前回は、売上につながる商談時間を増やすことが重要なのにもかかわらず、商談時間を増やすことができない理由とその解決方法についてお話しました。今回は、商談時間創出に成功したG社の取り組み事例を通じて、どのように商談時間を創出していけばいいのか、より具体的な方法についてご紹介したいと思います。

売上が伸び悩んでいた流通販売業のG社。社内でその原因を探ったところ、そもそも営業が商談に時間を割けていないという現状が判明しました。それなのに営業担当者達は口々に「忙しい」「時間がない」といって毎日遅くまで残業しています。そんなB社の現状は次のようなものでした。

G社では『受注した営業担当が受注後のフォローも担当する』というルールがありました。そのため、契約件数が多い営業担当者ほど既存顧客からの問い合わせ対応などに忙殺され、新規顧客開拓や既存顧客への追加提案などの商談に時間が割けなくなっていたのです。どうにか商談時間を作ろうと各自工夫するよう努めましたが、残業時間が増えるばかりで個人の改善では限界を迎えていました。

資料作成や日報作成は、毎日オフィスのパソコンで作業する必要がありました。営業担当者によっては、訪問の合間に一度オフィスに戻り作業を行うなど、余計な移動時間が発生してしまっている人もいました。

効率化できる業務があるのに、それに気付いていない場合もあります。例えば、会議のための資料の準備。営業担当者は売上の予測や結果などを日報に入力していましたが、同じ内容を、売上予測をまとめたファイルや顧客管理ファイルなど、複数ファイルに入力する必要がありました。これは、入力・確認にかかる時間の無駄だけではなく、入力ミスの原因にもなります。

G社では上記の課題を解決するために、以下4つの施策を実施。商談時間の創出に成功しました。

まず営業担当者が抱えていた業務をすべて書き出して、営業担当者が必ず行わなければならない業務、ほかの社員でも対応可能な業務に分類しました。そして『営業担当者以外でも行える業務』を営業アシスタントなどに分業することにしました。例えば下記のような業務です。

• 既存顧客の問い合わせなど、契約後の顧客フォロー
  SFA・CRM (営業支援・顧客管理ツール) に顧客情報、過去の商談状況、購買履歴、問い合わせ履歴などを一元管理。営業担当者でなくても、問い合わせへの対応や定期的なフォローができるようにしました。
• 見積書や契約書の作成
  共有フォルダ内に、"見積書作成依頼フォーム"や"契約書作成依頼フォーム"などを作成。例えば見積書が必要な営業担当者は、このフォームの必要な入力欄に情報を記入するだけで、営業アシスタントに見積書作成までしてもらえるようになりました。
• 営業資料のプリントアウト
  共有フォルダ内に、"商品紹介"、"会社案内"、"提案書"など様々な資料を保存。営業アシスタントはその管理と、依頼を受けてプリントアウトまで引き受けるようにしました。
• 名刺情報の管理
  営業担当者が新たに獲得した名刺は営業アシスタントに渡し管理を一元化。名刺をスキャンまたはスマートデバイスなどで撮影するだけで登録・管理でき、煩雑な作業は必要ありません。

このように、営業活動で発生するさまざまな事務作業の分業化により、商談以外の業務が減った分、営業担当者は商談時間そのものや受注率を上げるための戦略を立てる時間を確保できるようになり、今までよりも売上に直結する活動ができるようになりました。

SFA・CRM (営業支援・顧客管理システム) を導入し、営業担当者に持たせたスマートフォンやタブレットなどから操作できる環境を整えました。
例えば日報は、商談後にタブレットを使って作成し商談後すぐに報告、マネージャーがリアルタイムに部下の商談状況を把握し次回アクションのアドバイスが送れるようになり、帰社後の事務作業時間削減だけでなく、タイムリーなアドバイスによる受注率の増加にもつながりました。

これまでの営業会議では、個々の営業担当者が会議用資料として月報資料を作成する必要がありました。商談件数や見込売上額など手作業での集計も必要で担当者の負荷も高く、また営業会議自体も既に終わってしまった先月の結果を長々と報告するだけの時間になっていました。

しかし、SFA・CRM (営業支援・顧客管理ツール) を導入することで、担当者が毎日の日次報告を入れるだけで、自動的に月報の作成ができるように。結果、"営業会議のため"の資料作成の必要がなく、営業担当者の負荷が大幅に削減されました。
また、常に最新の活動内容が閲覧できるため、マネージャーが事前にそれを確認しておくことで会議では今仕掛かっている案件への対応策などを素早く指示できるようになりました。無駄のない生産性の高い会議になり、長々と報告していた時間も減り、結果、会議時間の短縮にもつながりました。

社内情報共有の手段として、チャットツールも導入しました。社内伝達はこれまで、メールで行っていましたが、重要な案件がその他多くのメールに埋もれてしまって確認が漏れ対応が遅れたりと不便さもありました。そこで、社内コミュニケーションは、基本的にチャットツールで行うというルールに変更。メールよりも気軽に連絡が取れ、また『プレゼンス機能 (在席確認機能)』の活用で、席にいることを確認したうえで連絡が取れることからメールよりも早い返信が得られ、業務のスピードが向上。時間が有効に使えるようになりました。

このように、分業化やさまざまなツールを活用することで商談時間の創出に成功し、売上向上に成功したG社。効率化も進められたことで残業時間の減少にもつながるという副次的な効果を得ることもできました。