労働力減少の対策に。
テレワークの実現で、生産性向上!

人材活用を促進して生産性を上げる方法の一つの例として『テレワーク』に注目が集まっています。自宅やサテライトオフィスなど会社の外で、会社にいるのと同レベルの効率で業務を行うためには、インターネット環境があれば社内環境にアクセスでき、社員間の情報共有やコミュニケーションを可能にする『クラウド』の存在が欠かせません。本コラムではクラウドで実現するテレワークとはどのようなものかを考えていきます。

したがって各企業は、今の業務をより少ない人数で行える工夫をしていくのはもちろん、それでも補えない人手不足解消のために、今までさまざまな事情で働けなくなっていた人がもう一度働ける環境を作る必要に迫られています。具体的には、育児・介護などの事情で離職を余儀なくされていた人でも働き続けられるような環境の整備です。

このような環境づくりに有効なのが、テレワークの推進です。テレワークとは、ICT (情報通信技術) を活用した、時間と場所にとらわれない働き方のことです。自宅、サテライトオフィス、場合によっては移動中の交通機関の中などからも、インターネットに接続できる環境が整ってさえいれば業務を行うことができるため、通勤などに時間をかける必要がありません。

育児や介護などで職場への毎日の通勤が困難になる場合でも、『テレワーク』を活用すれば、働き続けることができるようになり、ひいては企業の生産性向上に寄与することでしょう。またその他社員にとっても、『テレワーク』を活用し、時間や場所にとらわれず仕事ができるようになることで、会議のためだけに本社に出張するなどの『むだ』な時間が節約でき、こちらも労働生産性のアップが期待できるのです。

社員間の情報共有ツールはテレワークに不可欠

しかしながら、テレワークを導入すると、どうしても従業員同士で顔を合わせて話をする機会が減ってしまいがちです。従業員間の意思疎通や情報共有のレベルをどうやって保つかは、テレワーク導入の成否を分けるポイントの一つです。

すでに、社内の情報共有ツールとしてグループウエアを活用している企業も多くあることでしょう。ところが、グループウエアの中には、アクセスを社内からに限定していたり、専用回線が必要で事実上社内でしか使えなかったりといったものも多くあります。これでは、社外で仕事を行うテレワークでは利用できません。

その場合、例えば、「G Suite」や「Office 365」など、クラウドを利用したグループウエアであれば、インターネット環境さえあれば、社内外問わずどこからでも安全に利用することが可能です。これにより、テレワーカーとオフィスにいる従業員間の意思疎通や情報共有はよりスムーズに、容易に行うことができます。こういったクラウドを使った情報共有サービスの導入は、テレワークの実現に欠かせないものの一つです。

【事例紹介】必須だった会議への参加も、
クラウドを活用してオンライン化

テレワーク導入を検討する際には、従来の業務フローがネックとなるケースもあります。そのような事態に直面した会社がどうこの課題を解決したか、一例をご紹介します。

A社の管理職は、支社ごとに週1回行われる報告会議と、本社で月1回行われる全体会議に参加しなければなりません。テレワーク導入の際に、この会議へのテレワーカーの参加をどうするかについて議論が起こりました。管理職はテレワークの対象にしないという意見も出ましたが、そうなるとテレワークを選択すると出世できないということになり、若手社員がテレワークを選びにくいのでは? という意見も出ました。

今まで通り出社して会議への出席を求めるべきか、あるいはそれ以外の方法を考えるべきかと議論した結果、A社はテレワーク制度と合わせて、ビデオ会議システムの「Cisco Webex with KDDI」の導入を決定しました。このシステムを使えば、自宅のパソコンはもちろん、外出先からスマートフォンやタブレットでも会議に参加できます。「Cisco Webex with KDDI」にはファイル共有機能もあるので、資料もその場ですぐに共有することも可能です。これにより、テレワークを行っている管理職も、自宅などの社外から何の支障もなく会議に参加できるようになりました。

A社の例のように、会議など対面でないとできなかったこと、できないと思われていたことも、業務フローを見直し、クラウドを活用すればテレワークが可能になるケースは珍しくありません。ほかにも例えば、手渡しで提出しなければいけないとしていた週次報告書のデータ提出を許容し、「G Suite」や「Office 365」などのクラウドサービスを利用して送信・共有できるシステムを整えることでテレワークが実現できたケースもあります。

このように、テレワーク制度の導入に当たっては、業務フローの見直しとクラウドの活用が有効です。テレワークの導入によって、すでに多くの企業が人材の活用、生産性の向上を実現させています。