KDDIホーム 法人のお客さま 業務改善のヒント満載 お役立ちコラム 災害発生時に欠かせない安否確認のために

災害発生時に欠かせない安否確認のために

災害対策 3 コミュニケーション編 1 安否確認の手段を複数用意すること!

前回コラムでもお伝えしましたが、災害発生時にまず大きな課題となるのは『安否確認』です。災害が発生した場合は「家族は無事だろうか?」と家庭内で"安否確認"し合うかと思いますが、それは企業にとっても同じように重要なことです。企業の場合は、従業員だけではなく、その家族の安否にも気を配る必要があります。ところが、実はこの安否確認が一筋縄ではいかないのです。

阪神・淡路大震災、東日本大震災での通信状況

安否確認に必要なのは『通信』です。過去の事例として、阪神・淡路大震災と東日本大震災時の『通信状況』について振り返ってみましょう。

阪神・淡路大震災が発生した1995年は、多くの人はまだ携帯電話を持っていない時代でした。言いかえれば、主な通信手段は固定電話だったと言えます。当時、関西地方の電話回線はパンク状態となり、事実上、何日も安否確認ができない状態となりました。企業においても従業員が何とか出社してくる、あるいは通信が回復するまで、安否確認ができないケースが多々あったのです

このような中で注目されたのが、パソコン通信やインターネット上の掲示板でした。家庭へのパソコンの普及が始まったばかりという時代ゆえ、利用者は限られましたが、固定電話が不通だったこともあり、すぐに連絡が取れた手段として注目を集めました。

一方、東日本大震災が発生した2011年は、携帯電話やスマートフォンがすでに多くの人に普及していました。携帯電話のメールも活用され、TwitterなどのSNSも普及し始めている時代でした。震災発生直後は、固定電話、携帯電話ともに回線がパンク状態となりました。そのような中で注目されたのは、SNSでの情報発信・情報交換による安否確認でした。また、阪神・淡路大震災などの経験から、大手電話会社による災害時の『伝言板サービス』も整備され活用されていましたので、こちらを活用したという方も多いのではないでしょうか。

では、実際に、震災時に企業はどのような安否確認を行ったのか、事例で見ていきましょう。

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【事例】東日本大震災時の仙台市内のある企業のケース

あるゼネコン会社の仙台支店のケース。オフィスは6階建ての雑居ビル内にありました。震災発生時、支店のスタッフは総勢17名。そのうち15名の営業担当者は営業中でオフィスにはおらず、オフィスにいたのは支店長と経理担当の2名だけでした。2人とも怪我はありませんでしたが、大きな揺れでオフィス内の本棚が倒れたり、設備が破損したりしたためビル内にいるのは危険と判断して、建物の外に避難しました。

支店長は、営業担当者15名の携帯電話宛てに安否確認のメールを送信しました。しかし、30分以内に返事があったのは5名だけでした。そこで、事前に災害発生時の集合場所と決めていた近隣の公園で待機したところ、返事がなかった社員の内6名が集合してきました。これで、連絡が取れた5名+メールでの連絡は取れなかったが公園にたどり着いた6名の合計11名の安否を確認することができました。公園に来た6名にメールの送信状況を確認したところ、4名はメールを確認したものの返信しておらず、ほかの2名には安否確認メールの到着が遅れていたことが分かりました。

当日、安否確認が取れなかった残りの4名も翌日、携帯電話、メール、出社という形でそれぞれ、安否確認が取れました。幸い、社員にもその家族にも1人として負傷者が出なかったのですが、安否確認に24時間以上もかかってしまいました。

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複数の安否確認手段を用意する

先述の仙台での実例で優れていた点は『近隣の公園に集合する』というルールを作り、周知していたことです。メールが届かなかった社員も公園に行くという行動で安否確認が取れました。また、社員の家族にも集合場所を伝えていたため、近くにいた家族も集まり、社員の家族の安否確認にもつながったというメリットもありました。
しかし、震災発生直後の通信回線のパンクによりメールも遅延し、決めていた集合場所にも集まれなかった社員がいたのも事実です。

このような事を回避する方法は何かないのでしょうか?

一つの解決策として挙げられるのが、『複数の安否確認手段を用意する』ことになります

例えば、

  • 通信事業者の『災害伝言板サービス』などの活用
  • 社員に会社用のスマートフォンを持たせ、SNSを使った連絡を取れるようにしておく
    (スマートフォンは携帯電話 (フィーチャーフォン) と比較して、仮に携帯電話の基地局が被災しても、Wi-Fi環境があれば、メールやSNSが利用しやすいという利点があるため)

…などの方法が考えられます。

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災害時に有効なSNSの活用

また災害時には音声通話よりも、インターネットに接続できる環境さえあれば、SNSなどでのメッセージ発信が有効だという意見もあります。過去の実例として、携帯電話の基地局が被災し不通になっていても、近隣のフリーWi-Fiを使ってSNSでの通信が可能だったというケースもありました。また例えばLINEなどには、受信者がメッセージを開いたことが自動的に発信者に伝わる「既読」機能がありますが、返信はなくても「既読」マークがつく事で相手の安否が確認できて安心したという声も聞かれます。

そしてこれらのツールは災害時用として用意しておくだけでなく、通常業務でも活用したり、災害を想定した安否確認訓練を実施するなどして、使い慣れておくことが大切です

■解決策となるツール・サービス

* * *

災害発生時の安否確認は、まずなによりも優先して行われるべきものです。そのための通信手段を確保することと、いざというときにスムーズに運用できるための訓練は、企業の災害対策として欠かすことができないことと言えるでしょう。

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