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面接日程の間隔を短縮して、選考途中の辞退を減少させる

採用難の時代における中堅企業の採用実務『選考中・内定後の辞退』を食い止めるためのポイント 面接日程の間隔を短縮して、選考途中の辞退を減少させる

採用選考中によく起こるのが、「先に内定を他社からもらった」という理由での辞退です。また、なかには、突然連絡が取れなくなってしまうケースもあります。100~500名くらいの企業規模の場合、より大きな企業に目移りされると「仕方がない」と思うかもしれません。しかし、もしも早く選考が進んで、他社よりも前に内定を出せていたら、辞退されなかった可能性もあります。会社からの連絡が適切だったら、連絡が取れなくなるということは避けられたかもしれないのです。今回は、辞退を防ぐための『学生との適切なコミュニケーション』について、紹介します。

学生にとって、『一日連絡がない』ということが致命的に?

選考過程で大切なのは学生とのコミュニケーションです。選考というと企業が学生を選ぶ場に思えますが、一方で、学生も企業を研究し、選考過程で観察して『企業を選んで』います。特に売り手市場の今、その傾向は顕著だと言えます。理由はさまざまですが、選考途中で連絡が取れなくなる「他社に決めました」という辞退理由が起こるのは、『学生側の選考』に落ちたということです。
選考中は一方的に学生を選ぶのではなく、『学生にも選んでもらうための情報を提供する』ことを心がけなければなりません。面接でも一方的に質問するのではなく、学生の質問にも積極的に答えていく必要があります。また、面接担当者も採用担当者や役職者だけではなく、学生がより社内のことをイメージできる年齢の近い若手社員や、学生が志望する部署の先輩社員を起用するなどの工夫も大切です。

そしてもう一つ、スピードがあります。学生にとって『内定=自分を評価してくれた』ということでもあり、同じような印象の会社があった場合、早く内定が出た企業により好印象を持つようです。次回の面接予定を決めるにあたっても、2~3日かかる会社とすぐに調整してくれる会社では、後者のほうが「自分を評価してくれている、大事にしてくれている」と考えます。通常の業務では訪問や打ち合わせの日程調整に2~3日かかることも珍しくありませんが、学生にとっては一日の差が大きいと言えるでしょう。

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選考スケジュールが無駄に長期化…その理由は?

<選考途中での辞退が頻発していたA社の場合>

A社では、昨年度と今年で選考途中での辞退が連続して発生し、改善が必要だと感じ課題の洗い出しをはじめました。
選考過程と事態のタイミングを見ていると、書類選考終了後、面接が2回3回と続くタイミングでの辞退がほとんどでした。面接内容に問題があるかもしれないという意見も出ましたが、辞退理由に「他社から内定をもらった」という声が複数あったことから、スケジュールの問題ではないかと考えました。1回目の面接日程の調整、そして2回目の面接までの期間が長いのではないかと考えたのです。実際、書類選考合格の連絡を入れてから初回の面接まで最短で1週間、長い場合は2週間もかかっていました。1回目の面接から2回目の面接に至る過程では、2~3週間かかることがほとんどでした。
その理由を調べていくと、大きく2つの問題が浮かび上がりました。まず、学生との連絡です。学生との連絡は、『LINE』を使うことが多いのですが、採用担当者個人のアカウント、あるいは採用担当者が業務用に取得したアカウントを使用しており、対応が担当者個人に集約されてしまっていました。そのため担当者が休暇を取ったり、出張や外出時などは学生との連絡が取りにくく滞ってしまっていたのです。
2つ目の問題は、面接担当者のスケジュール調整です。面接は採用担当者ではなく、各部門の役職者、若手社員、役員など多彩な人材を充てるように工夫していたのですが、彼らと学生のスケジュール調整に何度もやりとりが発生し、時間がかかっていたのです。

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グループウエアを活用して、面接日程の調整を効率化

<A社の対応 ~グループウエアの活用でスケジュールを短縮~>

A社では、社内で導入済みだったグループウエアの活用を拡大、全社員のスケジュールをグループウエアのカレンダーで共有し、人事部の採用担当者から確認できるようにしました。社員には状況を説明し、採用担当者が面接日程を決めるために、自分自身の予定の入力を徹底、採用担当者からの面接要請にはこたえるように周知しました。
その結果、これまで何度もやりとりが必要だった面接日程の調整がすぐに済むようになり、面接の間隔を大きく短縮できるようになりました。全体の採用日程も短くなり、内定出しを早めることができました。

一方、学生との連絡ですが、『LINE』と連携できる『LINE WORKS』を導入しました。これまで採用担当者個人のアカウントでしかやりとりできませんでしたが、採用担当者複数が学生とやりとりできるようになり、担当者が不在の場合でも連絡がすぐにつくようになりました。また、連絡が密になったことで、『LINE WORKS』のやりとりで社内の状況や仕事に関する質問などにもすぐにこたえることができるようになり、学生とのコミュニケーションの密度が高まりました。

A社では、グループウエアの活用、『LINE WORKS』の導入以降、選考途中での辞退が大きく減少しました。
次回のコラムでは、面接そのものの質の向上、工夫について紹介します。

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