第1回コラムで解説したテレワーク導入による企業と社員双方のメリットでも触れた通り、テレワークは生産性向上や人材の確保に課題を抱えている中堅企業こそ積極的に取り組むべき制度の一つです。その理由と、テレワークを実現するために押さえておきたいポイントを4つご紹介します。

1. 安全なネットワークの整備
   まず初めに必要となるのが社外から社内にアクセスできる安全なネットワークの整備です。社外にいる社員と会社間でやりとりする情報の中には、当然社外秘の情報も含まれます。万一の情報流出を防ぐためにも、現在のネットワーク環境を見直し、社外からのアクセスに対応できる安全なネットワークを構築する必要があります。
   
   
2. 情報共有のためのツールの導入
   オフィス以外の場所にいても社内にいる環境と同じように仕事を行うため、素早い連絡が可能になるチャットツールや、ファイル共有機能、ウェブ会議機能などを備えた『グループウエア』を導入する企業が増えています。
   テレワークでは、必要なシーンに合わせて"いつでもスムーズなコミュニケーションが取れる"ということが重要になります。オフィスと同レベルの作業環境をオフィス以外に作るにはグループウエアの導入が必須と言えるでしょう。
   
   
3. スマートデバイスを活用する
   スマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスは、社外でも社内と同じように仕事を進める上で必需品です。業務用に会社から支給するのか、社員が個人で持っているスマートデバイスを業務で使用できるようにするのか、通信費の負担をどうするのかなど、活用法を考える必要があります。
   
   
4. 社内制度やルールの整備
   在宅勤務の社員が増える、または営業社員がスマートフォンで外出先から仕事を行うモバイルワークが浸透し、稟議申請や見積作成なども社外から行いたい、といった声が高まっているなどといった社内の状況に合わせ、社内制度やワークフローの仕組みも変更しなければいけません。必要に応じて社労士などと相談して、テレワーカー社員・オフィスワーカー社員・会社の三者が納得できる新しい制度を作る必要があります。

多くの中小企業においては、テレワークやその導入に対する関心は高まりつつある途上です。しかし、多くの中堅・中小企業が抱える課題である人材不足を解消し、優秀な人材を確保するためにはテレワークの導入は効果的な手段の一つです。

前述した導入を前向きに検討する際に、押さえておきたい4つのポイントの中でも重要なのが、『安全なネットワークの確立』です。
テレワークの導入を考えるのであれば、最初に自社の通信環境や、社内ネットワークの見直しをすることから始めましょう。
もしも「うちはテレワークなんてまだまだ…」と考えている場合でも、数年後には取引先を含めてテレワークが当たり前になり、改めて検討することになるかもしれません。将来に備える意味でも、自社のネットワーク環境の見直しは、今から進めておいた方がいいかもしれません。