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スマートデバイスとの組み合わせでワークスタイル変革にもつながるクラウド

中小企業のためのクラウド導入のポイント 第5回 スマートデバイスとの組み合わせでワークスタイル変革にもつながるクラウド

社内で業務を行うにあたり、システムのクラウド化は、今大きな流れとなっています。その理由の一つが、昨今大きな問題となっているワークスタイル変革への取り組みです。時短勤務や在宅勤務など多彩な働き方を導入し、活用していくには、クラウドとスマートデバイスの活用が不可欠なのです。

ワークスタイル変革のためにも、社内のクラウド化が必要?

  • S社長:
    サーバーを社内管理していると、不便なことがある。うちがクラウド化を推進したきっかけの一つがこれなんだ。
  • K社長:
    どんなことですか?
  • S社長:
    うちは建設業だから、大量の図面や取引情報なんかをサーバーに保管して管理していたんだ。ペーパーレスにしたかったしね。ところが、すべて社内のサーバーで基幹システムを構築していたことで、使いにくい点がでてきた。以前は気にならなかったが、社外からデータにアクセスできないんだ。そういう大事なシステムには当然アクセス制限をかけるだろう。しかし、ノートPCやタブレットを使って社外でデータを見たいということが多くてね。今までのシステムではそれができなかった。それがワークフローをクラウド化したことで、私の決裁が外出先でもできるようになったんだ。
  • K社長:
    だから前におっしゃっていたセキュリティ対策が必要だったんですね。
  • S社長:
    ネットワークのセキュリティを高めたり、多要素認証を導入したりね。また、会社の決算などの財務データは、サーバーのなかでも最も機密性が高い設定で外部からのアクセスはできないようにしている。顧客情報にも制限はかけているし、誰がいつどの情報にアクセスしたかはいつでも分かる。
  • K社長:
    こう聞くとなんだか大変そうなんですが、これがきっかけの一つなら、そこまでしてクラウド化した理由は他にもあるんですか?
  • S社長:
    実は、やりたかったのはワークスタイルの変革なんだ。
  • K社長:
    ワークスタイルですか?

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外出先からのサーバーへの安全なアクセス、ウェブ会議の実施など、クラウド化で効率化が進む

  • S社長:
    うちの営業担当は、毎日、日報の提出のために会社に戻らなければならないことを不満に思っていたんだ。いつも現場やお客さまのところを飛び回っていて、遠方に出ていることも少なくない。でも、日報は遅くとも翌日までには会社の上司の机に出さなければならなかった。それだけのために早く打ち合わせを切り上げたり、残業になったりということが多かったんだ。その日報を、グループウエアで作成・提出できるようにした結果、忙しいときは直行直帰もできるようになったし、移動時間のムダもなくなったと言っているよ。それに私への不満も少し減ったんだ。社長決裁が必要なのに、なかなか私が社内にいないから決裁できないってね。それもこのタブレットで外出先でも決裁できる。
  • K社長:
    簡単な会議なら、外出先から参加してもらってもいいですね。そういうウェブ会議システムもクラウドでありますよね。
  • S社長:
    そうだね。社内にあったサーバーやシステムをクラウド化することで、働く場所にもとらわれなくなるんだと感じたね。知人の会社では、クラウドを活用して、在宅勤務の制度を導入したそうだ。ベテラン社員が親の介護でフルタイムで働けないと悩んでいたそうだが、在宅勤務で通勤時間を削減して、時短勤務も適用することで、介護しながら働けると喜ばれているそうだ。
  • K社長:
    育児休業している女性にもいいでしょうね。

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中小企業だからこそ、クラウドサービスを導入するメリットがある

ここまで紹介してきたように、社内でシステムを管理することから、企業のIT環境はクラウド化に進んでいると言えます。下の調査結果から分かるように、クラウド化に取り組んでいる企業は中堅以上の企業では半数弱ですが、中小企業では3割程度にとどまっています。これは『クラウド導入の必要がない』と考えているのではなく、情報不足や導入への人的資源の確保なども要因になっているでしょう。

運用効率化に向けて取り組んでいる内容について、当てはまるものを下記よりお選びください。(複数選択)

  • 『IT成熟度診断アンケート』KDDI まとめてオフィス株式会社 2018年3月

事業規模にあわせたフレキシブルな対応ができ、セキュリティ管理・メンテナンスでは高度な管理を事業者に頼ることができるクラウド化は、そういった管理のリソースを社内で確保しにくい中小企業にこそメリットが大きいとも言えます。導入時のイニシャルコストが大きい社内システムに比べて、導入時のコストが低いクラウドサービスは、コスト面でも中小企業に適しているかもしれません。

クラウド化は、システムだけの問題ではなく、情報システム部門の効率化、さらには社内業務の効率化にもつながります。生産性の向上が必須とも言える今、クラウド化を視野にいれることも重要なのです。

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中小企業経営者のためのクラウド導入

クラウドサービスへの切り替えを判断するポイントや、クラウドサービスを利用することで得られるメリットを事例を交えてご紹介。

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