働く環境の改革に具体的に何が必要なのかを全4回にわたってお伝えする本シリーズ。オフィス以外で業務を行うテレワーク・モバイルワークという働き方を実現するためにスマートフォンなどのスマートデバイスの支給、グループウエアの導入などIT環境を整えても、それだけでは効果が出ないことがあります。本コラムでは、テレワークが浸透しない原因と効果的に進めるための方法をご紹介します。

前回までのコラムで、社員の生産性を上げるための一つの方法として場所にとらわれない働き方=テレワークがあり、そのためにはスマートデバイスとグループウエアの導入が有効であるというお話をしました。
ところが、実際にはせっかく用意したそれらの環境が、テレワーク導入に生かしきれないことがあります。その原因の一つが、日報や報告書などの提出業務がアナログのままのことが多いから。せっかくのグループウエア導入も、社内ルールやワークフローが対応していないと活用できず、期待する効果が得られません。

居酒屋やカフェなど約30店舗を運営するG社では、グループウエアの活用で、店舗スタッフの事務作業負荷の軽減と、本来の接客業務の質の向上という成果を上げています。G社ではどのような課題があり、グループウエアをどのように活用したのか、その実例をご紹介します。

■課題: 連絡・報告業務の負荷が高く本来の仕事に集中できない
連絡や報告などの作業が非常に多い状況だったG社。特に業務を圧迫していたのが売上日報の報告でした。一度売上金額を本部に連絡し、本部が取りまとめた後、再度確認をするという流れになっていたため、手間も時間もかかっていました。これにより、本来力をいれるべき『お客さまへのサービス』に割く時間が減るという結果に。そういった状況から日報報告の負荷を軽減したい、という課題がありました。

■問題解決法: スマートフォンとグループウエアの導入で日報業務の負荷が大幅に軽減
社員にスマートフォンを支給しグループウエアを導入しました。それに伴い、売上日報の報告フローを改訂。各自のスマートフォンから管理簿に売上を入力するだけにして確認などはすべて本部でおこなうようにワークフローの見直しをしました。そのかげで、日報の負荷が大幅に軽減。それだけでなく、スタッフのシフト管理やお客さまの予約管理もスマートフォンから一元管理でき、お客さまサービスの品質向上も実現しました。

電気を安全に供給するための管理を行っているT社では、グループウエアの導入により社員の負荷はもちろん、ペーパーレス化も成功しました。T社ではどのような課題があったのか、グループウエアをどのように活用したのかその実例をご紹介します。

■課題: 現場作業がメインのはずが、1日の半分を机上作業に追われることに
本来発電所の点検作業や不具合の修理など、現場での仕事がメインであるT社。ところが、点検の書類作成は、その都度会社に戻って作業しなければならず、この部分に大幅に時間を取られていることが課題となっていました。

■問題解決法: タブレットとグループウエアの導入で作業に集中できるように
現場社員にタブレットを持たせ、さらにグループウエアを導入しました。点検後の報告業務をタブレットから入力することで、クラウド上ですぐに共有できます。導入に伴い、これまで報告書の確認と承認は必ず上長の押印が必要でしたが、この申請作業をグループウエア上で確認、承認できるように社内のワークフローを変えました。会社での書類作成業務が大幅に減ったことで、効率よく作業現場を回ることができ、さらに書類を印刷する手間もコストもなくなりました。

書類の共有・確認はグループウエアでは容易に可能ですが、社内の決まりごとだった『押印による承認』を『グループウエア上での承認』に変更したことで作業負荷の軽減、加えてペーパーレス化も実現したことになります。

オフィス以外で業務を行うテレワークでは『安全なネットワーク』『スマートフォン』『グループウエア (クラウド)』を欠かすことはできません。しかし、社内のルールが未整備だったために、本来描いたテレワークが実現しないケースが少なくありません。二つの事例にあった日報や報告書の提出の仕組みは、うまくいった例ですが、どちらのケースでも、トライアルから段階的に導入し、社内の意見を取り入れながらルール整備が行われていました。

これまでの4回で、働き方の多様化に対応し、生産性向上、人材の離職を防ぐ方法として、テレワーク・モバイルワークが有効であること、それをグループウエアの導入により実現できることをお伝えしてきました。社員の希望する働きやすい環境を整えることは、企業全体の業務効率や生産性の向上、人材の損失を防ぐ結果につながるのです。