産を持っています。昨今、電話ではなくメールでのやりとりを好む顧客も多いことから、いつでもメール返信ができる環境が必要となりました。

  • 初回公開日2015年11月30日

顧客へのメール返信がタイムリーにできない…

D社の取り扱う物件は近隣都市への出勤にも都合がよい立地であり、付近に大学もあることから、賃貸マンションやアパート・売買物件も盛んに動いています。現在、不動産や部屋を探す人の多くはウェブサイトを閲覧して物件情報をチェックしています。そのため、問い合わせへの回答はメールで行うことも多くなりました。また社員からは、電話よりメールの方が履歴も残るし、考えて返答できるので都合がよいという声も増えています。

D社では、これまでは事務所にいる時にまとめてメールチェックと返信をしていたのですが、外出が多い日中はレスポンスが遅れてしまい、顧客を待たせてしまうという課題を抱えていました。

特に、メールの問い合わせが多い金曜日から週末にかけては、現地見学など事務所は不在になりがちです。「事務所のパソコンで見ているメールと同じ内容を社外でも見たい…」と考えたD社は、何か方法がないかを模索し始めました。

社内・社外を問わずに同じメール環境にするには?

D社は社外で使用する端末として『スマートデバイス (スマートフォンやタブレット)』を検討しました。『スマートデバイス』ならば現地の写真も手軽に撮れますし、顧客に間取り図を見せる際も便利です。

さらに社内ではパソコン、社外ではタブレットを使い、同じ環境でメールの送受信をすることを考えた時に、D社が選んだのが「G Suite Business」のメール機能 (Gmail (TM)) でした。『Gmail』は「名前は聞いたことがある」「個人で使っていたことがある」という従業員も多く、すんなりと導入することができました。
加えて「G Suite Business」のストレージ機能 (Google ドライブ) も活用すれば、間取り図などの画像も大量に保存できます。容量無制限 (注) なので、容量を気にすることもありません。

  • 注)
    「G Suite Business」のご契約ID数が4ID以下の場合は1ID当たり1TBまでの容量になります。

こうして、D社では「外出先でも顧客からメールが来たら、なるべくすぐに返信しよう」と徹底しました。その結果、顧客からこのような言葉をもらうことも。

「中には2~3日間、返信がない不動産もある中、D社さんにはいつ質問してもすぐに丁寧な返事があったので、良い物件を早く見つけることができました」

また、不動産を扱う上で求められるコンプライアンスについては「G Suite Business」に標準搭載されている『Google Vault』が役立ちます。お客さまとのメールやチャット、Google ドライブのファイルをアーカイブし、組織のポリシーに従ってバックアップ保持することができます。不注意による削除防止や、お客さまから開示要求があった場合、コンプライアンス監査に必要な電子情報開示にも対応できます。

* * *

このようにして、メールの素早いレスポンスにより、顧客の信頼獲得に成功したD社。成功のキーワードをまとめると、『スマートデバイス』と『クラウド型グループウエア「G Suite Business」』の連携と言えます。

メールでの連絡はビジネスの基本中の基本ですが、その手軽さからなおざりになってしまいがちです。とはいえ、丁寧に対応することでビジネスチャンス拡大につながるという好事例ではないでしょうか。

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