<シリーズ: 事例で見るスマートフォンで生産性向上 (その4)>
本シリーズでは、中小企業が『スマートフォン』を活用することで生産性を向上させた事例について取り上げます。

製造業D社でも、若手社員の多くが個人的にスマートフォンを利用していますが、「便利だから」と『個人のスマートフォン』をこっそり業務利用する人も現れはじめました。これに危機感を感じたのがD社の情報システム部門。『個人のスマートフォン』を業務利用するデメリットとは何なのでしょうか。

今や20代でのスマートフォン利用率は94.2%を超え、30代でも9割以上、全世代の平均でも半数以上の人がスマートフォンを使うという時代になっています (注)。さらに情報収集手段として、これまではパソコン経由でのネット接続から、スマートフォン、タブレット端末経由での情報収集へとシフトが進んでいます。製造業D社でも、多くの社員が個人的にスマートフォンを持ち、家族や友人とのやりとりには個人向けのSNSを日常的に利用していることから、社内でのメールを使ったやりとりなどには「もどかしい」と感じる気持ちもあるようです。

情報漏えいが発生すると、このようなダメージを受けることが考えられます。

• 損害賠償が発生…訴訟への対応が必要に
• 信頼失墜…顧客離れ、売上低下、銀行からの資金調達力の低下
• 炎上騒動…SNSなどで炎上することによりクレームなどが押し寄せて業務困難に
• 人材不足…求人応募者の減少、社員の離職

そして、最終的には、上記の理由から経営が困難になり倒産というケースすらありえるのです。

情報漏えいへの危機感を感じはじめたD社の情報システム部門は、「個人利用のスマートフォンの業務利用は禁止」との全社通達を出しました。しかし『スマートフォン』の便利さを感じている社員たちは、より一層『こっそりと』個人利用のスマートフォンを使うようになっただけで、効果は現れなかったのです。こういった『会社の管理下にない (=管理側からは把握しにくい)、IT機器 (ここでは個人のスマートフォン) を業務に利用すること』は『シャドーIT』と呼ばれ、近年その脅威が指摘されています。

そこでD社の情報システム部門は、「スマートフォンが便利であることは認める。その上で、安全に活用するにはどうすればよいのかを検討すべきだ」と、現状を肯定したうえで対応を考えることにしました。

さらに、コミュニケーションツールとして、一般的に広く普及しているLINEと連携でき、使い勝手も共通しているビジネス用SNSも導入しました。多くの社員が使い慣れているLINEとほぼ同じ使用感のため、抵抗なく使いはじめることができるうえ、社内のみの限定利用というセキュリティ制限もかけられ、ログの保管も行えるアプリケーションです。

社員は慣れ親しんだコミュニケーションが認められたことから、自然に業務上の連絡は個人利用のスマートフォンを使うことをやめて、貸与された『会社のスマートフォン』を活用するようになりました。そもそも、「便利で生産性の高いツールを使いたい」という理由からスマートフォンを使っていただけなので、切り替えはスムーズでした。

同時に、社員向けの情報漏えいリスクに関する教育も実施。改めて個人利用のスマートフォンを業務利用することのリスク、情報漏えいなどが起こった場合、企業にどのようなダメージがあるか…などを全社員が学びました。

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ただ「禁止」するだけでは、個人利用のスマートフォンの使用は、より潜伏的になる危険性もあります。企業側から生産性向上とセキュリティの両立を考えて、本事例のように『業務で安全に使えるスマートフォン』を貸与するといった対応を行うことも一案です。
ぜひ、自社の現状と照らし合わせて検討してみてはいかがでしょうか。