これまでのコラムで、生産性向上を阻む『3つのむだ』について話してきましたが、その『むだ』を無くす手段として、スマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスとクラウドサービスが有効であったことが事例などを通してお分かりいただけたかと思います。
本コラムでは、総まとめとして、ある会社員の一日を例にとり、スマートデバイスとクラウドが実現する生産性の高い働き方の具体的事例をご紹介します。

今まで、『会社で働く』ということはすなわち『会社にいる』ことを意味していました。会社にいなければ、電話連絡も、資料やFAXの確認も、会議への参加も不可能だったからです。携帯電話が普及して社外でも電話が取れるようになっても、『今は外出中なので、会社に戻ってからメールを確認します』という会話が当たり前でした。

しかし、現在は事情が変わりつつあります。例えばスマートフォンの普及により、外出先でもメールの確認ができるようになったのもその一つです。会社という場所に縛られることなく、より自由に、高い生産性を発揮して働ける時代がやってきているのです。このような変化の背景として、一つには、スマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスの普及、そしてもうひとつは、クラウドを利用してメール送受信やファイルなどを共有することができるサービスの登場があります。

スマートデバイスとクラウドサービスを活用し、会社という場所に縛られない、生産性の働き方とは高い働き方とは、具体的にはどのようなものになるのでしょうか。
ある会社員の一日を例に考えてみましょう。

朝、目を醒ました営業担当のAさんは、朝の仕度をすませると子どもを保育園へ送りとどけ、自宅に戻ると、机に向かいました。満員の通勤列車に乗る必要はなく、朝の時間にも余裕があります。

机の上のパソコンを起動させたら、まずは、「G Suite Business (クラウド型グループウエア)」の「Gmail (TM) (メールツール)」や「Google カレンダー (スケジュール共有ツール)」を確認。業務開始メールを部署に送り、メールやスケジュールのチェック、共有を行います。

午前中の最初の予定は、社内会議です。「Cisco Webex with KDDI (ビデオ会議システム)」を活用することで、自宅からも参加できます。会議の資料はビデオ会議システムの『ファイル共有機能』を利用して共有されるため、社内にいるのとほとんど変わらない感覚で会議に参加できます。

午後は、同僚と合流して商談に向かいます。打ち合わせで必要になりそうな資料は、あらかじめ営業アシスタントが「Google ドライブ (ファイル共有ツール)」に格納してくれています。商談の席では急な質問も飛び出しましたが、スマートフォンから「Google ドライブ」にアクセスし資料をその場で確認することで、すぐに回答することができました。打ち合わせで詳細を確認したあとは、スマートフォンから「Gmail」で見積もりの作成を社内に手配しておきます。

打ち合わせ終了後、自宅に戻ります。打ち合わせの詳細を「Gmail」で報告し、「Google ドライブ」で同僚と共有している資料に目を通し、新たな書類を作成していると、子どものお迎えの時間がやってきました。一旦仕事を中断し、保育園に迎えに行きます。
保育園から戻り、作りかけだった書類を最後まで作成していると、午後に依頼していた見積もりが、「Google ドライブ」に上がってきました。内容を確認し、アシスタントにOKの旨を「Google ハングアウト (チャットツール) で連絡。業務完了メールを部署に送り、今日の仕事は終了です。

場所に限定されない働き方が可能になれば、上述の例のように、移動時間などの負担がかなり軽減されます。働く側にとっては、より余裕をもった状態で、一日の仕事ができるようになるでしょう。結果としてむだな時間が削減され、効率良く自分が担当する仕事も進めることができるようになります。

また、会社にとっても、このような環境を構築することにはメリットがあります。例えば、顧客先での打ち合わせで急な質問が出た場合、従来であれば一度会社に持ち帰り、そこで確認して返答していました。そうなると、見積もりが出るのも数日後ということになりかねません。しかし、クラウドを使ったグループウエアを活用することにより、その場ですぐに返答でき、見積もりも即日出せるようになるのです。会社としても、同じ工数で実行できる仕事の量が増えることになります。

このように、場所に縛られない働き方は、社員・会社双方にメリットをもたらします。

今までも、生産性向上を目指して、ビデオ会議やグループウエアを積極的に導入してきた会社は多数ありました。しかし、ビデオ会話を導入したものの、専用の機器が必要で扱いが難しく、うまく使いこなせないというケースは少なくなかったようです。また、せっかく導入したグループウエアも、社内からしかアクセスできなかったりなど実際の使い方にそぐわないものだったりと、結局は『導入しただけで活用されず』という結果に終わってしまったケースも多かったのです。

しかし今では、『ビデオ会議』も『グループウエア』も、クラウドを使って簡単に利用できます。クラウドなら社外からスマートデバイスでアクセスすることも容易にでき、時間の『むだ』を省き、生産性を向上させることができます。生産性を上げたいなら、スマートデバイスとクラウドの活用は必要不可欠です。