今日のビジネスは、もはやクラウドなしには語れません。
社内システムのクラウド化を検討している企業の多くが、「何から始めればいいのか」「何を選べばいいのか」という問題に直面しています。数あるクラウドサービスの中から、自社にとって最善となるものを選ばなければ、業務や経営に貢献するIT投資にはなりません。
マイクロソフトが提供するグループウエアOffice 365は、すべてがクラウドを前提に設計され、社内の自席にあるパソコンでなくとも、時間と場所を選ばず利用できるWord 、Excel、PowerPoint、メールや情報共有、オンライン会議などの機能が集約されています。
「何かよさそうだけど、本当に自社で使えるのか不安だ」と悩んでいる人のために、KDDIソリューション事業本部の吉村が日本マイクロソフトの黒澤氏に、Office 365を導入した企業の成果について伺いました。

黒澤恵梨香

日本マイクロソフト株式会社
Officeビジネス本部
シニアプロダクトマネージャー
2006年日本マイクロソフト株式会社に入社。特に中堅・中小企業に対するOffice 365の価値訴求や製品マーケティング担当として日々奮闘中。

吉村珠美

KDDI株式会社
ソリューションマーケティング部
グループリーダー
2015年より現職。法人企業のお客さまの課題を自社サービスで解決し、 事業発展に 貢献する事を夢見ながら、マーケティング施策の企画・実行に取り組む。
Office 365が選ばれる3つの大きな理由
  • KDDIとして「Office 365 with KDDI」を提供するようになってから、これまで順調に契約数を伸ばしてきました。そのなかでもOffice 365を選ばれる中堅・中小企業のお客さまは、どのような悩み(課題)を改善したいと思って、採用されているのでしょうか。

  • 現在Office 365は190以上の顧客導入事例を公開し、Office 365を利用している企業の90%は中堅・中小企業のお客さまです。

    その最も明快な価値訴求としてはWord 、Excel、PowerPointなどの Office製品をいつでもどこからでも活用できることによる「生産性向上の効果」が大きいのですが、多くのお客さまが抱えている悩みとしてメールの管理・コストがあります。

    ビジネス・メールでやりとりするデータ量は、この数年間で増大の一途にあります。
    そのため、社員の使えるメールボックス容量や、添付できるファイルサイズに制限があると、業務に影響が出てしまうのです。
    メールは容量を増やすだけではなく、POPメールや自社メールサーバ管理の限界を感じていたお客さまには、会社に戻らないとメールが見られない、個人メールへの転送や迷惑メールの処理などに使っていた無駄な時間・コストを削減できるということを理解していただくことが導入のきっかけになっています。
    中にはメール関連コストを8割減らすことができた、というお客さまもいました。

    メール以外の悩み(課題)として、マルチデバイスの活用方法に迷っているケースも多いです。
    弊社調査によりますと中堅・中小企業の7割以上が1人1台以上のパソコンを社員に支給しており、さらに4分の1はタブレットも支給しているにもかかわらず、パソコンやタブレットの持ち出し制限をかけている中堅・中小企業は全体の6割以上と、場所を選ばず使用できるという、折角のマルチデバイスの利点を最大限活用できていない現状が浮かび上がりました。
    スマートフォンやタブレットを導入されたお客さまは、どのデバイスからもOfficeを活用した業務、メールや掲示板(ソーシャル)、インスタント メッセージング(以下:IM)のようなコミュニケーションツールを活用したいと考え、Office 365を選ばれています。

  • お話を聞いているとOffice 365の重要な使い方のひとつとして「コミュニケーションツール」としての側面があるのですね。お客さまにとってOffice 365はデスクトップ版のOffice製品の進化系や延長系のイメージを持たれる方も多いと思います。実際にまずは慣れ親しんだWord 、Excel、PowerPointをクラウド上で利用したり、メールではOutlookの使用感をイメージしながら使えるExchange Onlineから利用を始めたり、これまで使ってきたOffice製品から違和感のない形で徐々にクラウド利用へ移行できる点が魅力と感じます。 ただ、実際に使われているお客さまでは、さらにチャット、IMなどのコミュニケーションや意思決定などのビジネスツールとして、もっと先を見据えた活用事例も増えてきていているということですね。これからますますビジネススタイルが進化していきそうですね。

セキュリティの二大脅威からビジネスを守るOfice 365の活用
  • セキュリティ対策は、企業規模の大小にかかわらず、多くのお客さまが取り組まなければならない課題だと思います。Office 365を導入することで、セキュリティ対策の強化につながる事例があれば、教えてください。
  • 最近の情報漏えい事件を振り返りますと、そのほとんどがメールによる外部からの攻撃か、USBメモリを介したウイルスの感染が原因です。この二つの大きな脅威からビジネスを守るためには、Office 365のクラウド型メールと、USBメモリを使わずに大容量のファイルをクラウド上でやりとりできるストレージサービスOneDrive for Businessが、とても効果的です。

    また、OneDrive for Businessの活用効果は、ウイルスの感染リスク減少だけではありません。クラウドでファイルを共有することで、ひとつのワークシートを複数の人たちがアクセスし共同で閲覧したり編集できるようになります。その結果、情報の管理が一元化され、個々のデバイス上よりも安全にファイルやデータを保管できるようになります。

    ※Office365はコンシューマ向けサービスから完全に独立して設計・運用されています。
    セキュリティポリシーやプライバシーポリシーを個別に規定し、サービスの提供と保守にのみ利用者のデータを利用します(広告への利用もしません)。またエンタープライズ向けのサービスとして開発された経緯から、暗号化やパスワードのポリシーなど、多くのセキュリティ機能やポリシー管理機能が標準で提供されています。

安全と安心を追及すると通信事業者ならではのサービスが頼りになる
  • セキュリティ対策では、もうひとつ重要な取り組みが求められています。それが、持ち運んで使用するスマートフォン、タブレットなどデバイスの厳密な管理と、Office 365を利用するユーザーのID管理だと思います。個人向けのクラウドサービスでは、誰でもどんなデバイスからでも、ユーザーIDとパスワードさえ知っていれば自由にログインできるので、容易にハッキングされてしまいます。しかし、ビジネスで活用するクラウドであれば、そういう不正なアクセスを防ぐために、高度なログイン認証やデバイスの管理が求められます。

  • おっしゃる通りだと思います。 そこで、KDDIでは「KDDI Business ID」というサービスを提供しています。 「KDDI Business ID」では、クラウドサービスのIDをひとつにまとめ、セキュリティの一元管理によりカンタンで安全なスマートデバイスからのログインを実現します。また、スマートデバイスへの操作ロックや初期化を24時間365日リモートで設定できるといった、デバイスをご提供する通信事業者ならではのデバイス管理のサービスもご用意しています。これらのサービスを組み合わせることで、より安全にビジネスの現場でスマートデバイス上でクラウドサービスをご利用頂けます。また、セキュリティ対策の強化だけではなく、導入や管理のコストと運用業務の負担も軽減します。

リアルタイムの在籍確認やいつでもどこでも使えるOffice 365でビジネスを変える
  • スマートデバイスでもOffice 365を安全にいつでもどこからでも使えるようになると、これからのお客さまのビジネスは、どのように変わっていくのでしようか。

  • 社員一人当たりの業務範囲が広い中堅・中小企業では、最も付加価値の高い業務に時間を割いてもらわなければ、生産性が下がるだけではなく、優秀な社員の活躍を阻んでしまいます。
    Exchange Onlineよる一元的なスケジュール、連絡先、メールの連携や管理だけではなく、安全にマルチデバイスを管理しながら、外出先への直行直帰を可能にし、いつでもどこでも複数の拠点や場所でSharePoint OnlineやOneDrive for Businessで必要な資料を開いて仕事ができる。そんなワークスタイルを実現していけます。

    さらにワークスタイルの変化のひとつとして注目して頂きたいのは、Office 365のIM(インスタント メッセージング)という機能です。 この機能は、クラウドサービスとして提供する以前から、業務革新を実践してきた大手企業で活用されているリアルタイムのチャットを超えたコミュニケーションツールです。 クラウドサービスではこういったツールを最新機能の状態で、企業規模にかかわらずご利用頂けます。

    IMを使うだけでビジネスの現場が劇的に変わった成功例は、非常に多いです。 例えば、リアルタイムでメッセージを交換する、といった標準的な使い方だけではなく、 今、相手が通話できる状態か、あるいは相手がどこにいるか、スケジュールが空いているか、などが表示される便利な在席確認(プレゼンス情報)機能があります。 IMとOffice 365の予定表やメールと連携させ、「この人が席に戻ったら自動的に知らせる」といった通知を設定すると、効率よく連絡が取れるようになります。

    IMのカジュアルな使用感は、従来の日本の企業文化からするとビジネスにそぐわないと考える方もいます。 でも、上司や同僚に急いでちょっとした質問や相談をしたいシーンは、日々の業務の中ではよくあることだと思います。会議の多い上司が席に戻るのを待ったり、いつ開いてもらえるのか分からないメールでのやりとりによる時間のロスをなくしていくことは、今後ますます求められることになります。 実際にわれわれ日本マイクロソフトでも、ちょっとした、でも重要な「隙間の時間」をIMのやりとりで効率よく使いながらビジネスのスピードを加速しています。

  • そうですね。 「Office 365 with KDDI」を導入して頂けると、さまざまなデバイスからタイムリーにコミュニケーションできるようになります。 最適なタイミングや手段(チャット・メール・音声・オンライン会議)でコミュニケーションをとれることがもたらす時間や移動コストの削減、リアルタイムなチームワーク による生産性向上は、実感していただける変化(メリット)のひとつです。 

    それだけではなく、社内で資料などを作りかけていてそのまま外出しても、出先や自宅の端末からログインすれば、続きから業務を継続できます。 さらに作成した資料を社内スタッフと共有して、その場で簡単な打ち合わせをすることもできる。こうした「クラウドを活用した途切れることのない業務」は、われわれにとっては日常的なことなのですが、 まだ多くのお客さまが実際に体験されていないと思います。これまで仕事で使い慣れたOffice製品から違和感なく始めることができ、利用していく中で便利さや働き方の変化を体感していく。これを一人でも多くのお客さまにお伝えするのが、我々のミッションだと受け止めています。

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