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ソフトウエアの余分な購入を避けて無駄を削減!

<シリーズ: 事例で見る『Office 365』活用 (4)…小売業D社>
本シリーズでは、中小企業が持つ課題の解決策を事例形式で取り上げます。今回は、近隣県内に複数店舗を持つ小売業D社の例をご紹介します。

D社では店舗間での社員の異動が多く発生しています。
そのような環境下で、社員が利用しているパソコンとパソコン上で使うMicrosoft (R) Office (以下、Office) アプリケーションの管理に課題を抱えていました。

  • 初回公開日2016年2月3日

Officeのソフトウエアを余分に購入してしまいがち…

D社では、新たな社員に貸与するパソコンには必ずExcel・Word・PowerPointといったOfficeアプリケーションを入れています。そのため、新たな社員が入社する度にOfficeを購入するか、あらかじめOfficeが入っているパソコンを個別で購入していました。

一方で、現在は利用者がいないOfficeのライセンスが余っているという状況も生まれていました。これは、それだけ本来必要のない支出が生まれているということです。なぜ、このような事態に陥ってしまったのでしょうか?

D社では、社内で利用されているOfficeのバージョンや利用の可否を、総務担当者が手元の帳票で管理していましたが、本来の業務の片手間としてやっていたこともあり、社員数が拡大するにつれて担当の負荷も高まり管理が煩雑化。正確な使用状況がわからない状況に陥っていました。加えて、店舗間で発生する頻繁な異動は、管理をより一層難しいものにしていました。

加えてこうした状況は、ライセンスを複数のパソコンで使い回しライセンス違反してしまう、バージョンが古くなりサポート期間の終了したソフトウエアを利用し続けウイルスに感染してしまう、といったリスクもはらんでいました。サポートが切れないまでも、アップデートの通知が来ているのに無視し続けている社員もおり、深刻なセキュリティ上の問題を放置していることもわかってきました。

そのためD社は、「リスクを冒すくらいなら、必要な都度、新しいライセンスを購入することにしよう」と考えていたのです。結果として、無駄にライセンス数ばかりが増えてしまい、正確なライセンス管理が行き届かないことから、このような無駄なコストが発生していました。

該当項目へジャンプしますD社が活用した『Office 365』とは? 詳細資料はこちら

困難だったライセンス管理がスッキリ! 無駄な購入もなくなった

こうしたライセンス管理の課題の解決としてD社が選んだのが『Office 365』。
『Office 365』は、Officeのライセンスを利用者単位で契約できるうえ、専用の管理画面上でシンプルにライセンス管理することができるという特長があったからです。

具体的には、

  • 利用可能なライセンス数
  • ライセンスの割り当てと開放
  • ライセンスを付与していない社員の表示

といった状況把握と管理を、システム管理者が一元的に行うことができます。

ライセンスを割り当てている社員の一元管理が容易 ライセンス付与されていない社員のパソコンには、Officeアプリケーションが入っていても制限される

こうしてD社では『Office 365』を活用することで、適切な数のライセンスを利用できるようになり、無駄がなくなりました。

また、これまで必要に応じてOfficeを購入していたため、各社員の利用するOfficeのバージョンがバラバラになっていました。そのため、Officeのバージョン違いによって「利用できる機能が異なる」「レイアウトが変わってしまう」といった不満の声があがっていました。

しかし『Office 365』であれば、すべての利用者のOfficeが自動的に最新バージョンに更新されるので、上記のようなバージョン違いによるトラブルの心配もなくなりました。

* * *

こうしてD社では、ソフトウエアの管理・利用のコスト軽減と、利用者である社員の満足度向上を実現したのです。
2020年には、Windows (R) 7、Office 2010のサポート期限が終了します。早期に対策を打っておかないと充分なセキュリティ対策ができなくなる可能性があります。常に最新のものにアップデートされ続ける『Office 365』ならば、ライセンス管理だけでなく、セキュリティの維持も効率的だと言えます。

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