多くの企業がすでに導入し始めている『クラウド』。
前回の記事で、業種や企業規模を問わず、多くの企業がクラウドを導入しているという実態と、クラウドとは何かという概略をご紹介しました。それを踏まえて、今回は、企業はなぜ『クラウド』を利用しているのか、そこから見える『クラウド』利用のメリットとは何なのか? について解説していきます。

総務省の調査 (図1) によると、企業がクラウドサービスを利用している理由は以下のようになっています。

最も多い理由が、『資産、保守体制を社内に持つ必要がないから』。
次いで『どこでもサービスを利用できるから』『初期導入コストが安価だったから』『安定運用、可用性が高くなるから』『情報漏えい等に対するセキュリティが高くなるから』…と続きます。

これらの理由が、つまりは『クラウド』利用のメリットという事になってきます。
ではひとつひとつ、詳しく見ていきましょう。

最も回答が多かった『資産、保守体制を社内に持つ必要がないから』とは、具体的にどういう意味なのでしょうか?

クラウドサービスが無かった時代には、何かシステムを導入しようとする場合、自社内に置いたサーバへソフトウエアをインストールし利用・運用する形態 (オンプレミス型) が一般的でした。しかし社内にサーバを置くとなると、サーバそのものの購入と維持が負担となりますし、税理上の資産管理もしていかなくてはなりません。また、それを運用していくためには、システムの内容を更新するなどのメンテナンスも欠かせず、技術スキルを持った担当者を置いておく必要もありました。
しかし『クラウド』を利用することによって、このような『資産、保守体制』を自社内で持つ必要がなくなり、管理負荷やコスト削減が期待できるのです。

このことが、理由の上位にある『初期導入コストが安価だったから』『既存システムよりもコストが安いから』に繋がってきます。

まず、初期導入コストについてですが、クラウドの場合は、自前でのサーバ購入やシステム開発、ソフトウエアの購入が必要ないため、初期導入コストを抑えることが可能です。

また運用コストについても、社内にサーバを持ち自社で運用するのに比べて、例えばメンテナンスなどの保守要員の人件費などを抑えることができます。

2番目に多かったクラウド利用理由は『どこでもサービスを利用できるから』。
クラウドの最大の特長である「インターネットにつながる環境であれば、どこでもサービスを利用できる」という点が利用企業にも評価されていることが分かります。

10年ほど前のことを思い起こしてみましょう。
営業担当者は、日中は外回りで忙しく、オフィスに戻ってメール確認などの事務処理や、書類作成ができる時間は朝晩だけ。会社宛てのメールはデスクのパソコンでしか読めないので、昼間の対応はできません。お客さまからは「メールしてもなかなか返事が来ない。急な相談に対応してくれない」と不満の声が出ていました。携帯電話は普及していたものの「いま外出先なので、メールは見られないんです」とお客さまに謝った経験がある方もいるのではないでしょうか。

このような事態は『クラウド』で解決可能です。『クラウド』を導入することにより、メールの確認・対応にとどまらず、外出先から受発注の手続、資料の送付なども、社外からでも行えるようになりました。また経費精算や業務報告なども外出先からできるようになり、忙しいときは直行直帰で無駄な残業を減らすことができるようになったのです。

また、『クラウド』を活用した『在宅勤務 (テレワーク)』を実現することも可能です。働く場所を問わないことで、ワークスタイルが変化し、女性の社会参加を促すこともできます。また昨今、問題化している介護離職の防止の助けにもなるでしょう。

『安定運用、可用性が高くなるから』『情報漏えい等に対するセキュリティが高くなるから』という回答もクラウドの特長を表しています。

「クラウドって社外にデータやシステムを預けていることになるから、セキュリティ面で不安…」と思っていらっしゃる方は多いのではないでしょうか?

しかし回答結果からも分かる通り、実際に利用している人々は『クラウド』のセキュリティの高さを評価しているのです。

自社内設備の方が情報漏えいの心配も少ないだろうから安心できると感じる方もいるかもしれませんが、そのためには常に最新のセキュリティ環境を維持するための担当者 (人的リソース) と相応のコストが必要となり、企業にとっては相当な負荷がかかることになります。

一方、『クラウド』を利用するということは、大切なデータが設備の整ったサーバやデータセンターなどで運用され最新のウイルス対策を施した対応をしてもらえる…、つまり『プロ』に管理してもらえるということになるのです。結果として効率良く最新のセキュリティ環境を得ることが可能というわけです。しかしそのためには、信頼性の高いクラウドサービス提供会社を選定することが肝心となってきます。

いまや、ビジネスにおいて、何かしらのシステムやITを活用していないケースはほとんどないでしょう。その中で「どのような形でITを導入するか」を考えるとき、『クラウド』を選択する企業が増えています。
今回挙げた導入理由の中でも、『社内にシステム運用体制が必要ない』、『導入コストが安い』、『運用に安定性、可用性がある』といったことは、少数精鋭の中小企業にとって魅力的なメリットではないでしょうか? 加えて「どこでもサービスを利用できる」ということは業務効率化にもつながるため、どの企業にとっても大きなポイントと言えそうです。

次回以降では、今回挙げた『クラウド』の特長をさらに掘り下げて解説していきます。