2018年3月、KDDI まとめてオフィスでは、取引先企業を対象にアンケート調査を実施しました。この調査結果から、企業規模ごとのIT導入状況が見えてきました。このコラムでは、全5回にわけて、特に99名以下の中小企業の結果を軸に、『成長するためにはIT環境をどう整備していくべきか』を『アンケート結果』から考えていきます。第1回は、多くの企業が気にする『コスト』について解説します。

KDDI まとめてオフィスが2018年3月に実施した『IT成熟度診断アンケート』では『コスト』『運用』『ワークスタイル変革』『クラウド化』『モバイル』など、昨今話題にのぼる業務効率化の5つのテーマを取り上げました。対象となった企業は業種を問わず、99名以下の中小企業、100～499名の中堅企業、500名以上の大企業に分けて集計が行われました。
アンケート結果から、大企業では肥大するコストや運用の効率化など、いくつかの課題は抱えているものの、クラウド化やモバイルの活用が進んでいることが見えてきました。一方、中堅企業、中小企業ではクラウド化や、スマートフォンの活用が実際には推進できていないようです。
特に、中小企業ではスマートフォンの活用、グループウエアなどの導入によるワークスタイル変革、業務効率化などを期待していながら、コスト不足・人材不足・情報不足を主な理由として、それらの導入が進んでいない状況が垣間見えています。

このような結果に対して、中小企業の経営者、情報システム担当者の『うちはまだ規模が小さいから』『クラウド活用やワークスタイル変革とか、大きな企業の話だから』といった反応が想定できます。しかし、これからやってくる人材不足の時代こそ、成長していくために積極的な取り組みが必要です。
このシリーズでは、中小企業と中堅企業の違いを元に『今、中小企業が取り組むべき第一歩』を明らかにしていきます。

『コスト』に関する質問では、企業規模による回答の差はほとんど現れませんでした。『サーバーなどのハードウエアのコスト』『通信費・利用料などのランニングコスト』への課題感が並んで強いという結果になっています。唯一、『業務委託に関するコスト』については大企業の課題感が強く出ていますが、これは中小・中堅企業では、そもそも業務委託があまり行われていないという想定ができます。
この結果は、中小企業でも自社でサーバーを購入し、管理しているという実態が明らかになっていると言えるでしょう。業務のためにメールサーバーやファイルサーバーを購入して管理しているものの、そのコスト負担は中小企業にとっても小さくはないのです。

また、規模が大きくなるとそれだけサーバーの容量も増え課題感は変わりません。つまり成長しても『ITへのコスト』は常に課題だということです。

中小企業でも中堅・大企業と同じく、サーバーなどのハードウエアや業務用のソフトウエアを購入している現状は変わりません。すると、減価償却を意識したハードウエアの買い替え、メンテナンスの出費、ソフトウエアの更新、EOS (サポート・更新サービスの停止) による買い替えなどでの一時金コストの負担は大きなものになります。従業員数が少ない中小企業では、それぞれが少額でも経営への影響は決して小さくありません。これは中堅企業でも同様です。

将来企業規模が大きくなることを想定した場合、早期に『所有』から『利用』へITの利用形態を転換することを検討したほうがよいでしょう。

サーバーを買う場合は、どんな容量のサーバーを購入するか、置き場所をどうするか、メンテナンスをどうするかなど、さまざまな準備がありますが、どれも『所有』することによって生まれることです。また、一度購入したサーバーの容量は変更できないうえに、自社のものである以上、メンテナンス費用もかかります。

一方、クラウドサービスは必要な容量だけを契約し、規模が拡大したらフレキシブルに容量を変更できます。ソフトウエアもクラウドサービスを利用すると、月額の使用料で管理でき人員の増減にも臨機応変に対応できます。

『コスト』課題を解決するには、まず『今、IT環境にかかっているコストを把握する』ことが第一歩です。そのうえで、クラウド化したらコストがどのように変化するかを試算します。この際に『減価償却=ハードやソフトを買い換える期間』を含めて、中長期のコストを試算しましょう。

成長を目指す中小企業こそ、身軽で環境の変化に対応しやすいクラウドサービスでコスト課題に取り組むメリットは大きいかもしれません。

次回は『IT環境の運用』について解説します。