ビジネスシーンにおけるコミュニケーションを活性化するためのツールとして「LINE WORKS with KDDI」をご紹介している本シリーズ。今回は、「LINE WORKS with KDDI」が活用されている事例として、主に小売業やサービス業などで、複数の店舗展開をしていたり、パートやアルバイトが多い業種での活用事例をご紹介します。

各地に店舗展開している小売業や、社員、パート、アルバイトなどのさまざまな雇用形態のスタッフが働くサービス業での課題の一つが『スムーズな情報共有』と言われています。「口頭では伝達洩れのリスクが高い」「メール連絡でも全体に周知されるまでに時間がかかる」など、全スタッフに同時に情報を行き渡らせることがなかなか難しいからです。
また、たとえビジネス向けのメールサービスやチャットツールなどを導入していたとしても、ITリテラシーの違いにより使いこなせないスタッフが多かったり、手間やコストの観点から社員以外のバイトやパートにはアクセス権を付与しないなどの理由で、そのツールが社内に浸透せず、どのようにすればうまく『社内連携』が取れるのか悩んでいるケースも多いのではないでしょうか?

その課題を解決するのが「LINE WORKS with KDDI」です。導入することでコミュニケーションにどのような変化が起きたのか、具体的な事例を2件ご紹介します。

県内に20店舗以上店舗展開しており、アルバイトやパートなどのスタッフが多いA社。細かな顧客対応が必要で、一人一人のお客さまへの接客時間が長いため、メールで周知される社内連絡を確認する時間が取れず、「大事な周知を見逃す」「全員に届くまでに時間がかかる」という悩みを抱えていました。この問題を解決したのが「LINE WORKS with KDDI」だったのです。

■数あるツールから「LINE WORKS with KDDI」導入を決めた理由は?
LINEの兄弟会社、Works Mobile社が開発した「LINE WORKS with KDDI」は、『LINE』の技術やノウハウ、使い勝手の良さはそのままに、ビジネスで使い勝手の良い機能を持つビジネスチャットツールです。A社は何よりもユーザー目線での使いやすさを重視した結果、「LINE WORKS with KDDI」の導入を決定しました。また管理者側としては、業務利用に耐えうるセキュリティ機能を有している点が、安心して運用できるとメリットを感じていたようです。

■「LINE WORKS with KDDI」導入で『情報伝達』がスムーズに
【問題点】メールでの情報伝達では、パソコンの前にいないと情報を確認できません。接客に忙しいスタッフはメールを確認する機会が少ないという根本的な課題がありました。
また、朝礼での口頭周知も、シフトの関係で朝礼へ参加できるスタッフに偏りがあり全員に周知が行き渡らないという問題が起こっていました。

【結果】LINE WORKS with KDDI」は最初からモバイルでの使用を前提に画面構成を最適化しているため、スマートフォンからの使い勝手が良いことが特長の一つです。そのためスタッフは自分のスマートフォンなどから手軽に周知事項を確認でき、時間に縛られることなく確実に全員が同じ情報を共有できるようになりました。また、自分の良く見るトークルームをピンどめし、常にトーク画面上位に表示させることで重要な情報を見逃さないようになり、特に読んで欲しい相手にプッシュ通知で注意を促すこともできるようになりました。

日本各地に店舗を構えるB社には、大規模店舗もあれば、3～4人のスタッフで切り盛りする小さな店舗もあります。働いている場所も規模も違うけれど「私たちはチーム」という意識で、一つになることを心がけています。そのために重視していたのが『社内コミュニケーションの充実』です。そんな中、ショップのリーダー層から、「コミュニケーションを取る時間の確保が難しい」という声があがりました。

■数あるツールの中で「LINE WORKS with KDDI」の強みは?
これまでもいくつかのITツールを使いコミュニケーション促進を図ってきましたが、問題になったのはその操作性です。ビジネス向けとなると、ある程度のITリテラシーが必要なツールが多く、なかなか浸透しない状況でした。そこで日頃使い慣れた『LINE』と同じ感覚で使える「LINE WORKS with KDDI」を導入したところ、導入当日にはほとんどのスタッフが登録を済ませ、すぐに業務で使い始めたそうです。

■「LINE WORKS with KDDI」導入でコミュニケーションが円滑に
【問題点】どの店舗においても最新の情報を常に共有することが求められていましたが、メールでは一定の時間が空かないと確認できず、上司からの伝達事項やスタッフ間の情報共有に時間がかかり、迅速なコミュニケーションが取れませんでした。

【結果】「LINE WORKS with KDDI」の導入により、社内の情報をいち早く簡単に発信することが可能になりコミュニケーションのスピードが上がりました。スタッフも、ちょっとした隙間時間でメッセージを確認できるようになり、本社などの発信側としては『既読確認』の機能を活用することで、既読数だけでなく「誰が読んで、誰が読んでいないのか」周知が行き渡ったかどうかを把握できるのも非常に便利だと語っています。

複数店舗や多くのスタッフを抱える企業にとって、迅速な情報伝達と円滑なコミュニケーションは今後も課題となることでしょう。「LINE WORKS with KDDI」を上手に活用して、ぜひ課題解決にお役立てください。

次回は社員の外出が多い会社でのケースでの活用事例をご紹介します。