企業の生産性は、その企業が産み出した付加価値 (生産量など) を『労働者数×労働時間』で割って算出されます。つまり、生産性を向上させるカギは、『生産されるものの付加価値自体を上げる』ことと『少ない労働時間数で生産量を上げる』ことの二つになります。前者の付加価値向上は当然大切なのですが、例えば、競合に負けない新商品やサービスを開発する、効率の良い生産設備を導入するなど、相当の費用と時間がかかることが想定されます。しかし後者の『少ない労働時間数で生産量を上げる』ことであれば、日常業務の中で簡単にできる取り組みがあるのです。それは、業務の中に潜むあらゆる『むだ』を省くということです。
本コラムでは、企業が抱える、そんな3つの『むだ』について解説していきます。

業務の中には、さまざまな『むだ』が存在しています。例えば、携帯電話での『メールで送っておいてもらえれば、夕方帰社後に確認します』というお客さまとの会話にも『むだ』が潜んでいます。お客さまに回答を待っていただく<時間のむだ>と、営業担当者がメール確認のためだけに帰社する<むだな時間>です。
この『むだ』の削減には、スマートフォンとクラウドのグループウエアが有効です。
例えば、お客さまからのメールは、その場でスマートフォンからクラウドのメールを開いてすぐに中身を確認、すぐに回答を返信できます。社内資料の確認が必要であっても、スマートフォンからクラウド上に置いてある資料の閲覧が可能です。

ほかにも、会議に関わる『むだ』があります。面と向かい合って話すのは重要なことではありますが、全国に拠点があり会議に参加するたびに遠方から出張しなければいけない、という場合、多くの時間がロスとなってしまいます。また会議資料はパソコンで作成しているにもかかわらず、会議が始まる前にそれをプリントアウトし紙で準備するという良くある風景にも『むだ』な時間が発生しているといえるでしょう。
こうした課題は、例えば『ウェブ会議』を導入することで解決可能です。参加メンバーの時間を移動に費やすことなく会議を行える上、各参加者が使用しているパソコンやタブレットなどに資料を共有することで会議のたびに紙の資料を配布する必要がなくなります。

コミュニケーションが円滑に進まないことも、『むだ』を生み出す一つの要因です。社員全員が、同じ情報を同じタイミングで共有するというのは、意外に難しいことです。例えば、パソコンのメールだけで情報を共有するという場合、席に座っているとき以外は、情報に気付くことができません。
ほかにも、会社のメールアドレスは社員だけに付与されているといった場合、アルバイトやパートなどのスタッフへの情報伝達が遅くなるという場合もあるでしょう。
このように情報が共有されづらい環境である場合、どのような『むだ』が生まれるのでしょうか。

外出が多い場合、クライアントからの『明日の会議の時間が変更になった』というパソコン宛てのメールに気付かず次の日会議に直行してしまい、会議が始まるまでの時間をむだにすることもあるかもしれません。また、ドキュメントの共有ができていないことで似たような書類を複数人で作ってしまったり、誰かが調べた調査結果を共有できていなかったため、ほかの人が同じことを調べるために時間を浪費することもあるでしょう。こうしたことは、例えばクラウド型の使いやすいチャットツールなどを利用して情報を常に共有する仕組みを作っておくなど、ちょっとした手間で解消できたりします。コミュニケーション時に起こる『むだ』をなくすためには、情報共有の仕組みをしっかりと作り、意思疎通を素早く行うことが重要なのです。

時間もお金も費やして育ててきた人材は、企業にとって貴重な財産です。ところが、育児や介護などでそれまでと同じように働くことが難しくなり、退職せざるを得ない例は現実にはまだまだ多いのではないでしょうか? 勤務形態に柔軟性が足りなかったせいで、貴重な人材を失ってしまうことは、育てるまでにかかった費用だけでなく、新たな雇用を促進する手間が発生するという、大きな『むだ』を生む結果になってしまいます。このような課題には、テレワークやサテライトオフィスなど柔軟な働き方の実現が有効です。働く側は仕事を続けられますし、企業側はせっかく育てた人材をむだにせず、適材適所で勤務を続けてもらうことができるのです。こうした『むだ』をなくす取り組みに欠かせないツールとしては、自宅や外出先からでも情報共有できるクラウドサービスやスマートデバイスなどが挙げられます。

今回は、生産性向上を阻む、日常業務の中に潜む3つの『むだ』について解説しました。次回以降では、具体的な事例を交えながらこれらの『むだ』を『ムリなく』減らすことができる方法についてご紹介していきます。