KDDIホーム 法人のお客さま 業務改善のヒント満載 お役立ちコラム 在宅勤務や営業の直行直帰など、柔軟な働き方を実現<専門商社E社の場合>…シリーズ: 事例で見る"スマートデバイス with「G Suite Business」" (5)

在宅勤務や営業の直行直帰など、柔軟な働き方を実現<専門商社E社の場合>…シリーズ: 事例で見る"スマートデバイス with「G Suite Business」" (5)

本シリーズでは、中小企業が持つ課題の解決策を事例形式で取り上げます。今回は、人材不足に直面している専門商社のE社が、課題解決に成功した例をご紹介します。

某県の郊外にあるE社。
海外からファッション雑貨、インテリア雑貨を輸入し、全国の小売店に卸している専門商社である同社ですが、業務に慣れたスタッフの、家庭都合などやむを得ない事情による退職が続いていました。特に、輸入事務、関税業務は専門知識が求められ、経験が求められる仕事だけに慣れたスタッフは大切な存在です。その都度、求人募集をしているものの、思うように採用が進まず人材獲得の難しさを感じている状況です。

  • 初回公開日2015年12月1日

業務に慣れたスタッフに辞めてほしくはないのだけれど…

創業10年で順調に成長している専門商社、E社。海外からファッション雑貨、インテリア雑貨を輸入し、全国の小売店に卸しています。

そんなE社の悩みの一つが人材です。これまで社員が退職するたびに、求人募集をかけてなんとかしてきたのですが、今回新たに、関税業務と輸入申請の手続を担うMさんの退職が決まったものの、なかなか代わりの人材の採用が進まないのです。
Mさんは、できれば退職せずにこれまでのスキルを活かして業務は続けていきたいと考えているものの、出産や育児を控え退職せざるを得ないと考えています。E社としても関税業務は専門知識が求められる仕事であり、ぜひMさんに続けて欲しいと考えていました。
そこでE社は出社しないで働けるという『在宅勤務』の制度を作るとともに、自宅でも業務が可能になる環境整備に取り組むことにしました。

該当項目へジャンプしますE社事例の詳細は『e-Book』でもご紹介中

ルールと仕組み両面の充実が、柔軟な働き方を実現する

こうして『在宅勤務』をスタートすると決めたE社。優秀なスタッフの確保のため、以前、Mさんと同様に育児が理由に退職したOさんとNさんにも在宅勤務を持ちかけてみました。両名も営業事務や税関への申請書類作成も担当しており、ぜひ仕事を続けて欲しい人材です。すると、両名とも"できれば仕事を続けたい意思はあったので、在宅ならばぜひ働きたい"という返事がありました。

こうしてMさんはじめ、在宅勤務を活用する動きとなったものの、懸念点が二つありました。一つはコミュニケーションの問題。もうひとつはセキュリティ対策です。

まずコミュニケーションの問題ですが、主に社内勤務スタッフと在宅勤務スタッフ間でのやりとりは、メールと電話で考えていましたが、状況に応じて打ち合わせへの参加が必要となる場合も考えられます。そこで、メールに加えて、チャットやビデオ会議などのコミュニケーションツールが総合的に利用できる「G Suite Business」を業務用ツールとして導入することにしました。

「G Suite Business」の『Google ハングアウト』を使うことで、担当者間ですむ簡単な質疑応答などはチャットで行い、複数人の打ち合わせはビデオ会議で行うなど、電話・メール以外の便利なコミュニケーションができるようになりました。

関税業務もあるため、高いセキュリティが求められるE社にとってはセキュリティ対策も重要です。そこで、あらかじめ、会社でセキュリティ対策を施したパソコンを貸与した上で、業務資料はすべて「G Suite Business」のストレージ (Google ドライブ) で管理することにしました。Google ドライブならば、操作履歴が残るほか各資料の閲覧権限の設定が可能なためです。ほかにも「G Suite Business」に標準搭載されている『Google Vault』ならば、自動的にデータをアーカイブしてくれることもあり、E社は安心感があると判断しました。

該当項目へジャンプしますE社事例の詳細は『e-Book』でもご紹介中

外出先からでもスマートデバイス with「G Suite Business」で全従業員とつながる

「G Suite Business」を導入したことで効果が現れたのは人材活用面だけではありません。社長が営業で首都圏などに出張したり、近隣県などに営業に行く際などにも有効活用できるようになりました。外出が多い社長は主にスマートフォンを活用しているのですが「G Suite Business」のおかげで、どこにいてもメールや資料の閲覧はもちろん、ビデオ会議を通じてすべての従業員と簡単につながることができるようになりました。

メール機能 (Gmail(TM)) の活用はもちろん、Google ドライブでの資料共有やビデオ会議 (Google ハングアウト) での打ち合わせ参加など、これまでよりもさらに機動力が向上したのです。これまで社長はスマートフォンの利用を主に、ウェブ閲覧用程度にしか考えていなかったのですが、「G Suite Business」の採用でイメージが一新されたといいます。

「タブレットはほかのツールと組み合わせて使うことで、コミュニケーション面でも、営業面でも大きな効果を発揮することが分かった。「G Suite Business」を使っていなかった時代がもったいない!」とは社長の談。

今後、全国を回っているほかの営業担当者にもスマートフォンやタブレットを配布して使い方のノウハウをさらに蓄積していきたいと考えています。

* * *

このようにして、『クラウド型グループウエア「G Suite Business」』とともに、『スマートデバイス』活用の活路を見出したE社。

今後もさらにそのノウハウを蓄積することで、ビジネスチャンスを拡大していくことでしょう。

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「スマートデバイス×G Suite Business」活用ガイドブック

中小企業が抱える5つの課題を、スマートデバイスとG Suite Businessで解決! 解決方法のヒントを、事例とともにご紹介します。

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