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面接の質を向上させるグループウエア&タブレット端末の活用

採用難の時代における中堅企業の採用実務『選考中・内定後の辞退』を食い止めるためのポイント 面接の質を向上させる グループウエア&タブレットの活用

前回は、選考過程のスピードアップとコミュニケーションの改善を紹介しました。今回は選考の核になる面接の話です。面接では、若手社員から現場の責任者、役員、経営者までさまざまな人が学生を吟味します。これは数十名程度の規模ならいざしらず、100~500名規模の中堅企業ならば、大手企業と変わらない選考過程です。ここで大切な視点は、『学生も会社を吟味している』ということと、面接担当者は『面接のプロではない』ということです。

面接で大切なことは『何を聞くか』だけではなく『何を伝えるか』

選考において、面接は非常に重要な役割を担っています。なかには書類選考をせず、面接だけで採用選考を行う企業も珍しくありません。それだけに面接が一度で終わることはほとんどなく、何度か繰り返されます。
面接を担当する面接官は、採用担当者だけではなく、現場の責任者や役員はもちろん、若手社員も担当することがあります。さまざまな立場から学生を評価する意味でも非常に大切なことです。一方で学生にとっては、さまざまな『会社の人』と話ができるチャンスでもあります。つまり面接の場では、学生を評価するための質問をするだけではなく、学生からの質問に答えることも大切です。その対話を通じて、学生は会社への理解を深めていきます。この段階できちんと会社のことを理解してもらっていないと、後に「思っていた会社、仕事と違う」といって辞退、あるいは早期離職を招く可能性が高くなるのです。
しかし、面接官は面接のプロではありません。どのような質問をすればいいのか、学生からの質問にどう答えればいいのか。学生に何を伝えなければならないかといったことは、面接官の課題なのです。

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通常業務の合間に面接
十分な準備ができず、おそまつな面接に

<面接後に学生からクレームがあったB社の場合>

B社では面接後に学生から「面接官が質問に答えてくれなかった」という苦情が出ていました。それも複数の面接官に対して、同じクレームが出ていたのです。面接官に聞いたところ、「いきなり質問されてどう答えればいいのか分からなかった」ということでした。

面接を任された担当者も事前に学生のエントリーシートを渡されて目を通し、評価表に沿った質問を考えておかなければなりません。多くの面接官は通常業務の合間に面接を行っています。現実として、面接直前にエントリーシートに目を通し、ぶっつけ本番のような形で面接に挑んでいるケースが目立っていました。そのため適切な質問ができず、学生からの質問にも答える余裕がなかったということが真相だったようです。

そんな状況だったため、面接官によって評価基準もまちまちで、学生への評価にばらつきが出ていました。さらには、事前に担当者に渡したエントリーシートのコピーが紛失、あるいは面接後に無造作にゴミ箱に捨てられていることも発覚し、面接者の教育が不可欠だと言われるようになりました。

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グループウエアで質問事項を共有、タブレットで確認しながら面接を

<B社の対応 ~グループウエアの活用でスケジュールを短縮~>

B社ではまず、面接時の想定問答をチャート化し、グループウエアに共有しました。これを事前に確認してもらうことはもちろん、タブレットを面接時に活用して、学生からの質問への回答や、こちらからどのように質問すればよいかを想定問答として用意し、そこに個人の意見を加えていけるように工夫しました。
また、面接時の学生の回答や面接官から見た評価を面接しながらグループウエアに記録できるようにして、面接後の書類作成の負担軽減も実現。面接時に学生に伝えておきたいことも想定問答に盛り込んでおくことで、もれなく伝えることができるようになりました。

結果として面接の質が向上し、評価基準も面接官によってまちまちだったものが、想定問答に沿った質問、回答をすることで、標準化されるようになりました。学生からも、「知りたいことが分かった」という声が出てくるようになりました。

面接も、大切な学生とのコミュニケーションの場です。学生から「こんな人と一緒に働きたい」と思ってもらえるような面接担当者でありたいものですが、そのためには、自信を持った面接ができること、その上で自分の言葉で学生と接することが求められます。B社では、グループウエアとタブレットの活用で、面接担当者の負荷を最小限に抑え、面接の質を向上させ、学生との適切なコミュニケーションを実現したと言えるでしょう。

次回は、内定後の辞退をどのように防ぐかを紹介します。

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