本シリーズでは、中小企業がデータの紛失や流出に備えて適切な対策を行なうとともに、ビジネス上でのメリットを得られた事例について取り上げます。

台風の被害を受け、サービスの基盤となるコンテンツのデータを紛失し、復旧が遅れたことで事業が停止してしまったコンテンツ配信業A社。その経験をもとにどのように対策を進めたのでしょうか。

ある年、大きな台風の被害を受けたA社。浸水は免れたものの、暴風雨のため社屋の窓ガラスが割れてしまい、事務所内は大きな被害を受けてしまいました。日曜だったため出社している社員はおらず人的被害はありませんでしたが、一日中暴風雨にさらされ続けたため下記のような被害が出てしまいました。

1. 紙文書、帳票などの破損
2. パソコンやサーバなどのIT機器の破損 (漏電、転倒などによる破損)
3. パソコンやサーバのハードディスク、CD-ROMなどメディアデータの破損
4. その他OA機器、オフィス什器などの破損

このような被害のなかでも、特に予期せぬ被害となったのがデータの破損でした。
サーバ内のデータがダメになってしまいサービスの提供が不可に…。データのバックアップは取っていたもののサービス復旧までにはかなりの時間がかかりそうでした。

台風は物理的にも事業を継続していく上でも大きな痛手となりました。A社では、このような苦い体験を踏まえ、今後このようなことが発生した時に備えて次の2つのポイントに沿って対策を進めることにしました。

ポイント1: ハードウェアが損壊するような事態があってもデータがなくならないこと
ポイント2: 社内にいなくても、社内と同様のデータを利用して業務が行えるような環境を作ること

「台風だけではなく、地震や火事など災害はいつ発生するか分からない。これまでは発生するかどうか分からないことへの備えは経費の無駄だと思っていた部分もあったが、これほど大きな打撃となるとは思わなかった。そう考えると、データを守り、業務を継続するための予算もある程度は確保しなければ…。」
このような内容を社内で話し合った結果、上記2つのポイントを満たした対策の検討を開始することとしました。

関係者で話し合いを進めていくうち、
「ハードウェアが損壊する要因として、今回は台風だったけれど、日常的に誤って落下させたりして破損するケースもあるかもしれない。そう考えると、そもそもデータをパソコンやサーバ内に保存していること自体リスクがあるのでは?」という意見が出てきました。

『クラウドサービス』が保管されている場所が災害にあったらどうするのか? という心配の声もありましたが、『クラウドサービス』は複数箇所に同じデータが保管されていることが多く、そのようなサービスを選べば問題ないという結論に達しました。

このような点から、自社に適した安全性を持ち、簡単かつ低コストで使える『クラウドサービス』を選定。サービスを担うコンテンツデータは基本的にすべて、『クラウドサービス』上で管理することにしました。その結果、次のようなメリットを得ることができました。

メリット1: データがなくならない
作業しているパソコンが壊れた場合でも、データはクラウド上に残るので安心です。また、クラウド上にはバックアップも取られていることから、人的ミスで誤って削除してしまっても復活できるなど、運用面でも安心して管理できるようになりました。

ポイント2: 場所を問わず作業できる
もしA社が今後、災害やパンデミックなどで出社困難な状況になったとしても、在宅や別の拠点から業務を行うことができます。これまでのように『出社しなければ、事業が継続できない』という状況から脱却することができました。

こうしてA社は『クラウドサービス』を利用することで、災害時やパソコンが破損した場合でもデータを保護し、業務を継続できる体制を作ることができたのです。