自然災害に事前の備えは重要です。前回のコラムでは、事業継続計画 (BCP) の重要性について解説しました。小規模事業者でも、取引先、従業員、地域社会への責任を果たす意味で、災害への備えは不可欠です。今回は、そのなかでも災害発生時の初動、特に『人』を守る安否確認について紹介します。

下の図は、公益財団法人 ひょうご震災記念21世紀研究機構 人と防災未来センターが行った調査で『BCPを決めているかどうかは別にして、災害発生を想定した対策をとっているか』という質問への回答です。実に95.5%もの企業が『社員の安否確認の手法・手段』を定めています。その背景には、事業を続ける施設が残っても、そこで働く人がいなくなっては、事業を続けることができないという現実があります。そして、経営者は従業員を守る責務があり、事業を継続することで働く場を提供する義務もあるのです。

東日本大震災で実際にあった話ですが、震災発生後、従業員の安否確認が取れないままだった企業があります。経営者が奔走してなんとか事業再開の目処がたったのですが、従業員の約半数が退職してしまったそうです。避難生活の間に会社の状況が分からなかったために、引っ越して新たに就職しようと決めた人、自宅が帰宅困難地域で遠方に引っ越しをせざるを得なかった人など、理由はさまざまだったそうです。もしも、震災発生直後に安否確認し、その後の連絡手段を確保していれば転職を決める、引っ越しを決める前に事情を話し引き止めることもできたとその経営者は言います。残念ながら、この会社は事業の縮小を余儀なくされました。

災害発生時には、どのような形で安否確認・連絡を取ればいいのでしょうか。1995年の阪神・淡路大震災では、固定電話がほとんどつながらなくなり、被災地との連絡が取れない状況が発生しましたが、普及し始めていたインターネット経由で連絡が取れたという話があります。東日本大震災のときには、携帯電話がつながりにくくなる一方、TwitterなどのSNSで連絡が取れたという話がありました。
ここで大切なことは『連絡が取れやすい手段を予想する』のではなく、複数の連絡手段を用意することです。社員にはスマートフォンも持たせ、音声通話、仕事用のSNSやグループウエア・スマートフォンキャリアの災害伝言サービスなど、できるだけ多くの連絡手段を用意しておきます。経営者がそれらを確認すればいいのです。またスマートフォンだけに頼らず、データ通信など、複数の通信手段を用意するとより一層連絡が取りやすくなるでしょう。

そしてもう一つ、デジタルな通信方法と併用して『万が一のときには、ここに集合する』緊急集合場所の設定です。通信手段が断たれても、その場所に行けば誰かに会えるという安心感は大きなものです。

これらの安否確認手段を用意したら、簡易的でもいいので必ず『緊急時の訓練』として使ってみることです。定期的に使用するのもよいでしょう。いざというとき、体験したことがないことはなかなかできません。平時に試しておくことが大切です。

最後に、従業員だけではなく従業員の家族まで意識して、連絡手段を用意・周知するようにしましょう。経営者にとって、従業員の家族も大切な存在だからです。

業種によっては、工場や倉庫を備えている会社もあるでしょう。当然、それらの耐震補強・建物内の設備・機械などの固定は大切なことです。『人』『モノ』『情報』の『モノ』を守ることになります。
もしも、こういった施設があるならば、積極的に従業員の集合場所、避難場所として活用することを意識しましょう。従業員にとっても、よく知った場所に避難できることは心強いものです。そのために、飲料水や食料の備蓄、避難所として活用するための毛布や簡易トイレなどの用意をしておくことが大切です。
災害時の備蓄の目安は、3～4日分の水と食料だと言われています。大規模な災害でも、救助や支援が到着するまで概ね3日程度が見込まれるとされているからです。できれば、避難してくる人数を試算して、備蓄する量を決めるとよいでしょう。また、近隣の住民など、従業員以外の人も受け入れる可能性も考慮する必要があります。

これらの災害備蓄の飲料水、食料で気をつけなければならないのが消費期限です。ものによって期限が異なるため、適切に管理しないと、いざというときに消費期限切れで使えないという事態もありえます。簡易でいいので、データベース化して管理しておくといいでしょう。