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スマートフォンは導入して終わりではない! 管理が楽になる一手とは?

本シリーズでは、中小企業におけるスマートフォンの有効な管理方法について事例を通じてご紹介します。

社員の生産性向上を図るためスマートフォンを導入した中小企業B社。しかし、設定や管理に思わぬ手間が発生してしまいました。

利用者の仕事は効率化された反面、端末管理者の負担が増大

「パソコンや周辺機器に加え、社員に新たに支給したスマートフォンも備品の管理台帳に加えなければ…」
B社のIT管理者は悩んでいました。スマートフォンの導入で利用者は便利になっても、支給した端末の設定や管理について以下の課題が発生していたからです。

  • ●初期設定、ネットワーク設定、連絡先の登録などが大変
  • ●業務利用で必要なアプリケーションなどの初期設定、定期更新に手間がかかる
    (例: グループウエア、スマートフォンでのファイル閲覧用、セキュリティ管理などの各種アプリケーションのインストールなど)
  • ●端末利用のルール、セキュリティポリシーの策定が必要
    (業務に不要なウェブページ・アプリケーションの利用制限や、SDカード・USB・カメラ利用の有無など)
  • ●端末利用者、利用状況の管理・確認
  • ●使い方の相談や故障、トラブルの際の対応など

B社ではIT管理者は総務と兼任。しかも1人で行っているため、スマートフォンの支給台数が増えるほど、対応に追われることになり、手作業による設定の漏れが発生したり、端末ごとで設定内容にバラつきが生じてきたのです。

また、中には業務用以外のアプリケーションを勝手にインストールする社員も現れ始めていました。B社ではこの状況を改善するため、人手に頼らず効率的に利用管理を徹底する方法がないか模索し始めました。

スマートフォン利用の管理徹底と、管理担当者の負担軽減を両立!

検討の結果、B社では端末管理やセキュリティ対策を実現するサービスを利用することにしました。これにより、次のような改善をすることができました。

  • ●スマートフォンの初期設定が容易に
    端末の新規購入の際、初期設定が済んだ状態で納品。到着してすぐに使い始めることができるようになりました。
  • ●ウェブ画面で一元管理できる
    登録したスマートフォンをウェブ画面で簡単に一元管理。端末ごとのハードウエアの状態やインストールされているアプリケーションの情報なども簡単に把握できるようになりました。
  • ●一括で設定変更
    端末の各種設定の変更やインストールさせたいアプリケーションの配布などを、ウェブ画面から遠隔でまとめて実施。セキュリティポリシーの変更にも柔軟に対応でき、ルールに沿った運用が徹底できます。例えば、カメラ利用やUSB・SDカード利用の制限なども設定変更可能です。

スマートフォン管理サービスを導入したことで、B社では端末管理にかかわるシステム担当者の業務負担の軽減と利用環境の均一化を実現することができました。

* * *

こうしてスマートフォン管理の徹底に成功したB社。

もし、あなたの会社がスマートフォンを利用中、また導入検討中の場合、以下のポイントで管理状況に課題がないかチェックしてみてはいかがでしょうか。

  • □ 1
    1台1台手作業で初期設定を行っている
  • □ 2
    OSやアプリケーションの更新、設定の変更といった作業は各ユーザーに任せている (管理していない)
  • □ 3
    異なるメーカーやOSのスマートフォンが混在している
  • □ 4
    現在、何台のスマートフォンが利用されているのか正確な数の把握が困難
  • □ 5
    退職した社員のスマートフォンが、その後どのように取り扱われているのか分からない
  • □ 6
    支給したスマートフォンで、ゲームをするなど業務外の操作をする社員がいる
  • □ 7
    業務利用を認めていないチャットなどのコミュニケーションツールで、業務ファイルを送受信している社員がいる
  • □ 8
    スマートフォンを支給する度に「ネットワークにつながらない」「メールを送信できない」といった問い合わせがシステム管理者に寄せられる
  • □ 9
    業務用スマートフォンの紛失や盗難が発生したことがある
  • □ 10
    ウイルス対策ソフトの導入は、各ユーザーに任せている

もし当てはまる項目があるならば、B社と同じような対策を検討してみてはいかがでしょうか。

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