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スマートフォンの業務活用に求められるネットワーク環境

どこでも仕事が出来る環境整備STEP.1 ネットワークの見直しから始める職場改革 第4回 スマートフォンの業務活用に求められるネットワーク環境

前回まででテレワーク導入のポイント、その中でも安全なネットワーク構築について解説しました。そこで今回は安全なネットワークとスマートフォンなどのスマートデバイスの組み合わせで、業務においてどのような効果がでるのか事例でご紹介致します。

営業社員がモバイルワークをした場合の効果

営業社員にとってレスポンスが早いということは、取引先からの信頼獲得はもちろん、競合との差別化においても非常に大きな武器となります。具体的にはスマートデバイスを活用することで次のような効果が期待できます。

1) 取引先へスピーディーな提案が可能に
例えば商談において、これまでは最新の社内データをチェックする、上司の承認を得るなどといったことは一旦、帰社してからでないとできませんでした。しかし、スマートフォンやタブレットから社内ネットワークにアクセスできれば商談中にそれらのことをリアルタイムで行えるようになり、スピーディーな提案が可能になります。

2) 顧客との深いコミュニケーションを築ける
取引先の顧客との連絡において、資料やデータの閲覧が必要な場合は、移動中はチェックができず帰社するまでのタイムラグが生まれていました。しかし、移動中でもメールが閲覧できるようになれば、リアルタイムでのやりとりが実現。顧客とのより深いコミュニケーションが築けるようになります。

3) 取引先からの直帰が可能に
取引先で商談などを行った際、日報の作成、メールのチェックなどだけのために帰社することは、業務効率はもちろん、経費節減のうえでも非常に非効率です。スマートフォンやタブレットで外出先から日報作成・提出、メールのチェックが実現すれば、業務効率は大幅にアップします。

上記の例は営業担当者がモバイルワークをした場合を想定した効果ですが、在宅勤務型のテレワークでも、自宅からスマートフォンやタブレットで社内ネットワークに接続することで社内にいるのと同様に業務を行うことが出来ます。

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外出先からの業務を実現するための安全なネットワークとスマートデバイス

業務効率化実現に大きな効果を発揮するテレワーク。しかし、そのメリットを享受するためには、社内ネットワークに安全に接続できる環境が必須です。そして、そのネットワークを介して、これまで社内でしか閲覧することができなかったメールや資料を外出先からでも閲覧可能にするスマートフォンなどのデバイスも必要になります。むしろ、スマートフォンなどから社内のシステムにアクセスして、効率的に仕事を進めるために、安全なネットワークが必要だと言っていいのです。

今までと変わらない環境でビジネスを続けるならば、これまでのネットワークでも大きな問題は生じないでしょう。しかし、今や多くの企業がスマートフォンなどのスマートデバイスをビジネスで活用しています。それは『便利だから』にほかなりません。そんな時代に「ネットワークが旧来型のものだから、スマートフォンからアクセスができない」というのでは、せっかくのスマートフォンが活かされていないことになります。外部からアクセスができないネットワーク環境のままでは、生産性を高める働き方の実現は難しいでしょう。スマートデバイスと安全なネットワーク環境は、テレワーク実現のためにはセットで考えるべきことだと言えるでしょう。

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スマートフォン×安全なネットワークで業務効率化を実現した企業事例

最後に実際にテレワークを導入に成功した企業の事例を2つご紹介します。

1) 中堅外食チェーンの場合
以前から営業担当は携帯電話・パソコン・データ通信端末の3台体制でモバイルワークをしていましたが、端末が多くて持ち歩くのに不便だと言う声が多く上がっていました。また、メールや資料チェックを行うには、わざわざパソコンを立ち上げなくてはならないなど、簡単な作業でも手間がかかることも決して業務効率はよくありませんでした。

そこで各店舗を回るスーパーバイザー・営業・役員など約150人が利用していた携帯電話をスマートフォンに切りかえ、メールや資料チェックをスマートフォンでできるようにしました。ほとんどの社員はノートパソコンを持ち歩くことが減り、移動の負担が小さくなりスマートフォンだけでは済まない作業をする場合には、ノートパソコンから、リモートアクセスによるセキュアなネットワーク環境で作業をするなど、場合によって使い分けるようになりました。社員からは「スマートフォンで時間の効率的な仕事ができる」「リモートアクセスなら社内にいる環境と変わらず仕事ができる」と好評です。

外出先でもスマートフォンで情報共有、適確な指示が可能に!

2) 訪問介護サービス事業の場合
主として訪問介護事業を展開するB社。以前は訪問看護にかかわる記録書・報告書・計画書類は、ほとんどが紙媒体のため、書き込み作業の負担はもちろん、リアルタイムでの情報共有も難しい状況でした。そこで訪問看護職員約120名にスマートフォンを支給。職員間の連携を強化し、リアルタイムでの情報共有を可能にしたうえ、記録書の電子化によって書き込み作業の負担も大幅に減少しました。会議記録は、個人情報を含む場合が多く、内容も医療情報など情報セキュリティ要件が高いものばかりです。そこで、高い情報セキュリティ要件をクリアするモバイルサービスを導入し、セキュリティを強化しました。

この様に、テレワークの実現には、スマートフォンをはじめとするスマートデバイスが欠かせません。同時に高い情報セキュリティを保つネットワークの構築がなされなければ、それを活用することができないという事実もあります。外にでるスマートデバイスと社内外を安全につなげるネットワークはテレワーク実現に欠かせないものだと言えるでしょう。

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