KDDIホーム 法人のお客さま 業務改善のヒント満載 お役立ちコラム クラウドサービス『Office 365』で毎日の仕事が"こんなに便利に、早く!"現場社員へのメリットとは?

クラウドサービス『Office 365』で毎日の仕事が"こんなに便利に、早く!"現場社員へのメリットとは?

前回記事では主に、中小企業のシステム導入管理者にとっての『Office 365』のメリットを取り上げました。今回は、実際に毎日Word・Excel・PowerPointなどのMicrosoft (R) Office (以下、Office) アプリケーションを扱う現場の一般社員にとってどのようなメリットがあるのかを紹介していきたいと思います。

  • 初回公開日2016年1月28日

現場の一般社員が望んでいることとは?

Word・Excel・PowerPointなどOfficeアプリケーションやメールは、多くの社員にとって毎日の業務になくてはならないものでしょう。しかし、毎日使うものだからこそ、"こんなところに困っている"、"こんなことができたら便利"ということを考えている人も少なくないのではないでしょうか。
具体的には次のような声がよく聞かれます。

  • ●ほかの社員が作成した資料がうまく表示できない…
    同じ会社の社員が作成したWordやExcelの資料であっても、まれにOfficeのバージョンの違いによってレイアウトが崩れることがあります。さらに、フォントや文字装飾、アニメーションといったアプリケーション上で使える機能が異なる場合もあり、ファイルの共有に手間がかかってしまうこともありえる話です。
  • ●お客さまへの挨拶状、出だしはどう書けばいいんだっけ…
    『見積書』、『提案書』、『稟議書』、『営業資料』、『挨拶状』といった業務でよく利用する文書。こうした文書は、社内でテンプレートを作っておくと、業務文書作成の効率を高めることができます。
    テンプレートを社内で共有するには、ファイルサーバなどに入れる必要がありますが、一般的なファイルサーバには、"社外からアクセスできない"、"接続設定が面倒"、"どのファイルが最新版なのか分かりづらい"といったデメリットもあります。
  • ●外出が多くてもタイムリーにメールを確認したい!
    社外でメールを利用する場合は、タブレットやスマートフォンでウェブメールなどを利用し、社内のOutlookで受けたメールを転送しているというケースも少なくありません。しかしながらウェブメールの仕様によっては添付ファイルが転送できなかったり、肝心な情報が確認できないといったデメリットも起こりえます。これではスピーディな業務対応が困難です。
  • ●お客さまと商談中の今、あの資料が見たい!
    タブレットやスマートフォンを使って、いつでも社内資料を閲覧・編集したいというニーズも多いはずです。例えば営業訪問中に話の流れから、別の商品の見積をすぐに欲しい、など急な依頼があったとしても、手元に必要な書類が無ければお客さまの要望に応えることができません。必要な『見積フォーマット』などをその場で探し、お客さまの要望に合わせて編集できることができれば、効果的な営業活動になることでしょう。
  • ●外出中、支社支店のスタッフとの会議を簡単に行いたい
    外回りが多い営業担当者や、遠く離れた支社、支店のスタッフとのコミュニケーションは円滑なビジネスでは欠かせません。しかし、電話をしても離席中、外出中などでうまく話ができない、メールをしても返事がないと言ったことは珍しくありません。また、会議でも全員の都合が中々付けられない上に、参加のための移動で生じる交通費、移動時間の無駄が生じがちです。

――このような要望や課題は、実はすべて『Office 365』で解決することが可能です。では実際どのように解決できるのか、そのポイントを見ていきましょう。

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『Office 365』で毎日の業務がこんなに便利に

Officeを"もっと便利に使いたい"という要望を、『Office 365』がどのように解決するのでしょうか。それぞれ見ていきましょう。

  • ●社内資料の共有がスムーズに!
    『Office 365』なら、全社員のOfficeのバージョンを最新版に合わせることができます。つまり、社員全員が同じバージョンでOfficeを利用できるので、最新の機能を使った資料をみんなが同じように利用することができます。その結果、情報共有しやすい環境を構築することができるようになるのです。
  • ●資料テンプレートも見つけやすい!
    『Office 365』では、クラウド上でファイルを管理・共有することが可能です。資料のテンプレートを作って置いておき、変更の都度ファイルを更新しておけば、誰でも簡単に最新のテンプレートを利用できるようになります。

  • ●社外でも途切れることなく仕事を進められる!
    『Office 365』なら社外にいても、タブレットやスマートフォンを使って、社内のパソコンで受信したメールを閲覧したり送受信することができます。さらに、社内で下書きしたメールを編集することも可能なため、業務が滞ることがありません。
  • ●必要なときに必要な資料を利用できる
    さらにスマートフォンやタブレットに専用のアプリケーションを入れることで、パソコンと同様にいつでもOfficeのアプリケーションで作った社内資料や文書を閲覧でき、修正が必要ならばそのファイルをオンラインで編集することができるようになるのです。
    このように、『Office 365』を導入することで、毎日の業務を効率化できます。ひいては、会社全体の生産性向上につながることでしょう。
  • ●遠隔地から会議に参加、コミュニケーションが活性化できる
    『Office 365』で利用できる『Skype for Business Online』なら、会議時の交通費の負担、出席者の時間調整、移動時間などを省き、遠隔地からの会議の参加を容易に可能にします。また在籍確認も容易なので、確実に伝わりやすい手段 (通話、メール、インスタントメッセージなど) で、コミュニケーションをすることが可能になり、社内のコミュニケーションが活性化するでしょう。

次回以降、この『Office 365』を有効活用することで課題解決に成功した中小企業の事例をモデルケースとしてご紹介していきます。こちらもぜひお読みください。

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