業務効率化を実現する、オフィスの電話改革のポイントを紹介していく本シリーズ。
コミュニケーションツールとして欠かせない電話機ですが、どのようにすればコストをかけずに効率よく活用することができるのでしょうか。第二回は、PBXそのものにかかるコストについて解説します。

PBXは多くの企業に導入されている電話回線の構内交換機です。会社の代表電話にかけると、まずはこのPBXにつながり、そこから各内線番号へ転送されたり、各内線番号から外部に電話をかけたりすることができます。

PBXの耐用年数は6年ですが、壊れていないからという理由で10年以上も利用し続けている企業や、交換するよりも再リースの方が安い、という理由で耐用年数を超えて使い続けるという話も珍しくありません。

当然、長年使い続けると故障やトラブルが頻発します。保守が切れているために、そもそもの修理ができないという問題や、故障した際に高額な修理費用がかかってくる、また交換部品がないという問題もあります。すぐに電話が復旧せず、業務に多大な支障をきたすことも容易に想定できます。

このように、業務が大幅に停滞してしまうリスクを回避するため、何らかの対策を講じなければなりません。漠然とした危機感はあるものの、今大きな障害なく使えている電話環境を変えるということに中々積極的になれないという企業も多いでしょう。しかし、障害が発生してからでは遅いのです。

老朽化したPBXが抱える問題を解決するには、単純に老朽化したPBXを買い替えればよいのでしょうか? PBXを買い替える場合、一括購入、もしくはリース契約することになります。多くのの企業がリース契約を採用しており、購入した場合に比べると物品購入費用として一時金を抑えることができます。

一時的なコストは抑えられたとしても、PBXには維持コストが必要です。例えば、社員の配置転換などによりオフィス内のレイアウトが変更された場合、内線電話番号の設定などPBXの設定変更費用が発生し、その都度コストがかかります。

他にも、社員が増員し、PBXの回線数が不足した場合は、PBX自体を増設する必要があります。既存のPBXを単純に使い続けるだけでは、人員増加や支店増加の度に設定変更費用やPBXの増設に多額のコストがかかってしまうことになります。

古くなったPBXを故障していないからと再リースを繰り返し、長く使っていると、維持コストの負担が増える上に故障の危険が増します。しかし新しいPBXに交換しようとすると、導入コストが掛かってしまいます。一方で前回のコラムでも話題にしましたが、外回りの多い営業職などはスマートフォンや携帯電話の利用が主流であるため、オフィスに一人一台ある固定電話はあまり利用されなくなりつつあります。
そういった状況から、PBXを交換するタイミングで、社員の電話利用状況にあわせて電話環境を見直す企業が増えています。

特にスマートフォンや携帯電話を内線として利用でき、通話料のコスト削減と取次業務の工数削減が期待できるFMCサービスはPBX更新時に同時に多くの企業で採用されています。

次回はFMCサービスの導入により固定回線の取次業務の負荷軽減に成功した事例をご紹介します。