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効率化アップの切り札! 総務担当+情報システム担当で動くメリットとは?

業務ロス&コスト削減「通話スタイル改革」第4回 効率化アップの切り札! 総務担当+情報システム担当で動くメリットとは? 電話環境を劇的に変える! 業務連携の重要性

業務効率化を実現するオフィスの電話改革のポイントを紹介している本シリーズ。FMCサービスについて、コスト削減や業務の効率アップにつながると分かっていても、なかなか導入へと踏み切れないのには、隠された原因があります。第四回は、業務の効率化、コスト削減に貢献するスマートフォン+FMCサービス導入への、ハードルとその対策について解説します。

スマートフォン+FMCサービス 導入がうまくいかない大きな原因とは?

社内インフラを整える役割の情報システム担当者ですが、社内のパソコン環境と同様に、情報セキュリティの観点からスマートフォンの管理も行う事が多くなっています。対して、PBXの老朽化による買い替えなど、固定電話に関することは総務担当者が管理している場合がほとんどです。

総務と情報システム担当を兼任している企業もありますが、スマートフォンと固定電話の管理は別々の業務として捉えている方も多いのではないでしょうか?

つまり、スマートフォンと固定電話を部署や担当者ごとに別々のものとして管理していることが、FMCサービス導入が進まない大きな一因となっています。

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総務、情報システム担当者の連携でムダがなくなり業務効率もアップ

情報システム担当者がスマートフォンを導入した、総務担当者がPBXを入れ替えた、というだけで両者が連携できていなければ、社内の通話環境のムダに気づけずせっかく導入したスマートフォンも活用しきれない、という可能性が高くなります。

逆に、総務担当者と情報システム担当者がしっかりと連携していれば、スマートフォン+FMCサービスの導入により、社内全体の業務効率が上がり、通話料などのコストも下げることが可能になります。スマートフォンが内線化されれば人員の増員、支社支店の展開、テレワークなどの柔軟な働き方にもフレキシブルに対応できます。

総務担当と情報システム担当が連携してスマートフォン+FMC環境を実現

情報システム部門はそもそも少人数で多忙なことが多く、いわゆる『ひとり情シス』や『総務との兼任』となれば、なおさら新しいことを始めるのに時間を割くことが難しいこともあります。もちろん、総務担当者も多岐に渡る業務で多忙なのは変わりないでしょう。

それでも、スマートフォンとFMCサービスをセットで導入する企業が増えているのは、電話の取次業務が減ったことでの作業効率アップや、コスト削減を実感しているから。

さらに、スマートフォンの導入は、FMCサービスでの業務効率化やコスト削減だけでなく、グループウエアを一緒に活用することで、ビデオ会議・ストレージ・メールソフトなどが利用できるようになります。これにより『会社に戻らなくてもメールが確認できる』『社内のパソコンと同じ環境で書類が見られる』『サテライトオフィスやテレワークが可能になる』といったさまざまなメリットが生まれてきます。

各企業が生産性向上のための改革に取り組み始めている今だからこそ、スマートフォンとFMCサービスのセット導入は非常に有効なのです。

これまで、本コラムではオフィスの電話改革について

  • 通話料の削減方法
  • PBXの老朽化によるリスクと維持コストについて
  • 『電話の取り次ぎ』に関する負荷と改善策
  • スマートフォン+FMCサービス導入のハードルと対策

以上、四つの内容をお伝えしてきました。

経営者の『コストを削減したい』という要望をかなえつつ『より業務を簡潔にしたい』『業務効率を上げたい』という社員の要望にこたえるのが『スマートフォン+FMCサービス』の導入です。

固定電話とスマートフォンを別々に考えず、連携させることが鍵なのです。

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