『クラウド』の基本、そしてビジネスへの活用方法を紹介してきた本シリーズ。最終回はクラウド導入時のポイントについて解説していきます。まず実際にあったクラウド導入失敗事例を見てみましょう。

<ケース1: 社内の要望をとりまとめずに契約・導入を進め、失敗>
●関西のとある学習塾チェーン
大阪府下をはじめ、近県を含めて60の教室を展開する進学指導塾。講師の中にはアルバイト採用の者もおり教育レベルの標準化が求められていました。そこで『クラウド』を活用して講師間で知識・ノウハウを交換できる環境をつくりたいと考え、あるクラウドサービスの契約・導入を進めていました。
すると、これを聞きつけた、総務部からは経費精算を『クラウド』で実施したいという要望、また管理部からも生徒の個人情報を『クラウド』で管理したいという要望が次々に挙がり、必要な機能を追加することに。それに伴い、セキュリティ要件も引き上げなければならなくなりました。

<結果>
結果として、『クラウド』に、プライバシーマークの条件を満たすレベルでの高いセキュリティが必要となり、アクセス権を正社員のみに絞らなくてはならなくなりました。アルバイト講師がアクセスできない事態となってしまい、本来の目的であった、講師間コミュニケーション強化の実現はままなりませんでした。

<ケース2: 導入はしたもののサポート不足で活用されず、失敗>
●愛知のとある居酒屋チェーン
愛知県内で25店舗を展開する、ある居酒屋チェーンでは、従業員のシフト管理や給与計算、また教育用の動画配信やレシピの共有などを行うためにクラウドサービスを導入することにしました。

<結果>
導入後、仕様をよくよく確認してみると、サービスのサポート業務が日中しか実施されないため、夜間のトラブルに対して翌日まで対応ができないことが判明したのです。居酒屋チェーンゆえに深夜帯でも営業は行われており、そのような時に何かしらのトラブルが起きてしまっても、すぐに対処ができず、現場からは多くの不満の声が挙がってしまいました。
夜間サポートは別途有料で受け付けてはくれましたが、コストもかさみ、徐々に使われなくなってしまったとのことです。

このような事態にならないためには、導入時にどのような事に注意すればいいのでしょうか?

まずすべきことは、「何のために導入するのか」を明確にしていくことです。独立行政法人情報処理推進機構 (IPA) によると、クラウド導入により解決できる課題は、「業務効率化」、「ITの負担軽減 (コスト、人的負担含む)」、「ITを活用したビジネス展開」の3つに大別することができるとしています。
まずは、以下のチェックシートを元に、自社に同じような課題がないか確認してみましょう。

おそらく、複数の課題にチェックが付くことと思いますが、どの課題が最初に解決するべきなのかなど優先順位を付けておくことが重要です。

次に、各課題に対して、どこまでの範囲をどのようなクラウドで解決していくべきなのか、また実際の導入に当たっての運用を決めていくようにします。
IPAの『中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引』では、クラウドサービス導入前に検討すべきことを三段階でチェックすべきだとしています。

第一段階では「クラウドサービスを何に活用するか」「そのためにどのような種類のクラウドサービスを選定するか」を決める必要があるとしています。利用範囲を決めることでそれに見合ったサービスの選定、コストが合うのかといったこともチェックしなければなりません。同時にセキュリティ上のルールなど、安全面でのリスクも把握しておく必要があります。

上記のケース1の場合、この<第一段階 クラウドサービスの利用範囲について>の主に『(1) 利用範囲の明確化』に問題があったといえるでしょう。

そもそも社内で「クラウドで何をするか」について、同意がされていなかったことが大きなポイントです。その結果、色々な部署に言われるがままに、利用範囲が広がっていき、元々の目的のためには使いにくいシステムになってしまったのです。

第二段階では、クラウドサービスの導入に際しての運用をどうしていくかを事前に決めておくことを推奨しています。
管理責任者は他業務との兼任でも構わないので、クラウドサービスを熟知した担当者をアサインするのが良いでしょう。サービスを利用する従業員全員に利用法や注意点、IDやパスワード管理について周知徹底する必要があるからです。また、万一のサービス停止に備えておくことも重要です。

上記のケース2の場合、この<第三段階 クラウドサービスの提供条件等について>の『(12) 利用者サポート』に問題があったと考えられます。新しいシステムの導入で、当初は単純なミス、使い方が分からないと入ったことが頻発することが予想されます。店舗の営業時間を考慮して『システムを使う時間』と『サポート時間』の確認をしなくてはならなかったのです。

また、クラウド提供会社からもサポートについての説明がなかったという問題点もあります。居酒屋チェーンという業態を踏まえ、サポートについての説明や提案をしなかったのは『(9) 事業者の信頼性』が低いと言わざるを得ないでしょう。

この『第三段階』は、いわゆる「業者の選定」に関することとなります。自社の業務に関して重要な業務やデータを『クラウドサービス』に委ねることになると考えると、サービス提供元の信頼性はきわめて重要な要素です。契約時の条件についてはもちろん、利用終了時のことまでを踏まえた提案・契約内容になっているかというチェックは必須でしょう。

全6回のシリーズで紹介した「クラウド入門」。クラウドは今後ますます普及していくことが予測されます。そしてきちんと活用すれば必ず会社に良い影響を及ぼすものになるでしょう。

そして、導入成功の過程で大切なのが、信頼できる提供会社を選択することです。世の中に同じような機能を持つクラウドサービスが溢れている中で、自社の課題解決実現のため、信頼できる提供会社を選択することが重要となってきます。
導入のご検討の際には、ぜひ選択肢の一つにKDDIを加えて頂ければ幸いです。