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『電話』とビジネスの生産性との関係とは?

本シリーズでは、中小企業の生産性を向上させるためのヒントとして、身近なコミュニケーションツールである『電話』に注目します。

シリーズ第1回は自社のビジネスと『電話』との関わりについてです。
実は、『電話』はビジネスの生産性に大きな影響を与えるのです。
では一体、生産性を向上させるにはどうしたら良いのでしょうか?
さっそく、仕事の生産性と『電話』の関係を見直してみましょう。

『電話』が生産性を向上させる時、『電話』が生産性を下げる時

ビジネスの場面において『電話』というと、デスクに置いてある『固定電話』や営業担当者が持ち歩いている『携帯電話』が思い浮かぶのではないでしょうか。当たり前のように使われている『電話』ですが、実は生産性と大きな関わりがあるのです。

例えば、営業担当者の場合、『携帯電話を持つ』ことで、外出先でも顧客からの電話を直接受けることができたり、会社のメールを見ることができたりと仕事の生産性が向上します。これは、携帯電話を持ち忘れたり電池が切れたりした時に、その重要性を痛感する…ことでもわかりますよね。

今さらと思う方もいるかもしれませんが、『電話』と生産性との関わりを一つひとつ整理することで意外な発見があるかもしれません。

『固定電話』とビジネスの生産性

まずは、デスクなどに置かれた『固定電話』について考えてみましょう。

『固定電話』には、通話が途切れにくいという特長があります。また、いわゆる『ビジネスフォン』には短縮電話番号や内線番号が数十件から千件以上も登録・管理できるものもあり、総務部門などの担当者にとっては情報管理ツールという側面もあります。これらはビジネスの生産性向上を考える上でも重要な要素でしょう。

次に、『固定電話』のデメリットを考えてみましょう。
まず、設置場所が限定的ということ。社内の決まった場所でしか電話応答できないことは、生産性の向上を妨げる主たる要因となります。そして設置には電話工事が必要であるため、当然コストがかかり、オフィスのレイアウト変更時の障壁にもなります。

また、電話を受けるべき担当者が不在の場合、電話を受けた人が伝言のメモ作成や担当者への連絡などの取り次ぎ業務を行う必要があり、そのための時間を取られてしまいます。

また『固定電話』しかない会社の場合、社外にいる営業担当者に連絡を取りたい時は、個人利用の携帯電話宛てに連絡することも起こり得ます。こうした状況は、経費などの精算が煩雑になる面倒さという点からだけではなく、セキュリティ面を考えた場合にも避けるべきでしょう。

『携帯電話』とビジネスの生産性

次に『携帯電話』について考えてみましょう。

『携帯電話』は、当然ながら設置工事が不要なため、その分のコストがかかりません。

また、社内・社外など場所を問わずに使えるというのが最大の特長です。外出先にも携行できるので、相手先に携帯番号さえ伝えておけば、いちいち固定電話から取り次ぐ必要もなくなります。

このように『携帯電話』には、さまざまなメリットが容易に想像される一方で、
「これまで通りの内線電話の仕組みを変えたくないなあ」
「社内の固定電話にかかってきた電話って携帯に転送できるの?」
「携帯電話を増やすとコストがかかりすぎてしまうのでは?」
…というような不安を感じる方もいらっしゃるでしょう。

でも実は、このような不安は解決可能です。

携帯電話を内線として使うことができ
社内の固定電話にかかってきた電話を、携帯電話に自動転送でき
固定電話とさほどかわらない料金で利用できる

そんな『携帯電話サービス』が既に登場しているからです。

もし、貴社のスタッフが、決められたデスクにほとんど毎日着席して業務を行っていて、レイアウト変更も人材の入れ替わりも少なく、電話は数名に1台あればよいという環境ならば、固定電話でも問題ないかもしれません。

しかし、

  • 顧客満足度アップのため、すぐに営業担当者と連絡がとれる環境をつくりたい
  • 社員同士の情報共有を密にし、より社内のコミュニケーションを活性化させたい

など、少しでも『生産性』を向上させたいと考えている場合には、『携帯電話』を積極的に取り入れるのが効果的でしょう。
設置工事や保守費用の削減などで、経費のトータルコストの見直しにつながる可能性もあります。
ぜひこの機会に、自社の『生産性』向上を目指して、『携帯電話』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

次回コラムでは、『携帯電話』の中でも、従来型の携帯電話 (ケータイ) とスマートフォンを比較してみていきたいと思います。

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