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就業時間の4割が会議? 業務の『むだ』を減らす会議改革とは?

人材不足時代に効く「業務改革術」第3回 就業時間の4割が会議? 業務のむだを減らす会議改革とは?

よく『日本企業は会議が多い』と指摘されることがあります。実際、勤務時間の約4割が会議に費やされているというデータもあります。「無駄な会議などが多い」「会議などの時間が長い」「会議などの頻度が多い」などといった社内からの不満の声もよく聞かれます。

また会議中に『内職』をしている人も多く、時間を費やしても結局何も決まらずに会議が終わることもしばしばです。さらに、参加するための移動時間のロスも意外に大きいものです。今回は、このように企業の生産性向上を阻む『会議』にまつわる『むだ』と、その解決法を見ていきたいと思います。

会議のどこに『むだ』があるのか?

まず『会議のどこにむだがあるか』ということに気付く必要があります。その上で、どのようにしたら、『むだ』を減らすことができるのかを考え、対策をしていきましょう。

例えば、このような解決方法が挙げられます。

  • その会議が本当に必要かを見極め、不要な会議はやめる
  • 本当に必要な人だけに参加者を絞る
  • 開始時間と終了時間の遵守を徹底する
  • 会議で決めるべきことをはっきりさせ、時間内に確実に決定する など

これらは、規則として整えたり、各人の心がけで変えていくことが可能な方法です。

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『むだ』をなくせば、どれくらいの時間が生まれるのか

もうひとつ、会議に関わる大きな『むだ』として挙げられるのが『移動』に関するロスです。
出張を伴うような会議はもちろん、東京と横浜などの近距離であっても、移動にかかる手間は軽視することができません。参加者の出張/移動にかかる手間がなくなることで、経費の削減だけでなく、移動のために使っていた時間を別の業務に当てることでの生産性向上も期待できることでしょう。

例えば『週1回の定例会議』をウェブ会議に置き換えるだけでも、十分効果があります。移動に往復2時間かかれば月に8時間の移動時間がかかっていることになります。会議のためにわざわざ出向く時間をなくすだけで、1年で約12日分の作業時間を確保することができるのです。

また『会議資料を紙で用意する』というごくありふれた光景にも『むだ』が潜んでいます。
作成はパソコンで行っているのに、会議が始まる前にそれをプリントアウトするというのは大変に非効率なことではないでしょうか?

これらの『むだ』を削減するために有効なのが『オンライン会議』です。

もちろん以前から『ビデオ会議』や『テレビ会議』といったサービスはありました。しかし、その多くは大規模な機器が必要で、特定の会議室でしか使えない、設定の準備が大変、など『利用に当たっての手間』が大きいものでした。そのため、せっかくそれらのツールを導入しても社内活用が進まないという例が多々あったのです。

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セキュリティも安心で、使いやすい『会議システム』とは?

このような『利用に当たっての手間』を大幅に削減した『オンライン会議』サービスが「Cisco Spark with KDDI」です。
ビジネス利用に耐えうる高品質、髙セキュリティも担保した「Cisco Spark with KDDI」の利用メリットを見て行きましょう。

  • 1.

    マルチデバイス対応だから、だれでもどこからでも会議に参加できる

    「Cisco Spark with KDDI」は、マルチデバイス対応で、スマートフォン、タブレット、パソコンなどのデバイスとインターネット環境さえあれば、どんな場所からも会議に参加できます。
    また、会議開催者がライセンスを保有していれば、会議参加者はIDを持っていなくても会議に参加できます。取引先などの社外の人にも会議に参加してもらいたい場合でも対応可能なのです。

    誰とでも自由に会議 会議室でも モバイルでも 社外でも

    会議をスタートさせるに当たっては、特別な準備は必要ないため、すぐに会議を開催することもできます。参加者も、例えばノートパソコンやスマートフォンから簡単な操作で会議に参加することが出来ます。

  • 2.

    日程調整、資料の共有も手軽にできるから、会議準備の手間が削減できる

    『チャット機能』を使う事で、会議の日程調整や資料共有、事前の簡単な議論など、会議前から仕事を円滑に進めることが可能です。また、カフェなど発言がしにくい場所からでも会議に参加できるというメリットもあります。『ファイル転送機能』を使えば、突然必要になった会議資料もその場で受け取ることができます。

  • 3.

    特別な設備がいらないから、すぐに導入できる

    「Cisco Spark with KDDI」では、会議専用のデバイスさえあれば、プロジェクター、マイク、スクリーン、各種ケーブル、ホワイトボード、スピーカーなどが不要です。そのため、諸々の準備も少なくすぐに導入しやすいのも魅力です。

「Cisco Spark with KDDI」は、こうした理由から、今までウェブ会議やTV会議システムを導入することを躊躇されていた企業にも選ばれています。そして、それを活用することで会議における時間の『むだ』の削減に成功しているのです。

* * *

労働生産性をさらに向上させる一歩として、まずは会議のあり方、そしてやり方を見直していくことを実践されてみてはいかがでしょうか?

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