本シリーズでは、中小企業における、新卒・中途の採用業務の効率化を実現する方法や事例などを紹介していきます。

面接日時調整などで、深夜近くまで学生とやり取りしなければならない、平日は会議が多く休日出勤の代休も取ることができない。新卒採用に関する業務は多岐に渡り、担当者は日々激務に追われています。このような業務を少しでも効率化するにはどうしたら良いのか、事例で紹介していきます。

人材採用は「企業の成長戦略」だと言われます。特に新卒採用は、企業の将来像を考え、そのために必要な人材を採用していく、極めて重要な仕事です。「自分たちの会社にとってどんな人材を採用すべきか」「そのためにはどんな採用活動をすべきか」を熟考し、選考でもそういった人材を見つけださなければならないのです。ところが、実際の採用の現場では連絡や調整などの雑務に時間を取られ、最も大切な「選考」に十分に取り組めていないという声が多くあります。

上記のように、採用メディアとの打ち合わせや社内調整、説明会や面接の準備、学生との連絡で業務が埋めつくされます。また学生との連絡は夕方以降の方がつきやすいため、その分残業が増え、帰宅後もメールなどで学生と連絡を取ることもあるようです。

前回のコラムでお話しましたが、2015年12月に発表された経団連の指針にて、学業への影響を抑えるため、説明会や面接を土日祝日、夜間などに開催することが推奨されました。たしかに、大学生が学業をおろそかにすることは望ましいことではありませんが、その一方で採用担当者には残業や休日出勤を求める指針となっているのです。

これが数千人の従業員がいて毎年数十名以上の新卒学生を採用している大企業なら、採用担当者も何人もいて、交代で休日出勤することで対応できるでしょう。しかし、中堅・中小企業では、採用担当者も数名、多くて5人くらいというケースがほとんどです。中には、1人で担当しているという会社も珍しくありません。また、他の総務業務との兼務というケースも多いのです。多くの業務が1人に集中しパンクしてしまうことも充分に有り得えます。そうなると『企業が求める人材を採用する』という採用の最大目的も達成できない事態になりかねません。

【事例】採用担当者の激務を和らげるためには、時差出勤やフレックスタイム制の導入、休日出勤時の代休取得のルールの明確化などで勤務時間の調整を図るといった『制度』改革が必要になってくるでしょう。ただし『制度』だけでは、なかなか難しいかもしれません。

その理由は、採用担当者の業務は、社内各部署、社外の取引先、学生など、相手のある業務が多いからです。そのため、「代休を取りたいが午前中に会議があるため、出社しなくてはならない」「代休を取ったのに、学生からの連絡が途絶えず実質休んだことにならなかった」、こういったことが非常に多いのです。

そこで、制度以外の仕組みが必要となってきます。

いくつか、中小企業で取り組まれている事例でみていきましょう。

例えば、会議や打ち合わせを『ウェブ会議』で実施できれば、在宅で会議だけに出席することも可能です。他の時間は休日として過ごすという方法もとることができるでしょう。スマートフォンやタブレットを活用すれば、ノートパソコンを持ち帰らなくとも、会議への参加、書類の確認も可能になります。

また、学生を含めた多方面との連絡事項・調整事項は、『グループウエア』のスケジューラ機能、あるいはメール・チャット機能などを活用し、関係者で共有できるようにしておけば、採用担当者しか状況が分からないという状態を避けることができます。
採用担当者が急病で不在の場合でも、ほかの社員が学生からの連絡に対して対応ができるようになるのです。
例えば、面談日程なら『グループウエア』のスケジューラ機能で管理しておくことで、最新の正確な予定を誰もが把握することが可能です。『グループウエア』はスマートフォンやタブレットからでも閲覧できるため、社外にいても確認ができます。
また学生との細かいやり取りについては、過去のメールやチャットの履歴を見るだけで一目瞭然なので、採用担当者でなくともその学生に応じた対応ができるようになります。こうして細かな学生とのやりとりをひとりの採用担当者に依存することがなくなるのです。

人材採用は、企業の重要な課題のひとつです。
採用業務の最も重要な目的である「企業が求める人材を採用する」ことを実現するためには、数名の採用担当者にすべてを任せるのではなく、会社全体で取り組んでいくことも大切なのではないでしょうか。