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クラウドで実現! 業務効率化と働き方変革

いまだから知っておきたい中小企業のための「クラウド」第4回 クラウドで実現する、働き方の変革

『クラウド』導入のメリットとして多くの企業が注目しているのが『どこでもサービスを利用できる』という点です。これは『クラウド』の最も大きな特長とも言えます。
今回はこの特長を生かして、さまざまな業務の効率化や働き方の変革に成功した事例をご紹介していきます。

クラウドの活用で、業務の効率化ができる

下図は、「企業が『クラウド』で何をしているか」を調査した結果です。

回答の上位にある、『電子メール』や『ファイル保管・データ共有』『社内情報共有』『スケジュール共有』…、これらは『クラウド』がよく活用されている業務です。
パソコンやスマートフォンなどの端末とインターネット環境さえあれば、『クラウド』を使って『どこでも』その業務ができるようになるのです。

クラウドサービスの利用内訳

  • 出典:「平成28年版 情報通信白書」(2016年7月 総務省)

例えば、営業担当者が外出先からでも、スマートフォンからメールチェックやスケジュールの確認ができたり、商談先で急に必要となった資料がその場ですぐにダウンロードできるようになる…といった事が可能となります。
これまでは、社内にいる事務担当にいちいち電話したり、自らが会社に戻って確認しなければならなかった事が出先で簡単にできるようになるため、営業が本来すべき商談に集中できるようになります。少数精鋭の中小企業にとってこのような業務効率化は非常にメリットがあるのではないでしょうか?

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クラウドの活用が、多様な働き方の実現を促進する

少子高齢化が進む日本社会では、今後ますます労働力人口が減少していくことが指摘されています。このような時代の中で、離職率を抑えるために、より『働きやすい環境』を提供しようと、働き方の変革を進めている企業が増えています。
『働きやすい環境』を実現する一つの方法として企業での導入が進んでいるのが『在宅勤務 (テレワーク)』です。テレワークを導入している企業の割合を見ると、平成25年末では9.3%、平成27年末で16.2%と年々増加しており、今後もさらに増えていくと考えられます。

テレワークを導入している企業の割合は年々上昇している。

  • 出典:「平成27年通信利用動向調査」(2016年7月 総務省)

実は、この『テレワーク』の実現のためにも『クラウド』の活用が有効なのです
クラウドのメリットである、「インターネットにつながれば、どこにいてもサービスを利用できる」特性を活かした、在宅勤務環境の整備が注目されているのです。

例えば、書類や資料の共有はもちろん、チャットやウェブを使った簡易な会議などができるクラウドサービスを使うことで、自宅にいてもオフィスと同じような環境で仕事をすることができるようになるのです

では実際に、『クラウド』を活用し業務効率化と働き方変革を実現した、ある会社の事例を見ていきましょう。

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【事例】ある製菓メーカーA社の例

<課題>
製菓メーカーA社の営業担当者は、県外へ出張すると何週間も本社に戻らないようなことが多く、そのような時に顧客から在庫に関する問い合わせがあった場合には、都度、本社の関連する複数の部署に電話やメールで確認し、その回答を顧客に伝えていました。しかし、そのやり取りにはどうしても時間がかかってしまうため、顧客からの急な依頼などに十分な対応ができていない状況でした。
また併せて、長年働いていた本社内のスタッフが育児や介護など家庭の事情で相次いで退職するなど、慢性的な人材不足という問題も浮上していました。

A社での課題をまとめると下記の通りです。

課題1: 顧客への問い合わせ回答に、複数部署への確認が必要で時間がかかる
課題2: 顧客に対してすぐに回答ができず、返事が遅れがち
課題3: 業務に慣れている社員が育児や介護を理由に辞めてしまい、人材が不足している

<クラウド導入後>
そこでA社は、課題解決のために、社内の情報共有や在宅勤務などが実現できる『クラウドサービス』導入と、営業担当へのスマートフォンとノートパソコンの支給を決定。
具体的な課題解決の進め方は以下の通りです。

課題1: 顧客への問い合わせ回答に、複数部署への確認が必要で時間がかかる

解決1: 在庫管理に関するデータを、クラウド型の『ファイル管理ツール』で社内共有し、スマートフォンから閲覧できるようにしました。これで、外出先からでも営業担当者が直接、受発注管理や在庫の状況が確認できるようになったため、本社内の事務スタッフに確認する手間も、事務スタッフが確認する手間も軽減し、社内業務が効率化しました。
また、営業担当者と事務スタッフのスケジュールもクラウド型の『グループウエア』で共有することにしたため、社内への確認がどうしても必要な場合も、相手のスケジュールを把握した上で連絡が取れるように。加えて、その連絡も、簡単な内容であれば、スマートフォンから気軽に使える『チャットツール』で行うことで、さらに時間の効率化が図れるようになりました。

課題2: 顧客に対してすぐに回答ができず、返事が遅れがち

解決2: 解決1の通り、営業担当者が自分で在庫確認などができるようになったため、顧客からの問い合わせに対してもすぐに返答できるようになりました。また、その、クラウド型の『メール』を活用することで、移動の隙間時間などにもスマートフォンからメール確認できるようになり、顧客へのレスポンス速度が更に向上したそうです。

課題3: 業務に慣れている社員が育児や介護を理由に辞めてしまい、人材が不足している

解決3: 『テレワーク』制度を導入し、在宅勤務が可能となる環境を整備しました。育児や介護などで一旦退職した社員にも復職を促し、伝票整理や人事、総務関連の業務を在宅で行ってもらうようにしたのです。
クラウド型の『グループウエア』を活用することで、自宅にいても、社内と同じように、ファイル共有やアプリケーションを利用することができます。また在宅勤務となることで、他社員とのコミュニケーション不足が心配でしたが、メールに加え、クラウド型の『チャットツール』や『ウェブ会議ツール』を適宜活用することでその心配も払拭できました。

こうしてA社は、業務の効率化、働き方の変革に成功。復職した社員には、必要に応じて出社してもらうこともありましたが、基本は在宅で業務を行ってもらっています。彼らの多くは育児や介護で仕方なく辞めてしまった人たちであったため、よく知っている仲間の中でまた働けること、収入が確保できたことを喜んでいるそうです。

* * *

今回は、『クラウド』が業務効率化と働き方変革につながるという事例を紹介しました。今後、労働人口の低下を考えた時に、多くの日本企業は今より更に効率的な働き方を考えなければならなくなります。その時に『クラウド』の活用は欠かせない武器となることでしょう。

■今回紹介したツール・サービス

  • スマートフォンと活用することで業務効率化を実現できるクラウドサービス
  • 在宅勤務を簡単に実現できるクラウドサービス
    →「G Suite
    →「Office 365 with KDDI
    →「LINE WORKS with KDDI

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