働く環境の改革に具体的に何が必要なのかを全4回にわたってお伝えする本シリーズ。第1回では働き方の多様化に対応し業務を効率化するために『テレワーク』という働き方をご紹介しました。ここでは、オフィス以外での仕事をサポートするツールとしてグループウエアについて解説します。

パソコンで社内のインターネット環境から、ファイルの共有をする。目の前の上司に業務報告を行い、隣にいる同僚にプロジェクト進行の相談をする。今当たり前に行っている業務は社員同士が会社という一定の場所に一緒にいることが前提となっています。社員が外出先や自宅で仕事をするときは、社内にいるのと変わらない環境を整える必要があります。

例えば、別の場所にいても気軽に連絡できるチャットツールや、必要な資料を添付できるメール、重要事項や急ぎの連絡をするための電話、遠方でも参加できるオンライン会議などの機能を活用すれば、どこにいても社内にいるのと同じ作業環境が確保できます。これらを備えたツールが『グループウエア』です。導入するグループウエアに求められることは、ただ『情報が共有できる』というだけでなく、チャットツールや電話、ウェブ会議など、必要なシーンに合わせて"いつでもどこからでもスムーズにつながることができる"ということが重要になります。オフィスと同レベルの作業環境をオフィス以外に作るにはグループウエアの導入が必須と言えるでしょう。

外出先から仕事を行うためにグループウエアには具体的にどのような機能が必要なのでしょうか。一般的にグループウエアは、出退勤やシフトを管理できる勤怠管理機能・ファイル共有機能・スケジュール機能・チャットツールやウェブ会議機能など、多くの機能を備えています。

特にテレワークなどオフィス以外で仕事を行う上でグループウエア必要な機能は、以下の3つが挙げられます。

この3つの機能を備えていれば、外出先でも自宅でも快適な作業環境が整います。以下の項目では、<テレワークのためのグループウエアに必要な3つの機能>のうち、1つ目の機能である『コミュニケーションをスムーズに取るための機能』について事例をご紹介します。

テレワークでは、社内・社外とのやりとりにメール・チャット・ウェブや電話での会議など、コミュニケーションツールの活用が欠かせません。ここでは、テレワークに必要なコミュニケーションの取り方について、2つの事例をご紹介します。

<メール・チャットツールを活用したケース>
従業員が400名を超える情報通信業を営むE社。社内・社外の人間とのやりとりが頻繁なため、メールが重要なコミュニケーションツールとなっていました。しかし、会社から支給されているメールアドレスは、社内のパソコンからしかアクセスできないなどの制約があり、社外ではメールの利用ができない状態だったため、社員からは「お客さまの対応依頼にすぐに応えられず、クレームや案件が失注するケースもある」という声も上がっていました。また、営業担当者は社外にでかけていることが多く、簡単な連絡事項さえ伝わらず、社内での情報共有も十分ではないことがありました。

グループウエアを導入した結果、インターネット接続環境があれば、どこにいても安全に自分のメールにアクセスすることができるようになり、お客さまからのメールにも素早く対応できるようになったと営業担当者は喜んでいます。また、合わせてチャットツールも導入、簡単な連絡や打合せはチャットツールで対応できるように。さらに、会議の議事録なども共有できるようになり、複数の社員が同じ書類にアクセスして共有・編集することで、資料作成も効率化しました。

<メッセージアプリケーションを活用したケース>
人材派遣のほか、エンジニアの派遣、コンサルティングなど、従業員をクライアント企業に常駐させる場合があります。コンサルティング業のF社もそんな会社の一つ。クライアントに対して、1～数名の社員が常駐する形で派遣されています。問題となっていたのは、社員同士のコミュニケーションです。クライアント先に常駐しているため、週に一度も顔を合わせない社員もいるうえ、社内の内勤スタッフとのやりとりも十分にとれない状況でした。そこで、社員全員で共通して使えるメッセージアプリケーションを導入。社外でずっと働くという状態でも、チャット感覚で手軽にコミュニケーションを取ることが可能になりました。メッセージアプリケーションであれば、メールのように、アドレスを入力し、件名を入れ、本文を考える、という段階を踏む手間がなく、会話をする気軽さでメッセージを送ることができ、画像や動画、スタンプ機能などで状況を詳細に伝えることができます。社員同士の連携が深まり、仕事上の情報共有が早まったことで顧客に対する対応のスピードが上がりサービスの質も向上したそうです。

社内コミュニケーションは、仕事を効率的に進めるために重要な役割を果たします。グループウエアのチャットツールやメッセージアプリケーションの機能を活用すれば、社内の活性化だけでなく、素早い情報共有から業務の効率を上げることも可能です。

次回は、<テレワークのためのグループウエアに必要な3つの機能>のうち、2つ目の『必要な情報にいつでもアクセスできるようにする機能』と、3つ目の『安全なアクセスを実現する機能』について解説します。