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あるウェブ制作会社の「社内コミュニケーション力」がアップした理由とは?

<シリーズ: 事例で見る「Office 365」活用 (3)…ウェブ制作業C社>
本シリーズでは、中小企業が持つ課題の解決策を事例形式で取り上げます。今回は、在宅勤務や出張など多様な働き方をしている社員が多い、ウェブ制作業C社の例をご紹介します。

C社の課題は、さまざまな場所で仕事をするための環境づくりと社員同士のコミュニケーションの促進。どのようにして、円滑なコミュニケーションの実現を図ったのでしょうか。

働きやすい環境づくりとコミュニケーションの壁

C社ではさまざまな企業や自治体などのウェブサイト制作を手がけています。顧客からは掲載内容の誤りの修正など緊急対応を依頼されるケースも多く、定められた就業時間より顧客に合わせた時間帯での勤務が必要でした。そこで、早くからフレックス制度や在宅勤務制度を整備してきました。

ここ数年は、新たな人材の採用・育成にあまり予算と時間を割けないという事情もあり、育児や介護と仕事を両立している社員には、積極的に在宅勤務を勧めてきました。その結果、在宅勤務制度の利用者の数は徐々に増えている状況でした。

また、幅広く新規顧客獲得を試みた結果、遠隔地の顧客も少しずつ増えていき、出張しての打ち合わせや取材も増えてきていました。

このような状況で課題となったのが、社員間のコミュニケーション不足です。以前は、多くの社員が一日中オフィスにいて、いつでも顔を合わせて打ち合わせをすることができました。

しかし、在宅勤務者数や出張回数が増えたことで、メールや電話といった手段に頼るケースが増加。メールには、対面でのコミュニケーションに比べ、時間を問わずに情報を伝達できるという利点がありますが、即時性に欠け一方向的なコミュニケーションとなりがちです。また電話は、双方向性と即時性というメリットがあるものの、聞き漏らしや聞き間違いを起こすこともあります。
社員間で起き始めた認識違いや共有漏れを課題と考えたC社では、新しいコミュニケーションの形を模索することにしました。

該当項目へジャンプしますC社が活用した「Office 365」とは? 詳細資料はこちら

どこにいても顔を見て、同じ書類を見て…タイムリーにコミュニケーションできる

いくつもの方法を検討した結果、C社が課題解決のために選んだのは、「Office 365」。「Office 365」の「Skype for Business」と「SharePoint Online」が持つさまざまな機能がコミュニケーションの活性化に役立つのではないかと考えたからです。その中でも「Skype for Business」のインスタントメッセージ (チャット)・ビデオ会議・プレゼンス機能 (在席確認)、「SharePoint Online」のファイル共有といった機能を積極的に使おうという方針になりました。

<インスタントメッセージ (チャット)>

  • 気軽な対話やちょっとした確認、簡単なディスカッションをする場合
    (対話の履歴も保存可能)

<ビデオ会議>

  • 顔を合わせてしっかり打ち合わせを行いたい時
  • 遠隔地にいる社員同士が、画面上で同じ資料を見ながら会議を進めたい場合

<音声会議>

  • 少人数の会議や、オフィスでの打ち合わせに社外から手軽に参加する場合

<ファイル共有>

  • パソコン・タブレット・スマートフォンなどからファイルを閲覧、編集したい場合
  • 社外のメンバーに打ち合わせ資料などのファイルを共有したい場合

また、すぐに担当者をつかまえて確認したいことがある場合、「Skype for Business」の「プレゼンス機能 (在席確認: 画面上に在席・離席などの状況が表示される)」を使えば、相手が「在席中」か「離席中」を瞬時に知ることもできます。

C社でのとある活用シーンを見てみましょう。

●社内にいるYさんが在宅勤務のSさんと打ち合わせする場合
社内にいるYさんはまず、Sさんの「プレゼンス (在席確認)」をチェック。現在、「在席中」ということが分かりました。そこで「インスタントメッセージ (チャット)」で連絡することに。

Yさん:「Sさん お疲れ様です。昨日メールで連絡したX社の案件についてなんですが、今、打ち合わせできますか?」
Sさん:「Yさん お疲れ様です。了解です。打ち合わせしましょう。早速ですが、質問がいくつかありまして……………」
…このように、インスタントメッセージ (チャット) で打ちあわせを始めたYさんとSさんでしたが、Sさんからの質問のいくつかはYさんでは分からない内容でした。

Yさん:「それについては、営業担当のHさんに聞かないと分からないなあ。Hさんを交えてビデオ会議にしましょう。Hさんは今、在席中なので会議参加依頼をしてみますね……………」「Hさんと連絡つきました。出先からスマートフォンで参加してもらえそうです。」

…このようなイメージで、状況に応じてインスタントメッセージからビデオ会議にも移行できます。

* * *

このようにC社では、その時々の状況・場所に応じた、最適な手段でコミュニケーションを取ることができるようになりました。これまで大きな課題であった社員同士のコミュニケーション不足が解消したことで、さらなる業務拡大につながると感じています。

  • 本コラムは、「Skype for Business」「SharePoint Online」をはじめとする「Office 365」の各種機能をご利用いただいた場合を想定した内容となります。

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