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ある建設会社の『社内コミュニケーション力』がアップした理由とは?

<シリーズ: 事例で見る『Office 365』活用 (3)…建設業C社>
本シリーズでは、中小企業が持つ課題の解決策を事例形式で取り上げます。今回は、本社勤務者と現場で働く社員の間のコミュニケーションに問題を感じている、建設業C社の例をご紹介します。

C社の課題は、さまざまな現場で働く社員と本社勤務の社員同士のコミュニケーションの促進すること。どのようにして、円滑なコミュニケーションの実現を図ったのでしょうか。

  • 初回公開日2016年2月2日

現場と本社の間にあるコミュニケーションの壁

C社は、道路工事や公共事業の工事請負が多い地域密着型の建設業です。社員の七割は現場監督や工事技術者で、ほとんどの時間を現場で働きます。二割の営業担当者は自治体をはじめとする営業先に外出することが多く、あまり本社にはいません。全体のスケジュール管理、予算管理、工事の受発注管理などを行う本社勤務者は、ずっと社内にいるのですが、それぞれが互いに密接に連絡を取り合うことが難しい状態でした。

現場で働く社員も営業担当者もメールでの連絡さえあまりつかないため、営業担当者は毎日遅い時間でも本社に戻って日報作成が義務付けられていました。現場に至っては、週に一度の週報でコミュニケーションをとることが定期的な連絡手段。現場とのやりとりは、FAXが主で、現場事務所内はFAXされた資料であふれているような状態でした。

加えて、連絡漏れや行き違いも多発しており、工事のささいなやり直しも出ており、利益を圧迫していました。

このような状況で課題となったのが、社員間のコミュニケーション不足です。外出中の営業担当が、現場や本社のスタッフとの正確な情報の共有と、密接な連絡のやりとりができれば、多くの問題は解決することが予想されました。

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どこにいても顔を見て、同じ書類を見て…タイムリーにコミュニケーションできる

いくつもの方法を検討した結果、C社が課題解決のために選んだのは、『Office 365』。『Office 365』の『Skype for Business』と『SharePoint Online』が持つさまざまな機能がコミュニケーションの活性化に役立つのではないかと考えたからです。その中でも『Skype for Business』のインスタントメッセージ (チャット)・ビデオ会議・プレゼンス機能 (在席確認)、『SharePoint Online』のファイル共有といった機能を積極的に使おうという方針になりました。

<インスタントメッセージ (チャット)>
  • 気軽な対話やちょっとした確認、簡単なディスカッションをする場合
    (対話の履歴も保存可能)
<ビデオ会議>
  • 顔を合わせてしっかり打ち合わせを行いたい時
  • 遠隔地にいる社員同士が、画面上で同じ資料を見ながら会議を進めたい場合
<音声会議>
  • 少人数の会議や、オフィスでの打ち合わせに社外から手軽に参加する場合
<ファイル共有>
  • パソコン・タブレット・スマートフォンなどからファイルを閲覧、編集したい場合
  • 社外のメンバーに打ち合わせ資料などのファイルを共有したい場合

また、すぐに担当者をつかまえて確認したいことがある場合、『Skype for Business』の『プレゼンス機能 (在席確認: 画面上に在席・離席などの状況が表示される)』を使えば、相手が『在席中』か『離席中』かを瞬時に知ることもできます。

C社でのとある活用シーンを見てみましょう。

●社内にいるYさんが現場のSさんと打ち合わせする場合

社内にいるYさんはまず、Sさんの『プレゼンス (在席確認)』をチェック。現在、『話せる状態』ということが分かりました。そこで『インスタントメッセージ (チャット)』で連絡することに。

Yさん:「Sさん お疲れ様です。昨日メールで連絡した工事仕様の変更についてなんですが、今、打ち合わせできますか?」
Sさん:「Yさん お疲れ様です。了解です。朝、指示書を拝見して、質問がいくつかありまして……………」
…このように、インスタントメッセージ (チャット) で打ちあわせを始めたYさんとSさんでしたが、Sさんからの質問のいくつかはYさんでは分からない内容でした。

Yさん:「それについては、営業担当のHさんに聞かないと分からないなあ。Hさんを交えてビデオ会議にしましょう。Hさんは今、外出中なので会議参加できそうか確認します……………」「Hさんと連絡付きました。出先からスマートフォンで参加してもらえそうです」
Hさん:「すいません、あの外構工事ですね。不明点はどこでしょう?」
Sさん:「今、該当箇所の写真を見せます。…ここですが、指示された通りに変更しようとすると、段差が大きくなりすぎるんです。確認できますか」
Hさん:「確かにおかしいですね。数値のミスかもしれないので、すぐに確認を取ります」

…このようなイメージで、状況に応じてインスタントメッセージからビデオ会議にも移行できます。

* * *

このようにC社では、その時々の状況・場所に応じた、最適な手段でコミュニケーションを取ることができるようになりました。スマートフォンやタブレット端末でやりとりができるので、パソコンなどを持ちこみにくい工事現場でも容易に連絡を取ることができます。これまで大きな課題であった社員同士のコミュニケーション不足が解消したことで、さらなる業務拡大につながると感じています。
加えて、営業担当者は日報の提出のためだけに社に戻る必要が無くなりました。『Office 365』の機能で日報をスマートフォンで作成、提出できるようになったのです。現場からの週報や工事内容の確認、スケジュールの変更、報告なども効率的にできるようになりました。現場の記録写真もオンラインで共有できています。無用な書類のやりとりが減り、ペーパーレス化が進みました。大量のFAXがあふれて、大切な連絡を見逃すこともなくなったのです。

  • 本コラムは、『Skype for Business』『SharePoint Online』をはじめとする『Office 365』の各種機能をご利用いただいた場合を想定した内容となります。

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