事業を継続するために守るべき『人』『モノ』『情報』。前回は『人』を守るための緊急時の連絡についてご紹介しました。今回は『情報』についての話です。今や、あらゆる業務は情報に支えられています。情報が失われると、人や設備が残っていても、以前と同じように事業を続けることが難しくなってしまうのです。

どんな業種でも、企業規模に限らず、パソコンを仕事で全く使っていないということはないでしょう。SNSを使っていなくても、お客さまとのメールのやりとり、経理関係の記録、お客さまとの取引情報、さらには人事や労務関係の情報などもパソコンに入っているのではないでしょうか。特に総務担当者のパソコンは、企業経営の根幹に関わる情報が集中している可能性があります。
それだけではありません。製造業ならば設計図や加工の記録、製造機器を動かすためのデータなども大切なデータです。商品の在庫情報や取引の記録、お客さまとの契約書も最近は電子化されているものも少なくありません。

大切なデータが入ったパソコンの調子が悪くなり、データがなくなるのではないかと肝を冷やしたことは、多くの人が一度や二度は経験していると思います。そのため、外付けのHDDやDVDなどにデータのバックアップを取っているという経営者も多いでしょう。しかし、それらは本当に充分な対策と言えるのでしょうか?
社内のパソコンやサーバー、バックアップ用のHDDなどにデータを保管していても、万一災害で工場や事務所が被災したら、一緒にだめになってしまう可能性のほうが高いのです。

大企業ならば、全国に支店・支社や工場があり、そこでデータのバックアップを保管できるでしょう。首都圏と九州などの離れた地域で同時期に大規模な災害が起こる可能性は極めて低いからです。しかし、事務所も工場も一つという規模の場合、どのように対応すればよいのでしょうか。既存のレンタルサーバーサービスなどでも、複数の地域にサーバーを置いて同期させておくサービスはありますが、割高になりがちです。社内にサーバーを置いたり、社内のパソコンでデータを管理していることが多い小規模事業者の場合、なかなか安全なデータのバックアップ手法がないのが現実なのです。

そこで活用すべきなのが、クラウドサービスです。クラウドサービスでは、そもそもデータをインターネット上に保管します。そのデータも各地に分散保管されているので、災害発生時にデータが破損、紛失する危険はほとんどありません。データにアクセスするIDとパスワードさえ確かならば、会社のパソコンが全滅しても、新しいパソコンと通信回線だけで、すぐにデータにアクセスできるのです。

しかも、従来のレンタルサーバーと比較するとかなり安価にサービスを利用できます。クラウドサービスを活用すれば、災害時への対応だけではなく日常の業務上でもかなり利便性が向上するでしょう。

実際にクラウドサービスを活用してデータを守ろうとする場合、気を付けるべき点もあります。クラウドサービスは災害には強いのですが、サービス自体のシステムトラブルの可能性もあるということです。現在、普及しているクラウドサービスでは何重にもシステムを保護して、そう簡単にはシステムトラブルが起こりにくい工夫をしていますが、可能性はゼロではありません。そこで、データをクラウドだけに保管するのではなく、社内のサーバー、HDDなどにも保管するのです。万が一、クラウドサービスのシステムトラブルが起こっても、社内データは別に保管されているので、安心できます。

もう一点、クラウドを利用する場合、気になるのがセキュリティです。現在、ほとんどのクラウドサービスでは、データの暗号化を自動的に実施しており、IDとパスワードが合致しない対象にはデータが読めない状態にして保管しています。クラウドサービスを利用する際には、そのようなセキュリティ手段が講じられているか、確認するとよいでしょう。