第1回目のコラムでは、二人の社長の対話から、売上向上のためには『時間』『人』『情報』の三つが大切だと分かりました。今回はその中の『時間』について、営業する時間を増やす方法を紹介します。

K社長は、S社長に『時間』の確保について質問をはじめました。基本的には『営業時間が確保できるほど、売上は上がる』と考えられています。

K社長とS社長の会話から分かるように、営業担当者は『営業だけをしている』わけではありません。営業外活動も相当の時間が費やされているのです。その代表的なものは次の三つです。

これらの業務は『必要なもの』です。しかし、効率化することはできます。そのために活用できるのが、クラウド型のグループウエアです。

S社長の知人である、食品卸のF社では、グループウエアを活用することで次のような効率化を実現、『営業外活動の削減』に成功しました。

1. 見積書や契約書・稟議書・発注書などはグループウエアのドライブに保管し、社外からもアクセスできるように。外出先でも営業担当者が社内にいる事務スタッフに作成を指示できるようになり、社外から内容を確認できるので、スピーディに書類作成が進むようになりました。
2. 日報などの連絡事項は、グループウエア上に共通フォーマットを作成。書類作成の手間を軽減し、営業担当者は社外からも記入できるように。またスケジュール管理機能でお客さまとの訪問スケジュールの調整なども可能になりました。お客さまからのメールもグループウエアで確認、すぐに対応できるようになりました。
3. オンライン会議の実現で、会議のための無駄な移動時間を削減できました。また、グループウエア上のドライブに会議資料を事前に共有しておくことで、資料説明の時間を節約して、会議時間も短くなりました。メールの添付ファイルでは、送信できるファイルの容量に制限があったり、最新ファイルの共有が徹底されないなどの問題があります。

F社のようにグループウエアの活用で『営業外活動』を効率化した例の他に、営業範囲が広い会社で無駄な移動時間の削減を徹底した事例もあります。医療用部材の販売を行うL社です。

L社では営業エリアが広く、一人の営業担当は就業時間中、お客さまの間を動き続けています。そこで問題になったのが、報告書や経費精算をはじめ『どうしても会社に戻ってやらなければならない仕事』です。二日に一回は、何らかの理由で会社に戻らざるを得ず、どうしても会社から近いお客さまへは通えても、少し遠くなると訪問頻度が大きく減少する傾向がありました。そして、訪問頻度が低いお客さまは販売単価も低く、失注する傾向も高かったのです。

そこで、徹底したグループウエアの活用で、報告書・見積書・発注書などの作成を、社外からできるように改善しました。営業担当者は週に一回程度の帰社でも大丈夫になり、事実上のテレワークが実現しました。テレワークとはいえ、グループウエアで緊密に連絡が取れているので、以前よりも報告・相談が増え、経営層からも状況が分かりやすくなったと好評です。

今回は『営業のための時間を増やす』がテーマでした。次回は『人』、優秀な人材を育て、営業成績を向上させる手法について紹介します。