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事例で学ぶ「LINE WORKS with KDDI」のビジネス活用 その2 『社外』にいる社員とのやりとりが多い職場編

使える! ビジネスコミュニケーションツール『LINE WORKS with KDDI』第4回 事例で学ぶ 「LINE WORKS with KDDI」のビジネス活用 II

ビジネスシーンにおけるコミュニケーションを活性化するためのツールとして「LINE WORKS with KDDI」をご紹介している本シリーズ。今回は、『社外』にいる社員とのやりとりが多い会社でのケースをご紹介します。

『社外』で働く人々とのコミュニケーションの取り方が課題に

日中はずっと営業に出ている。お客さまサービス部門で個人宅を何軒も訪問する。電気工事業なので1日に何カ所も工事現場を回っている…など、1日のほとんどの業務を社外で行っている社員を抱えている会社は多いことでしょう。
一方、『働き方改革』が叫ばれている中で、在宅勤務制度などを設けオフィスに縛られない働き方を推奨する会社も増えています。
こうした背景を受け、特に、社内にいるスタッフと外出や在宅勤務で仕事をしているスタッフ間との連携、外にいるスタッフ同士のやりとりなどをより密なものにするために、社内コミュニケーションの改善に取り組む企業が増えています。今回は、そのような課題を <ビジネス版LINE>「LINE WORKS with KDDI」で解決した2社の事例をご紹介していきます。

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【事例】スタッフの行動管理がスムーズに! <水道工事業C社のケース>

C社は、スタッフがお客さま宅を個別訪問し水道工事を行う工事業者です。工事スタッフはほとんど一日中外に出ているため、本社の管理者にとって「いつ・どこで・何をしているのか」の把握が難しいことが課題でした。これまで、スタッフとのやりとりは主にメールで行っていましたが、全員から返信があるまでに時間かかったり、そもそも読んでいるのか読んでいないのかも分からず、連絡周知もままならない状況でした。そこで、導入したのが <ビジネス版LINE>「LINE WORKS with KDDI」。いくつかの候補の中で、グループ管理がしやすく、履歴の検索も簡単にできる点が評価されたそうです。

■「LINE WORKS with KDDI」の導入による改善ポイント

  • 1.
    行動管理の徹底により無駄の削減が実現
    スタッフには「LINE WORKS with KDDI」を使って、逐一報告を入れることを徹底させました。これにより本社側で、「どのスタッフが、いつお客さま宅に訪問し、いつ作業が終わったか」という一連の行動を細かく管理できるようになりました。
    また管理者側も、それを踏まえて、個々のスタッフに都度適切な指示を「LINE WORKS with KDDI」で手軽に素早く送れるため、スタッフも連絡待ちの時間が削減されました。
  • 2.
    スタッフの作業負荷の減少
    常に連絡を取り合うことの必要性は分かっていても、多くの現場を抱え時間のないスタッフには操作に手間がかかる面倒なツールは敬遠されます。その点、「LINE WORKS with KDDI」は、プライベートで使っている『LINE』と同じ使用感で、メッセージや写真がすぐに送れる、簡単な返信ならスタンプで代用できるなど、操作が簡単で分かりやすいため、現場での作業負荷を減少させることができました。
  • 3.
    サポート体制の充実
    現場での作業は一人で行うことが多く、トラブルが発生した際、メールや電話ではほかのスタッフにすぐに連絡が取れず困ることもありました。そこで、「LINE WORKS with KDDI」のグループ機能でいくつかのサポートグループを作ることに。グループ宛てに質問を送るとグループ内の誰かがタイムリーに回答をくれるため、スムーズに作業が行え、サービス品質の向上にもつながりました。

このように、管理する側もされる側も、負荷が減り作業がスムーズに行えるようになったのです。

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「LINE WORKS with KDDI」で『社外』社員とのコミュニケーションを改善!

ほかにも以下のような『社外にいる社員とのやりとり』において、「LINE WORKS with KDDI」が有効となってきます。

営業担当者が納品状況などをオフィスにいる事務担当に確認したい時

■本社の管理部門スタッフが、各店スタッフに店舗設備の状況などを確認したい時 (1)

外出中の社員が、オフィスにいる社員にちょっとした連絡を行いたい時 (2)

  • (1)
    店舗のスタッフにエアコン修理の件で問い合わせしている例 (スマートフォン画面の場合)。実際の写真も送信できるので正確な情報連携が可能に。
    • (2)
      外出中の社員から、オフィスにいる社員に打ちあわせ時間調整の連絡をしている例 (パソコン画面の場合)。オフィスにいる社員などはパソコンからでもやりとり可能。

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本コラムでは、外勤の社員を多く抱える企業のケースを紹介しましたが、昨今では『働き方』の変革により在宅勤務を認める企業も増えています。
上記例のような、特に『社外』にいる従業員との『密な連携』は、どのような業種・業態でも必要なものとなっていくことでしょう。
その課題解決には「LINE WORKS with KDDI」を活用されることをおすすめします。

次回は同じく「LINE WORKS with KDDI」で問題解決した事例として、個人のお客さまとのやりとりが多いケースをご紹介します。

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ビジネスにおける正しい『LINE』の使い方

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