KDDIホーム 法人のお客さま 業務改善のヒント満載 お役立ちコラム Word、Excel、PowerPoint利用は新時代へ! システム導入コスト削減のメリット

Word、Excel、PowerPoint利用は新時代へ!
システム導入コスト削減のメリット

多くの会社で利用されているMicrosoft (R) Office (以下、Office)。ビジネスの現場で用いられる"定番中の定番"といえるソフトウエアです。

このOfficeが劇的に進化した『Office 365』をご存知でしょうか。今回は、この『Office 365』がいかにシステム管理者にとって便利なものなのか、そのポイントを紹介していきたいと思います。

  • 初回公開日2016年1月27日

2020年に迫るWindows (R) 7、Office 2010のサポート終了

今、企業で利用されているパソコンのOSでは、Windows (R) が圧倒的なシェアになっています。その中でも、多数は『Windows (R) 7』を使っているのではないでしょうか。
かつて2001年にリリースされて高いシェアを占めていた『Windows XP』のサポート終了が2014年のことでした。当時、アップデートされなくなる『Windows XP』のセキュリティ上の懸念が叫ばれ、多くの企業がOSの更新を実施しました。その更新されたOSの多くが『Windows (R) 7』だったのです。つまり、『Windows (R) 7』のサポート終了は、2014年の再来といえるでしょう。それに加え、2020年には、多くの企業が導入している『Office 2010』のサポートも終了するのです。

Windows XPからのOS移行はスムーズだったとは言い難い面があります。まず、企業にとってOS更新というコスト負担が大きかったこと。そして、ただOSを更新しただけではなく、パソコンそのものの更新となったケースも少なくありません。そして、見逃せないのが、Officeなどの仕事で使うソフトの管理です。Officeなどのソフトのライセンス管理が繁雑であり、OSを更新するに止まらず、ライセンスも購入し直したという話も聞きます。そこでのコストやライセンス管理工数は大きな負担だったはずです。

それでも、サポートが終了したOS、ソフトを使い続けるべきではありません。そこには深刻なセキュリティ上の問題があるからです。

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これまでのOfficeアプリケーションの課題

かつてビジネス向けの業務アプリケーションは企業により異なり、"X社のワープロソフトで作った文書がY社のワープロソフトでは開けない"などという時代がありました。それがOfficeの普及により、今では、ほとんどの会社で、Word・Excel・PowerPointなどのOfficeアプリケーションが使われるようになり、他社とのやりとりもかなりスムーズになりました。

しかし、Officeが普及した今、Office製品を利用・管理するに当たって以下のような課題がでてきています。

  • ●Officeを購入するときに余分や不足が生じやすい
    Officeインストール済のパソコンやOfficeアプリケーションを個別で購入していると、社内にどのバージョンのOfficeがいくつあり、それぞれどのパソコンに入っているかを把握するのは相当な手間がかかります。結果として、有効利用しきれず余剰が発生したり、逆に不足してしまうケースもあります。
  • ●Officeアップデート時の対応が面倒
    Officeのバージョンを新しくする場合、システム管理者が一台一台アップデート作業をしていかなくてはなりません。台数が多くなればなるほど担当者にとっては大きな負担となり作業時間も取られます。
  • ●同じ『Word』や『Excel』ファイルでも使えない機能がある
    一口にOfficeといっても、一般的に企業で使われているバージョンは、Office 2003・Office 2007・Office 2010・Office 2013・Office for Mac 2011・Office 2016…などさまざま。最新バージョンの機能は古いバージョンでは利用できないものもあります。
    しかし、バージョンを統一するためには、統一したいバージョンのOfficeを必要な人数分、購入しなければなりません。そのため、購入コストがかさんでしまいます。
  • ●タブレット、スマートフォンに対応していない
    タブレットやスマートフォンの画面では、"ファイルを正しく開けない"、"開いても、レイアウトが崩れてしまう"という事態に陥る事があります。そのため、"タブレットやスマートフォンでもOfficeを使いたい"という社内ニーズに対応できません。
  • ●一斉購入時にかかるコストが大きい
    新入社員の入社時期や組織改編などがあった際には、パソコンの購入とともにOfficeも人数分購入しなくてはならず、経費がかさみます。

――このような従来型のOfficeの課題を解決するのが、『Office 365』です。どのように解決するのか、そのポイントを見ていきましょう。

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Officeの利用・管理がとても便利に!『Office 365』導入で何が起きるのか?

従来のOfficeの課題をどのように『Office 365』が解決するのでしょうか。順番に見ていきましょう。

  • ●社内で利用しているOfficeの管理が容易に
    『Office 365』であれば、利用者単位での契約となり、誰がOfficeを利用しているのか簡単に把握できるようになります。社内で契約しているWord・Excel・PowerPointなどのOfficeアプリケーション数とその利用者を管理者がウェブブラウザで一元的に見ることができるためです。利用者単位に月単位で契約できるため、Officeを余分に持つという無駄もなくなります
  • ●すべての社員が最新のバージョンを使える
    『Office 365』ではいつでも最新バージョンのOfficeが利用可能。つまり、常に全社員が同じバージョンのWordやExcelを使うことが可能です。
  • ●自動アップデート
    最新バージョンへの更新も自動で行われるため、システム管理者が1台ずつアップデートしていく手間も必要ありません。
  • ●タブレット、スマートフォンへも対応
    『Office 365』であれば、1つのライセンスでパソコン5台・タブレット5台・スマートフォン5台まで利用可能です。タブレットやスマートフォンにOfficeのアプリケーションを入れるだけで、パソコンと同様に利用できます。これにより、タブレットを利用して、社外でOfficeアプリケーションを閲覧してもレイアウトが崩れることもなく、また修正が必要ならばタブレット上でそのファイルを編集することもできます。
  • ●『利用者単位での課金』なので導入コストを抑えられる
    契約しているライセンスの数だけ請求される仕組み (従量課金) なので、コストを抑えることができます。またライセンス数は、ウェブからいつでも変更が可能。社員数に急な増減があってもすぐに対応でき、無駄なコストもかかりません。
    このように、導入・管理にかかる業務負荷とコストを大きく減らすことができる『Office 365』は、システム管理者にとって非常に魅力的です。
  • ●OSの更新やパソコンの更新時でも、ライセンスを引き継いで容易に移行できる
    これまでは、ソフトウエアのライセンスは、インストールされたパソコンと1対1で対応しているように扱われ、パソコンを買いかえる、OSを入れかえるなどの場合、ソフトウエアのライセンスも買い直すというケースがありました。また、ライセンス管理が徹底されていないために、本来はパソコンやOSの更新時に既存のライセンスで対応できたにもかかわらず、新たなライセンス購入という無駄が発生するケースもありました。『Office 365』であれば、管理者による一元管理ができるのでOSやパソコンの変更時にもスムーズに移行できます。

次回コラムでは『Office 365』が現場の一般社員にとってどのようなメリットがあるのかを紹介します。

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