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コミュニケーションの活性化で生産性が大きく変わる! スムーズな情報共有術とは?

人材不足時代に効く「業務改革術」第4回 コミュニケーションの活性化で生産性が大きく変わる! スムーズな情報共有術とは?

『社内での情報共有がうまくできていない』という課題を抱えている企業は多くあります。特に拠点が多く点在する企業、多店舗展開する流通業などでは、大きな課題となっているようです。また、正社員だけではなく、契約社員、パート、アルバイトなどさまざまな雇用形態があり、『誰にどこまで情報を共有するか』という問題もあります。ITに関する知識も個人によって違うため、難しいツールでは使いこなせないケースもあります。
スムーズな情報共有ができないと、情報の行き違いや伝え漏れなど、コミュニケーション時の『むだ』が増え、生産性を下げる要因となります。
そこで本コラムでは、コミュニケーションを活性化させるための、簡単に使えて満足度も高い情報共有術をご紹介していきます。

従来の方法で情報伝達がうまくいかない理由

社内の情報共有のツールとしてよく使われているのはやはり『メール』でしょう。
ただしメールでやりとりする場合、利用者にメールアドレスを発行する必要があるため、アルバイトやパートの出入りが激しい場合などは、社員のみが活用していることも多くあるようです。そのような場合、社員は得た情報を、パート、アルバイトなどのスタッフに、LINEなどの個人のSNSを使って伝えていくというケースが出てきます。しかし、これらは個人向けのツールであるため、社内の大事な情報を誤ってほかの人に送ってしまったり、紛失時に他人の目に触れる可能性があったりと、セキュリティ面での不安が大きいものです。

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適確に情報を共有するために求められる機能とは

メールアカウントを発行・管理する手間はかけたくない、LINEのように手軽に連絡が取りあえ、かつ、ビジネスでの利用に耐えうる安全な手段がほしいとなった場合、企業においては、どのような機能を備えたツールを選ぶのが良いのでしょうか? 3つのポイントでまとめてみたいと思います。

  • 1)
    万全のセキュリティ対策
    パスワードポリシーを管理できる、トークログが閲覧できる、ファイルのダウンロードが制限できるなどのセキュリティ機能があることが望ましいでしょう。さらに、スマートフォン紛失時には、アプリケーション自体を遠隔から削除することができるなどの情報漏えい対策を備えていれば万全といえます。
  • 2)
    誰でもすぐに使いこなせるインターフェース
    多くの人が活用する情報共有ツールであれば、使い易いことは非常に大切な条件です。特別な研修などを受けなくても直観的に使いこなせる、あるいは、使いなれたほかのツールと似通っているなどといった特徴があるとよいでしょう。
  • 3)
    『情報が伝わったか』を発信者が確認できる機能
    LINEの特徴的な機能である、相手がメッセージを読んだか分かる『既読』機能ですが、これは東日本大震災の教訓から付け加えた機能とも言われています。2016年の熊本地震の際も、LINEの既読機能で知人の安全が確認できたという報道もありました。仕事の現場においても、複数の人に同じ内容の連絡を一斉に行った場合などに誰が確認済かが分かると非常に便利です。

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【事例紹介】導入成功のカギは『誰にでも使える簡単さ』にあり!

上記の三つを充たすツールとして、「LINE WORKS with KDDI」が挙げられます。
このツールを実際に業務に取り入れ、コミュニケーションの活性化を実現させた小売業A社の例を見てみましょう。

複数の店舗を抱えているため、情報共有が大きな課題だったA社。さらに、社員だけでなく、パートやアルバイトなど雇用形態が違うスタッフも多く、『何を誰まで伝えるか?』『どんな手段で伝えるか?』という点で悩んでいました。
主な社内周知方法はメールでしたが、メールでの連絡の場合、パソコンの前にいないと確認できず、お客さま対応で席にいないことが多いスタッフにはすぐに伝わらないといった問題がありました。パートやアルバイトの人たちは、会社のメールアカウントを持っていない人も多く、ある人には個人用携帯のメールに、ほかの人にはプライベートのLINE宛てに連絡を行っていましたが、手間が煩雑で、セキュリティ面でも不安がありました。

このような課題を解決する方法として導入されたのが、「LINE WORKS with KDDI」です。
接客の合間のちょっとした時間や休憩時間にもスマートフォンで簡単にメッセージを見ることができ、全員がほぼ同時に情報を確認できるようになりました。また、日頃使い慣れているLINEと同じ操作感なので、すぐに返事をしたり、簡単な返事であればスタンプで返信したりと手軽な意思疎通ができるようになったことでコミュニケーションの頻度も上がりました。LINE特有の『既読機能』も有しているため、情報を通知する側にとっては、情報の到達が瞬時に分かることも大きなメリットです。「LINE WORKS with KDDI」導入により情報の洩れや行き違いも減り、社内の絆も深まったようです。

* * *

多くの企業が抱える『情報伝達がうまくいかない』という課題は、このような最適なツールを活用することで解決できます。そして、コミュニケーション上の『むだ』を無くすことで、生産性向上も期待できることでしょう。情報伝達の課題を抱えている企業は、ぜひ一度検討されてみてはいかがでしょうか。

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