本シリーズでは、中小企業の生産性を向上させるためのヒントとして、身近なコミュニケーションツールである『電話』に注目します。

シリーズ第1回は自社のビジネスと『電話』との関わりについてです。
実は、『電話』はビジネスの生産性に大きな影響を与えるのです。
では一体、生産性を向上させるにはどうしたら良いのでしょうか?
さっそく、仕事の生産性と『電話』の関係を見直してみましょう。

ビジネスの場面において『電話』というと、デスクに置いてある『固定電話』や営業担当者が持ち歩いている『携帯電話・スマートフォン』が思い浮かぶのではないでしょうか。現在では、『携帯電話 (フィーチャーフォン)』だけでなく、メールのやりとりや書類の確認など、小型パソコンを持ち歩いている感覚に近い『スマートフォン』を持つビジネスパーソンも増加傾向にあります。このように当たり前のように使われている『携帯電話・スマートフォン』ですが、実は生産性と大きな関わりがあるのです。

例えば、営業担当者の場合、携帯電話あるいはスマートフォンを持つことで、外出先でも顧客からの電話を直接受けることができたり、会社のメールを見ることができたりと仕事の生産性が向上します。特に『スマートフォン』では、出張先などでも多くの書類確認や社内の手続ができるようになるため非常に便利です。これは、携帯電話やスマートフォンを持ち忘れたり電池が切れたりした時に、その重要性を痛感する…ことでも分かりますよね。

今さらと思う方もいるかもしれませんが、『電話』と生産性との関わりを一つ一つ整理することで意外な発見があるかもしれません。

まずは、デスクなどに置かれた『固定電話』について考えてみましょう。

『固定電話』には、通話が途切れにくいという特長があります。また、いわゆる『ビジネスフォン』には短縮電話番号や内線番号が数十件から千件以上も登録・管理できるものもあり、総務部門などの担当者にとっては情報管理ツールという側面もあります。これらはビジネスの生産性向上を考える上でも重要な要素でしょう。

次に、『固定電話』のデメリットを考えてみましょう。

まず、設置場所が限定的ということ。社内の決まった場所でしか電話応答できないことは、生産性の向上を妨げる主要因となります。そして設置には電話工事が必要であるため、当然コストがかかり、オフィスのレイアウト変更時の障壁にもなります。

また、電話を受けるべき担当者が不在の場合、電話を受けた人が伝言のメモ作成や担当者への連絡などの取り次ぎ業務を行う必要があり、そのための時間を取られてしまいます。

さらに『固定電話』しかない会社の場合、社外にいる営業担当者に連絡を取りたい時は、個人利用の携帯電話宛てに連絡することも起こり得ます。こうした状況は、経費などの精算が煩雑になる面倒さという点からだけではなく、セキュリティ面を考えた場合にも避けるべきでしょう。

次に『携帯電話・スマートフォン』について考えてみましょう。

『携帯電話・スマートフォン』は、当然ながら電話機などの機器の設置工事が不要なため、その分のコストがかかりません。

また、社内・社外など場所を問わずに使えるというのが最大の特長です。外出先にも携行できるので、相手先に携帯番号さえ伝えておけば、いちいち固定電話から取り次ぐ必要もなくなります。

このように『携帯電話・スマートフォン』には、さまざまなメリットが容易に想像される一方で、
「これまで通りの内線電話の仕組みを変えたくないなあ」
「社内の固定電話にかかってきた電話って携帯に転送できるの?」
…というような不安を感じる方もいらっしゃるでしょう。

でも実は、このような不安は解決可能です。
携帯電話やスマートフォンを内線として使うことができるサービスがあるからです。

貴社のスタッフがいつも決められたデスクにいなくても、すぐに電話がつながります。
スタッフ1人1人に固定電話を置く必要がないので、その分のコストがカットできることになります。
もし、貴社のスタッフが、決められたデスクにほとんど毎日着席して業務を行っていて、レイアウト変更も人材の入れ替わりも少なく、電話は数名に1台あればよいという環境ならば、固定電話でも問題ないかもしれません。
しかし営業担当者が一日中外出しているような会社で、お客さまから事務所に電話がかかってきた場合、転送機能がなければ、『内勤担当が営業担当の携帯に電話をし、営業からお客さまにかけ直す』…といった手間が発生します。お客さまにとっても余計な時間がかかりストレスになるでしょう。

このように、
顧客満足度アップのためすぐに営業担当者と連絡がとれる環境をつくりたい
社員同士の情報共有を密にし、より社内のコミュニケーションを活性化させたい
など、少しでも『生産性』を向上させたいと考えている場合には、『携帯電話・スマートフォン』を積極的に取り入れるのが効果的なのです。

気になるコスト面の問題も、先に述べたように固定電話にかかる設置工事や保守費用の削減などで、経費のトータルコストの見直しにつながる可能性もあります。
ぜひこの機会に、自社の『生産性』向上を目指して、『携帯電話・スマートフォン』の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
次回コラムでは、従来型の『携帯電話 (フィーチャーフォン)』と『スマートフォン』を比較してみていきたいと思います。