ビジネスでITツールを使うには、専門知識が必要だという先入観がなかなか払拭できませんでした。
しかし、昨今、さまざまなビジネスツールがクラウド化され、IT利用が一般化されることで、その先入観も徐々になくなってきています。実は「クラウド」を明確なIT用語として最初に使い出したのはグーグルのエリック・シュミット会長だと言われています。
グーグルが提供するグループウェアの Google Apps for Work™ は、これまで難しいと思われていた大小さまざまな業務のクラウド化を実現しました。
Gmail™ や Google カレンダー™ など、多くの人が普段から使っているツールをビジネスでも使えるようになったことは、ビジネススタイルの大きな変化を加速させています。
グーグルは、「スモールスタートから始められるクラウド」を実践し、初心者でもやさしくスタートできる環境を用意しています。今回、KDDIソリューションマーケティング部の吉村が、そんなグーグルの Google Apps スペシャリスト達に、導入した企業の成功事例について伺いました。

  • 吉村 珠美

    KDDI株式会社
    ソリューションマーケティング部
    グループリーダー

    法人企業のお客さまの課題を自社サービスで解決し、事業発展に貢献する事を夢見ながら、マーケティング施策の企画・実行に取り組む。

  • 佐藤 芳樹

    Google for Work
    プロダクト & テクニカル マネージャー

    ビジネス顧客への Google サービス導入支援やサービスの活用に関するアドバイザーとして従事する。

  • 矢野 圭一郎

    Google for Work
    セールスマネージャー

    日本全国の中堅中小企業にフォーカスした Google サービスの啓蒙活動を行う。

  • ベンジャミン シーブ

    Google for Work
    パートナー セールス マネージャー

    クラウドサービスの活用により企業の皆さまがビジネスを発展できるよう、パートナー様との協業や具体的な施策を推進。

スピードアップするためのアイデア
  • Google Apps を導入した企業のサクセスストーリーや導入のきっかけについてお伺いしたいと思います。
  • 中堅・中小企業では「ヒト・モノ・金」が潤沢ではない場合もあり、一人でできる仕事量というのも限られていることから、いかに生産性を高めていくかが重要になります。社員個人の能力を上げるのは簡単ではありませんが、IT化によってその個人の能力をサポートしていくことは可能です。

    そのIT化する選択肢のひとつとして登場するのが Google Apps というツールです。実際にどうやって生産性をあげようかとなったときに、仕事のスピードアップが肝になってきます。移動しなくても会議ができる、探しているものや情報がすぐに見つかる、お客さまへのレスポンスがすごく早くなるということが、ポイントになってきます。

    Google Apps ならマルチデバイスで使えて、使い方は直感的かつすごくシンプルです。さらに、高価なソフトウェアを導入しなくてもインターネット回線があればどこからでも仕事に
    必要な情報にアクセスでき、スピードを上げることができる。全世界に9億人のユーザーがいる無償の Gmail と操作は同じなので、操作性で迷うことはありません。スピードアップは結果的に売上になって還ってくるものと思っています。
  • スピードアップによる売上拡大は経営的に見ても理想ですが、中堅・中小企業の経営者の方々に向けての具体的な事例はありますか?
  • 北海道のある電気工事会社の事例ですが、広大なエリアで働く従業員は、FAXで送られてくる注文書などの書類の受け取りに本社に戻るだけでも片道数十キロの道のりを移動していました。またこれだけ離れていると、手元の紙資料を別の作業現場で働く同僚と共有したくても、その紙を直接手渡しすることが物理的に難しい。メールへのファイル添付のような従来のスタイルは、万が一の誤送信や添付ファイルの行き先が制御不可能なため、機密情報を取り扱う同社では出来れば避けたい。

    そこで、 Google ドライブ™ の出番となりました。 Google ドライブ を利用することで、書類データへのアクセス権制御も確実になります。また、データを保存し社員間で手元のスマートフォンやタブレットから即座に同じデータを閲覧・共有することが可能となりました。最近の複合機は、受信したFAXデータを自動でPDFに変換し、指定したパソコンの特定のフォルダに保存する機能を搭載しています。この機能と Google ドライブ の同期アプリケーション(パソコンのフォルダと Google ドライブ を同期するアプリケーション)を使えば、受信したFAXデータをPDFデータとして Google ドライブ に自動アップロードする仕組みを簡単に構築することができるのです。
  • そこまで自動化できれば、遠く離れた作業場の同僚の方とも簡単に資料を共有することができますね。
  • はい。 Google ドライブ を使う前は、送られてくる作業指示書などのFAXデータは紙資料での管理でした。社内には紙があふれて、作業担当者が変わるたびに紙の指示書にサインが必要でした。急ぎで遠方の作業者とやりとりをしなければならない場合は、資料の写真を取る、もしくはスキャナーでデータ化してメールで送るなど、かなり煩雑でした。社内で紙資料の情報を共有するのはとても難しかったのです。
    普段プライベートのスマートフォンでも使っていた Google ドライブ をビジネスでも使ってみようというアイデアが、クラウド型ストレージとFAXの連携でビジネスに改革をもたらしたケースです。
  • Google ドライブ とパソコンを同期させることで、インターネットさえ接続できれば場所を問わずどこからでもファイルに安全にアクセスできる。ビジネスをスピードアップした好事例ですね。
対談1
お客さまの声をダイレクトに受け取る
  • もうひとつ、面白い事例があります。 飲食店の事例なのですが、お客さまの声をリアルタイムで集計するために、店内の顧客アンケートに Google フォーム を活用しています。回答してくれたお客さまの声・要望を即座にスタッフ間で共有することで顧客満足度の向上につなげています。お客さまは、メニューに掲載されたQRコードをスマートフォンで読み込み、 Google フォーム で作成されたアンケートにアクセスし回答します。

    紙のアンケートとは異なり、アンケートの回収からスタッフ間で情報共有するまで、一切タイムラグはありません。お客さまの回答内容は、すぐに Google スプレッドシート で集計され、厨房に備え付けられたタブレットからスタッフがいつでも確認することができます。
    そのため、例えば来店中のお客さまから具体的な要望やクレームが届いた場合、お客さまが退店するまでの間にお客さまをフォローすることができるようになりました。
  • 普通だったらお客さまが帰られたあとにクレームに気づき、口コミサイトにもいろいろ書かれてしまったりしますよね。でもその飲食店ではお店にお客さまがいる間にフォローをされている。マイナスを取り返し、逆にプラスに変えようとされているのですね。素晴らしいことだと思います。どのようにしてそんな活用アイデアが生まれたのですか?
  • そのお店の社長さんとアルバイトのスタッフが、「お客さまの満足度を上げたい」、「自分たちが働きやすくなるためには?」と議論をする中で生まれたアイデアです。
  • 結局ITツールは使い方次第で、色々なメリットを生んでくれます。先程のFAXの事例も、 Google フォーム の事例も、活用のアイデアとそれを実現できるシンプルなツールがあれば誰でもできてしまう。そこに場所を選ばないモバイルを絡めると、利用できる環境がさらに広がりますね。
使い方のアイデア次第でIT活用は簡単に実現できる
  • ある建設会社では、 Google カレンダー を作業依頼ツールとして使っています。建設現場やトラックによる資材の配送は、ドライバーへの確実な指示の伝達が必要です。今までドライバーは移動中にかかってきた電話を受けるためにトラックを停めて、指示内容をメモする必要がありました。

    Google カレンダー を使うと、件名や本文の入力欄に作業依頼内容を添えて「予定」を登録しドライバーに通知しておけば、ドライバーは車両に備えつけられたタブレットで、手が空いた時など自分の好きなタイミングで依頼内容を確認することができます。タブレット上でカレンダーアイコンをタッチする簡単な操作だけで、いつでも指示内容が確認できる。作業効率や情報伝達の確実性が上がるだけでなく、ドライバーの安全面の確保も実現できるようになりました。これもスマートデバイスとクラウドを活用した仕事の変化の好事例です。
  • 今までであれば特別なITツールやハードウェアを開発・導入して、ドライバーの方々に
    使い方を説明するなど、様々な準備が必要だったところを、 Google カレンダー で簡単
    に実現することができるようになったのですね。


    Google Apps は特別なアプリケーションやソフトの準備がいらず、ユーザーの環境をなるべくシンプルにして、インターネット接続さえあれば使うことができるので、仕事におけるスマートフォンやタブレット導入のメリットを大きなものとしてくれます。
  • これもカレンダー機能を使った保険代理店の事例ですが、 Google カレンダー に、自社で持っているお客さまの契約内容(契約の終了日、更新月など)を記録して、全員が見られるように情報共有しています。こうする事によって、例えば契約更新のタイミングになると、それに気づいた社員間で「この君の案件はお客さまのフォローしている?大丈夫?」などと確認し合うことができるんです。
  • なるほど、カレンダー機能も使い方次第では、営業支援ツールにも進化すると。工夫次第で、マルチデバイスによるいろいろなビジネスへの応用ができそうなお話ですね。
  • 将来的に顧客数が大規模になるとものすごい量になるので、カレンダーだけでは当然管理できなくなるのですけど、企業規模によってはこういう情報共有の仕方もあるな、と思います。
  • これまでは少人数の会社だと、コストがかかるという理由でIT化を諦め、紙とかノートとか、ホワイトボードっていうのが常識でした。その点、 Google Apps はクラウドなので安く、シンプルな機能とその使い方次第で、企業の規模に関わらず簡単にIT化できるようになりましたね。「9億人のユーザーがいる Gmail 」のお話のとおり、多くの人が使いなれた、操作し易いツールだからこそ仕事でも活用しやすい。 Google Apps はIT初心者から上級者まで幅広くお使い頂ける、間口の広いクラウドサービスだと感じます。KDDIでは、ご利用される多くのお客さまの様々なご要望にもお応えできるように、導入企業へのトレーニングや初期設定代行などのサポート、 Google Apps のアドオンツール(追加機能)のご提供に力を入れています。
  • KDDIは、全世界の Google for Work Partner の中から、2014年度 Google Partner of the Year の「Rising Star Award」を受賞しています。
    これは、2014年に急成長を実現したパートナーに贈られる賞で、導入実績に加え、お客さまにご提案を行うセールススペシャリストの育成、つまりお客さまへのサービス品質の向上がポイントとなっています。実際に、 Google Apps を導入されたお客さまから、導入時やご利用にあたってのKDDIのサポートに対し良いご評価の声をお聞きすることも多いです。

    Google が提供するクラウドサービスの多くは、グローバルスタンダードの仕様になっているので、日本企業の組織構造に合わせたカレンダー閲覧や社員アドレス帳など細かい要件を100%カバーすることはできません。そうした課題もKDDIが提供するアドオンツールによりサポートされますので、国内企業のお客さまも安心して Google Apps をご利用いただけると思います。
  • KDDIはネットワークやスマートデバイスも提供する通信キャリアとして、ワンストップで、また安心してお客さまが Google Appsを活用できる環境を整えています。クラウドサービスへの安全なログインを実現するID認証や、遠隔でデバイスのロックやデータ初期化を行うサービスのご提供を通じ、安心してスマートデバイスでクラウドをお使い頂けるようにサポートしています。クラウドがもたらしてくれる機能の使い方の工夫で、スマートデバイスを使った新しい仕事の進め方や、「今までできなかったことができるようになる」ということを、もっとたくさんのお客さまに伝えていきたいと思います。

Google、 Google Apps for Work、 Google ドライブ、 Gmail、 Google カレンダー、 Google フォーム、 および Google スプレッドシートは、 Google Inc.の登録商標もしくは商標です。

対談2
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