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事例で学ぶ「LINE WORKS with KDDI」のビジネス活用 その2 外にいる社員とのやりとりが多い職場編

使える! ビジネスコミュニケーションツール『LINE WORKS with KDDI』第4回 事例で学ぶ 「LINE WORKS with KDDI」のビジネス活用 II

ビジネスシーンにおけるコミュニケーションを活性化するためのツールとして「LINE WORKS with KDDI」をご紹介している本シリーズ。今回は、外にいる社員とのやりとりが多い会社でのケースをご紹介します。

社外で働く人々のコミュニケーションの取り方が課題に

日中はずっと営業に出ている。お客さまサービス部門で個人宅を何軒も訪問する。電気工事業なので1日に何箇所も工事現場を回っている…など、1日のほとんどの業務を社外で行っている社員を抱えている会社は多いことでしょう。
一方、『働き方改革』が推進されている中で、在宅勤務制度などを設けオフィスに縛られない柔軟な働き方を推奨する会社も増えています。
こうした背景を受け、特に、社内にいるスタッフと外出や在宅勤務で仕事をしているスタッフ間との連携、外にいるスタッフ同士のやりとりなどをより密なものにするために、社内コミュニケーションの改善に取り組む企業が増えています。今回は、そのような課題を<ビジネス版LINE>「LINE WORKS with KDDI」で解決した2社の事例をご紹介していきます。

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【事例】スタッフの行動管理がスムーズに! (水道工事業C社のケース)

C社は、スタッフがお客さま宅を個別訪問し水道工事を行う工事業者です。工事スタッフはほとんど一日中外に出ているため、本社の管理者は「いつ・どこで・何をしているのか」の把握が難しいことが課題でした。これまでは主にメールでやりとりをしていましたが、全員から返信があるまでに時間かかったり、そもそも読んでいるのか読んでいないのかも分からず、連絡周知もままならなかったのです。そこで、導入したのが「LINE WORKS with KDDI」でした。いくつかの候補の中で、グループ管理がしやすく、履歴の検索も簡単にできる点が評価されたそうです。

■「LINE WORKS with KDDI」の導入による改善ポイント

  1. 行動管理の徹底により無駄の削減が実現
    スタッフには「LINE WORKS with KDDI」を使って、逐一報告を入れることを徹底させました。これにより本社側で、「どのスタッフが、いつお客さま宅に訪問し、いつ作業が終わったか」という一連の行動を細かく管理できるようになりました。
    また管理者側も、それを踏まえて、個々のスタッフに都度適切な指示を「LINE WORKS with KDDI」で手軽に素早く送れるため、スタッフも連絡待ちの時間が削減されました。
  2. スタッフの作業負荷の減少
    常に連絡を取り合うことの必要性は分かっていても、多くの現場を抱え時間のないスタッフには操作に手間がかかる面倒なツールは敬遠されます。その点、「LINE WORKS with KDDI」は、プライベートで使っている『LINE』と同じ使用感で、メッセージや写真がすぐに送れる、簡単な返信ならスタンプで代用できるなど、操作が簡単で分かりやすいため、現場での作業負荷を減少させることができました。
  3. サポート体制の充実
    現場での作業は一人で行うことが多く、トラブルが発生した際、メールや電話ではほかのスタッフにすぐに連絡が取れず困ることもありました。そこで、「LINE WORKS with KDDI」のグループ機能でいくつかのサポートグループを作ることに。グループ宛てに質問を送るとグループ内の誰かがタイムリーに回答をくれるため、スムーズに作業が行え、サービス品質の向上にもつながりました。

このように、管理する側もされる側も、負荷が減り作業がスムーズに行えるようになったのです。

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【事例】外出先でもスピーディな連絡が可能に! (調剤薬局D社のケース)

在宅医療の増加、地域連携医療の課題から、調剤薬局の薬剤師が外出する機会が増えています。調剤薬局D社でも、薬剤師が直接、老人ホームやお客さま宅を訪問するというケースが増え外出時の連絡手段が問題となっていました。薬の配達をサポートするドライバーとの連絡、外出中の薬剤師と店舗とのやりとりなど、"パソコンの前にいないためメールではすぐに返信できない"、"電話ではお互いの作業を中断しての対応が必要"など不便な場面が増えてきたのです。

このような課題をかかえたD社が、情報伝達・連携ツールとして選んだのが「LINE WORKS with KDDI』でした。

■『LINE WORKS with KDDI』の導入による改善ポイント

  1. スタッフの手間の大幅な削減
    以前は、薬剤師が老人ホームや在宅患者に薬を届ける際、車での送迎依頼を複数人いるドライバーに個別に連絡し調整する必要があり、非常に手間がかかっていました。しかし今は『LINE WORKS with KDDI』のグループトーク機能を使うことで複数のドライバーに一斉に情報を送信することで、一番近くにいて手の空いているドライバーが回答してくれるようになったため、時間と手間が大幅に短縮されました。
  2. 情報伝達の正確性の向上
    これまでは、薬剤師が医師の往診に同行した際は、処方せんの内容を電話で伝えていたため、時間がかかる上に伝え漏れもありました。「LINE WORKS with KDDI」導入後は、往診の合間に処方せんを写真で送ることで、薬局側で並行して準備を進めてもらえるように。その結果、時間短縮になっただけでなく、写真で送れるため以前よりも情報が正確になりました。
  3. スタッフ間のコミュニケーション改善
    今までは店舗内の薬剤師同士の情報交換しか行われておらず、ほかの店舗との情報交換は行われていませんでした。しかし、「「LINE WORKS with KDDI」」の導入をきっかけに定期的なビデオ通話機能を利用したビデオ会議を実施するようになったところ、製薬会社からのリリース情報やお客さまからのご意見、ご要望などが共有されるようになりました。

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営業など外勤の社員を多く抱える企業のケースを紹介してきましたが、昨今では『働き方』の変革により在宅勤務を認める企業も増えています。
このように、特に社外にいる従業員の管理および情報伝達は、どのような業種・業態でも課題となっていくことでしょう。
その課題解決には「LINE WORKS with KDDI」を活用されることをおすすめします。

次回は同じく「LINE WORKS with KDDI」で問題解決した事例として、個人のお客さまとのやりとりが多いケースをご紹介します。

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