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進む社内のIT改革…
意外に残されている『紙の承認申請』

中堅企業のためのワークフロー改善 第1回 進む社内のIT改革…意外に残されている『紙の承認申請』

昨今、『ワークフロー改善』という言葉を耳にする機会が増えています。生産性向上、業務効率化を進める一環で、社内の承認フローを見直す企業が増えているのです。また、社内のIT環境をクラウド化するという文脈でも、よくワークフロー改善を実現できるという話が出てきています。生産性の向上・業務の効率化のためには、ワークフローの改善は必須です。本コラムでは、中堅企業が直面するワークフローの課題と、それがクラウド化でどのように解決するかを解説していきます。

社内のIT化が進んでいるのに、まだ承認申請は『紙』?

首都圏を中心に広くビジネスを展開する中堅機械部品商社のL社。従業員数は250名で、社内は営業部と部品調達を担う調達部、総務部に大きく分かれています。業績は順調ですが、最近社長命令で全社員にスマートフォンかタブレットが配布され、業務効率化を進めることになっています。そのIT部門の実務担当が、総務兼情報システム担当のY主任です。今日は同僚で総務兼人事担当のOさんと休憩しているようです。

  • Oさん:
    Y主任、昨日も残業していたそうですね。もうスマートフォンとタブレットの配布や設定も終わって、落ち着いたんじゃないですか?
  • Y主任:
    それが、IDの申請やアカウントごとのアクセス権の変更が続いていて、なかなか楽にはなってないかな。それに、N課長から難題を言われてちょっと困ってる。
  • Oさん:
    難題って?
  • Y主任:
    なんでも、ワークフローの改善をしろってことなんだけど。
  • Oさん:
    …すいません、最近よく聞くんですけど、ワークフローってなんですか?
  • Y主任:
    簡単に言うと、仕事の流れとか、それを図にしたものなんだけど、今は承認申請とか稟議なんかの流れ、そのシステムのことを指しているそうだ。
  • Oさん:
    業務上の決済などの流れってことでしょうか。例えば、有給申請とか経費の申請、あと、見積書の稟議申請なんかも含まれるんでしょうか。
  • Y主任:
    本来の意味とはずれてきている気もするけど、そういうことらしい。それを改善しろという話なんだ。
  • Oさん:
    確かに、うちの稟議とか遅いですよね。同期の第一営業部のHが、お客さまから「他の会社の見積書はとっくに出ている」って文句言われたそうです。なんでも稟議が通ってないって。Hは「うちの稟議は判子が多くて、まるでスタンプラリーだ」って言っていましたよ。急ぐときは、自分で稟議書を持って判子をもらいに回っているそうです。
  • Y主任:
    そういうところを改善しろということだろうな。

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社内の情報共有が進む一方、ワークフローは旧態依然?

下図は、KDDI まとめてオフィスが実施した『IT成熟度診断アンケート』結果からの抜粋です。
ワークスタイル変革への取り組む企業は増えていますが、その具体的な取り組みとしては『残業の削減』がもっとも多い一方で、『会議など無駄な業務の削減』『情報共有化』『テレワークの導入』『育児休暇の導入』などと並んで『ワークフローの改善』が挙げられています。

働き方改革への取り組みに関して、当てはまるもの選んでください。(複数選択)

  • 『IT成熟度診断アンケート』KDDI まとめてオフィス株式会社 2018年3月 回答者数855名

それだけ『現状のワークフローには課題がある』と考えられているということでしょう。L社の営業担当Hさんがいう『スタンプラリー』は今も多くの企業で残っているかもしれません。

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紙のワークフローが持つ、無駄とリスク

  • Y主任:
    長い間紙の稟議書で仕事を回してきたんだから、急いで変えなくてもいいと思うんだが。
  • Oさん:
    でも、見積書を出すのが遅れるせいで、失注しているケースがあるかもしれないですよ。営業からはそういう声をときどき聞きますし。
  • Y主任:
    上からは聞いてないんだよね。
  • N課長:
    それがそうでもない。調達部からは稟議やいろんな申請を簡略化してくれと言われているんだ。
  • Oさん:
    課長いつからいたんですか?
  • N課長:
    少し前からね。Y主任にお願いしたのは、明らかにワークフローに無駄があるからなんだ。見積書をわざわざプリントアウトして、稟議書として添え書きをつけて作成しているだけで時間を浪費しているし、紙の無駄だ。また、稟議書には認印が必要だが、認印はデスクに置いてある。つまり、会社にいないと判子が押せない。
  • Y主任:
    なるほど。当たり前に稟議書を回してきたので気にしませんでしたが、改めて聞くと無駄が多そうですね。
  • N課長:
    われわれは基本的に内勤だし、稟議や申請を受け取る方だからね。営業や調達ほど、苦労をしていないんだろう。

このように、社内の無駄をなくすための改革として、ワークフローの改善を検討している企業が多いのです。次回は、ワークフローとクラウド化の関係について解説します。

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