ビジネスにおけるコミュニケーション手段として、メールやチャットツールなどが活用される場面が増えていますが、相手のレスポンスがすぐに分かり、文章では伝わりにくい微妙なニュアンスの内容や感情も伝えることができる『電話』でのコミュニケーションは、今も重要な役割を果たしています。そのため、デスクに一人一台の固定電話を設置している企業が多数を占めています。
しかし一方で、外回りの多い営業担当や、デスクワーク以外の業務を行う社員は、携帯電話やスマートフォンの利用が主流となり、自席に置かれた固定電話の使用頻度が減っているという声も聞こえてきます。
そこで、本コラムでは4回に分けて、電話にかかるコストの削減や、利用者や働き方にあわせた電話活用のポイントをご紹介します。
第一回となる今回は、固定回線の電話料金削減について具体的事例とともに解説します。

オフィスのインフラ整備に欠かせない固定電話とPBX。しかし、昨今、一人一台の固定電話という概念を拭い去り、業務形態や利用用途にあわせ固定電話と携帯電話やスマートフォンを併用することで業務効率化とコスト削減を同時に実現する企業が多くなっています。既存のPBXをクラウド化することで設備の維持・管理が容易になることや、携帯電話やスマートフォンを内線化するFMC (Fixed Mobile Convergence) サービスを導入することで多くのメリットが得られます。以下では、固定回線の電話料コスト削減のヒントとなる事例をご紹介します。

海外ファッションブランドの日本拠点として、国内外の約160店舗を統括するT社は、150人の社員と200名の契約社員を抱えています。各店舗を行き来するエリアマネージャーにスマートフォンを支給したいのですが、導入にかかるコストをいかに低減するかという課題を抱えていました。

通話・通信環境を見直す上で、常に多くの企業がコスト削減という課題を抱えています。以下で、具体的な事例を解説します。

■課題: スマートフォン導入によるコストをできるだけ抑えたい
T社では、店舗を統括するエリアマネージャーに携帯電話を支給していました。しかし、外出先でメールの確認ができないなど利便性に欠けるため、スマートフォンを導入して欲しいと言う声が数多くあがっていました。
しかし、エリアマネージャーは一人で10店舗から20店舗を担当しており、外勤時は、本部との交信も含めて携帯電話の使用頻度、使用時間ともに多く、既存の携帯電話をスマートフォンに切り替えると、端末代金に加え月額料金もアップしてしまいます。コストとの兼ね合いで消極的になっていたところ、携帯電話を契約している会社から、既存の電話回線の通話料を見直して、スマートフォン導入で増えるコストを捻出してはどうかとい言うアイデアが提案されました。

■問題解決法: IP電話サービスとスマートフォンを組みあわせて導入
そこで、IP電話サービスと、スマートフォン、さらにスマートフォンを内線化できるFMCサービスを組みあわせて導入することを検討。コスト削減と利便性の向上を同時に実現することができました。
一番の懸念点となっていたスマートフォン導入によるコスト増についても、IP電話サービス導入により、固定電話の基本料金・通話料金のコストダウンにつながり、FMCサービスでスマートフォンを内線化することで、外勤スタッフと本部、外勤スタッフ同士の通話料が定額となり、トータルではスマートフォンの利用料金アップ分を上回る通話料のコストカットにつながりました。

通話・通信環境には本稿で触れたようにさまざまな課題があります。次回はその中でも固定電話回線とPBXに関わるコスト課題について解説します。