これまで二回のコラムで、中小企業、特に従業員数100名未満の企業では、生産性の向上が急務であることを説明してきました。今、有効求人倍率は上がり続けており、業績を拡大したくても人員を増やしていくことが難しくなっています。それどころか、人材は放置していると自然に減っていくものなのです。このままでは企業を維持するどころか、事業の縮小という事態を招きかねません。だからこそ、生産性の向上が必要になります。今回はその一環として『今いる人材を最大限に活かす取り組み』を行った事例を紹介します。

人口減少時代である今、かつてのように『人員を増やせば、売上 (利益) が伸びる』という考え方は通用しなくなっています。そもそも、容易に人を増やせないのです。厚生労働省が平成30年5月29日に発表したデータによると、有効求人倍率は1.56倍とバブル期の1.46倍、高度経済成長期 (1974年) に記録した1.53倍さえ超える高水準になっており、2017年4月にバブル期超えの1.48倍を記録してから、高水準を維持し続けているのです。

このような状態では新卒採用はおろか、中途採用も中小企業には厳しい状況になります。まして、人材は放置していると減ります。現在のように採用難で人材不足が叫ばれている環境では、次々に好条件の求人が出てきます。信頼していた従業員が突然転職するということは他人ごとではありません。
また、いくら環境がいい会社でも、両親の介護をしなければならず今までと同じように働けない。産休・育休で働くことができないなど、現在の保育園不足、介護需要の今後の増加を鑑みると、どんな企業でも直面する課題と言えます。とくに中小企業では、一人ひとりの従業員に依存する度合いが高くなります。社員数が300人の企業で3人が介護離職する影響と、30人の会社で一人が介護離職する影響では、どちらが大きいかは明らかです。さらに、小規模な会社では一つの業務に担当者が一人しかいないということは珍しくありません。その人が突然働けなくなったら、その業務を誰が担当するのでしょう。場合によっては、その技術が継承されていないということさえありえます。

地方で地域密着型の電気設備業を営むF社。単なる工事だけではなく、プラントや大型施設の電気設備の設計、工事から保守・運用まで『電気設備に関わること』を専門とすることで、地元で高い評価を得ています。しかし、数十名という企業規模、地方だけでの事業展開ということもあり一般的な知名度はほとんどありません。従業員も多くは第一志望、第二志望の企業に入社できなかった『不本意入社』が多く、定着率も高くはありませんでした。

そこで『辞めたくない会社』になるために、さまざまな制度や仕組みを導入。自分のアイデアを直接上層部に提案できる『創意工夫提案制度』、『No残業Day』の設定や社員の提案を基にムダの削除を実行するなど、社員が自ら会社に参加する風土を作るように努めました。加えて、目玉施策として『全員参加の経営会議』を実施。経営状況や社内の取り組みを共有して、意見も自由に発言できるようにした結果、今では社員全員が当事者意識を持つようになりました。
経営会議は基本的に全員参加ですが、ウェブ会議システムを導入して、どうしても直接参加できない社員は外部からも参加できるように工夫しています。また朝礼や毎日の連絡事項はグループウエアで共有され、いつでも確認できるようになっています。熟練の社員のノウハウや技術を若手に継承する取り組みでも、定期的な勉強会に加えて、グループウエアでの情報共有や、実際に作業動画をアップしていつでもスキルアップできるような工夫が行われています。

F社では、これらの取り組みを始めてから、明らかに離職者が減少したそうです。また『創意工夫提案制度』から新規事業が生まれる、取引先からの満足度も向上するといった効果が出ています。

前述のF社では離職率が減少しましたが、それでも離職はゼロではありません。定年退職などを除くと、目立っているのは『育児休業からの離職』『介護離職』です。結婚・出産して育児休暇を取っていた社員が、保育園が見つからずやむなく退職する育児離職では、経験も積んでこれからたくさんの仕事を任せたいと考えていた社員が辞めてしまうことになります。一方『介護離職』では、30～50代のまさに会社の中心であり、働き盛りの世代が離職せざるを得なくなります。共通するのは、社員は辞めたくないのに辞めざるを得ないということです。

育児や介護の問題では、今までと同じように会社に通勤して、一日8時間などの単位で働くことが難しいという現実があります。
F社では、全社員に情報共有をするために導入したグループウエアを活用して、彼らの離職を食い止める方法を考えました。まず、育児の問題で離職を考えた女性には在宅勤務をすすめました。もともと経理関係の業務を中心に担当していた社員だったので、ノートパソコンを支給して、会社のグループウエア上ですべての情報を確認・業務ができるようにしました。彼女は在宅のまま、以前とほとんど同じ業務を行うことができるようになりました。
介護離職を考えていた40代の男性はもともと現場で工事を担当していたのですが、介護をしながら現場に入ることは難しいため、新たに教育担当として働いてもらうようにしました。オンラインでの研修はもちろん、作業中の現場から担当者がタブレット端末で撮影した動画をリアルタイムで確認し、その場で指示を出して教えることもできるようになりました。こちらは今までと同じとは言えませんが、その人の経験やスキルを活かす形で仕事を続けていただいています。

このように、人が辞めない環境・働きやすい環境を作ることは、人材確保だけではなく、効率化・生産性向上につながります。次回は、より具体的な業務上のムダを削減した事例をご紹介します。