本シリーズでは、中小企業における、新卒・中途の採用業務の効率化を実現する方法や事例などを紹介していきます。

まずは、新卒採用の現状をみていきましょう。

<求人倍率>
近年、多くの企業で採用意欲が増しており、中途採用、新卒採用を問わず、人材市場は売り手市場になっています。2017年4月入社組の求人倍率は1.74倍 (2016年4月調査 (注)) と昨年同時期と同水準の高さです。

<選考解禁日>
2016年4月入社組の選考解禁日は『2015年8月1日』でした。学業に影響が出ないようにとの配慮から、前年と比較すると4カ月も遅くなったため企業の選考が短期化し、学生と企業のミスマッチが発生することも多く、結果として採用活動の長期化を招いてしまったという反省点がありました。

そこで2017年4月入社組からは2カ月前倒しの『2016年6月1日』を選考解禁日と設定。しかしながら今度は、選考解禁の前倒しにより学生の企業研究の時間が短縮され、業界や企業への理解が浅いまま採用選考に突入した学生が増えたこともあり、内定を得ても「まだほかに良い会社があるかも」と採用活動を継続する学生が多くなっているという別の問題が生じています。

このような現状もあり、企業の採用担当者は、新卒採用成功に向けてすべき業務が山積する状態になっています。

採用担当者の業務は多岐にわたります。

また選考日程については、経団連が2015年12月に発表した『「採用選考に関する指針」の手引き』に次のような一文があります。

つまり、会社説明会や面接などの選考活動は、学業に影響の出ない土日や夕方などに開催に努めるよう求めているのです。
実はここ数年、すでにいくつかの中堅企業では、土日や夕方に説明会、面接を開催しはじめていました。それは他社とのバッティングで学生が参加できないケースを減らすための工夫だったのですが、今回の経団連の指針によって、より多くの企業が土日・夜間を活用するようになると、その優位性が薄れてしまいます。

また、前述のように採用担当者の業務は多岐にわたるため日々忙しい状態です。土日の開催となると休日出勤せざるを得なくなりますが、平日も多忙なため代休が取れず、「これではまったく休みが取れない」と悲鳴を上げる担当者もいるのです。

そのため、採用担当者の業務を効率化し、軽減していくことが急務とされているのです。

人事担当者の業務のうち非常に煩雑なもののひとつが「面接の日程調整」です。
例えば学生から日程の変更の連絡が来た場合、下記のような調整が必要となってきます。

これらの調整のほとんどはメール連絡になるため、すぐに返信があるとは限りません。数十人の学生の面接日程の調整だけで数日かかった、丸1日面接スケジュールの調整しかしなかった、ということも珍しくないのです。上記のように一旦確定したはずの日程が、面接担当者や学生の都合で変更されるとさらに手間がかかります。スケジュール調整に忙殺され、他にやるべき業務に支障が出てしまう事態にもなりかねません。

このように複雑なスケジュール調整は『グループウエア』を活用することで効率化が可能です。すでに多くの企業で社内スケジュールやタスク管理のために『グループウエア』が利用されていますが、それを「採用面接のスケジュール管理」に活用するのです。

では先の例を『グループウエア』で管理した場合、どのくらい効率化できるのでしょうか?
応募学生から「予定変更」の依頼が来た場合を例に、具体例でみていきましょう。

■事例: 応募学生から「予定変更」の依頼が来た場合

まず会場 (会議室) の空き状況を『グループウエア』のスケジューラ機能で確認し、部屋を確保します。『グループウエア』のスケジューラ機能ではリアルタイムで会議室の空き状況が更新されていくため、ダブルブッキングの心配はありません。

つづいて、面接担当官のスケジュールも『グループウエア』のスケジューラ機能で確認します。すると当初予定のAさんはNGでしたが、次点候補のBさんのスケジュールは空いていることが判明したため、Bさんのスケジュールに予定を登録。

これらの事が、手元のパソコンやタブレットから、『グループウエア』のスケジューラ機能を使う事で瞬時に把握できるため、例え外出中だとしても、学生からの電話を一旦切って確認後に折り返すという必要がなく、即時に回答ができるのです。

また面接担当のBさんにはスケジュール登録するだけで、予定登録メールが自動的に送信されるため、いちいち電話連絡をする必要もありません。

このように『グループウエア』の活用することによって、採用担当者を悩ませるスケジュール管理、調整の手間がかなり低減されるはずです。

採用担当者の本来の業務は、「企業が求める人材を採用する」ことにあります。ところが、現実としては、学生への対応や社内外協力先への対応など調整業務に時間を取られてしまっているのです。今回挙げた業務効率化はほんの一例ですが、ITサービスを活用するなどして簡略化できる業務は極力簡略化し、求める人材を獲得するための戦略策定にリソースを割くことが望まれます。