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『働き方改革』を実現する「ユニファイド コミュニケーション」の活用法とは

安倍政権の掲げる『一億総活躍社会』を実現するための要は『働き方改革』。これは 少子化ジャーナリスト白河桃子さんの『イマサラ時事』のインタビューでの指摘です。一方、東京都は、長時間労働の削減などについて2~3年後の目標や取り組み内容を宣言書に定めて改革に取り組む企業を支援する『TOKYO働き方改革宣言企業制度』を今年度から開始しました。国や自治体による働き方改革を支援する機運が高まっています。

企業を支援するだけでなく、自治体自らが率先して働き方改革を進めている事例も登場しています。そのための実現手段が「ユニファイド コミュニケーション」の導入でした。

スマートデバイス普及が背景に

「ユニファイド コミュニケーション」は、音声と映像、さらにテキストを統合したICT (注) 利用環境です。固定電話や携帯電話、チャット・プレゼンス・アドレス帳、ウェブ会議、専用端末を使ったビデオ会議などで構成されています (図1)。

図1 ユニファイドコミュニケーションとは

通信コストや運用コストの削減効果などが期待され、10年ほど前から注目されてきました。昨今、再び関心が高まっているのはコミュニケーションデバイスの変化が背景にあります。スマートフォンやタブレットといったスマートデバイスの急速な普及が後押ししているのです。

総務省の『平成26年度通信利用調査』によれば、2010年から2014年にかけて世帯の携帯電話の保有率は95%程度と横ばいで推移していますが、スマートフォンは9.7%から64.2%へ、タブレットは7.2%から26.3%へと増加しています。個人の保有率の上昇に伴って企業内での業務利用も拡大しています。ある民間企業が2016年4月に実施した調査によれば、約4割の企業がスマートフォンを業務利用しているという結果が出ています。(図2)。

図2 主なICT機器の世帯保有率の推移 総務省「平成26年通信利用動向調査」を元に作成

  • 注)
    ICT: Information and Communication Technologyの略。情報通信技術のこと。

導入の二つのアプロ―チ

スマートデバイスの活用を前提とすることでより効果を発揮するユニファイドコミュニケーション。その導入には『ワークスタイル変革』や『音声基盤の最適化』などのアプローチがあります。(図3)。

図3 ユニファイド コミュニケーション 導入に向けたアプローチ 導入フェーズはモバイル・特定組織単位での早期の効果を獲得 活用フェーズは全社的な展開・活用でシナジー最大化

ワークスタイルの変革では、チャット・プレゼンス導入などコミュニケーションの変革から始まり、オフィス環境の変革、さらにリモートオフィスの拡大などワークスタイル変革へと発展していきます。

音声基盤の最適化では、スマートフォン内線化などモバイルの利便性向上を入口とし、固定電話とモバイルの内線統合などの音声環境の最適化、チャットやオンライン会議の本格導入による全社コラボレーションへと発展します。

住民サービス向上につなげた自治体も

「ユニファイド コミュニケーション」は、オフィス移転や音声基盤の老朽化などを契機に導入する企業が拡大しています。さらにスマートデバイスの普及に伴い、先進的な大企業だけではなく、中小企業や自治体などにも身近な存在になりつつあります。本庁舎内・全職員にKDDIのソリューションを導入した自治体もあります。

その自治体の業務における課題は、頻繁に行われる組織変更や人事異動で発生する電話機や回線の移設の負担、内線電話の取り次ぎなど非効率な部署間コミュニケーションとそれによる住民からの問い合わせ対応の遅れなどでした。「ユニファイド コミュニケーション」の導入によってこれらの課題を解決するとともに、職場に無線LANを完備することでフリーアドレス化を実現。管理職がタブレットなどを使うことでどこにいても急ぎの決裁を承認できるようになりました。「ユニファイド コミュニケーション」導入によってワークスタイルを変革したことが、業務効率化だけでなく住民サービス向上にも結び付いたといえるでしょう。

導入事例が拡大している「ユニファイド コミュニケーション」の効果を理解するには、実際に試してみるのが一番です。KDDIでは機能や操作性を直接確認できる体験ルームをご用意しています。また、お客さまの業務内容に合わせた導入プランのご提案も承っております。

あなたの会社でも「ユニファイド コミュニケーション」導入を通じた『働き方改革』の実践を、ぜひご検討ください。